1. Introdução

As necessidades logísticas podem ser geradas através das programações de embarque, de treinamento ou manualmente e independente de onde vieram, a tela de controle será aqui. As necessidades possuem um fluxo de atendimento e o objetivo do requisitante é acompanhar todo o fluxo, garantido que as necessidades foram atendidas ou canceladas. Esta tela sinaliza as diversas vezes de controle das necessidades através de estados ou "status", como iremos chamar. Esses status interagem com as demais tarefas de logística, vejamos os status que as necessidades logísticas podem ter e o que cada estado significa:

STATUS	DESCRIÇÃO

STATUS	DESCRIÇÃO
Alteração enviada	Após ser alterada, a necessidade precisa ser enviada ao fornecedor. Ao fazer o envio, o status ficará como "Alteração enviada".
Alteração recusada	Após a alteração enviada, o fornecedor tem o direito de atende-la ou não. Caso ele recuse atender, a solicitação terá o status de "Alteração recusada".
Alterada	Após ser estabelecida a comunicação da necessidade logística com o fornecedor, se algo mudar na necessidade como por exemplo data e/ou horário dentro do sistema, a necessidade vai para alterada e é necessário reenviar. Necessitando então fazer um novo envio ao fornecer, para que este veja as alterações da necessidade. Ao enviar a necessidade “Altera”, o status muda para “Alteração enviada”.
Aprovada	Este status indica que a necessidade já foi revisada e está aprovada para ser requisitada ao fornecedor.
Atendida	Após receber a confirmação do atendimento pelo fornecedor, incluímos essa informação no sistema alterando o status para "Atendida". (Caso sua empresa utilize o MyDRAKE, neste momento os trabalhadores poderão acompanhar em seus apps a necessidade logística que o espera)
Cancelada	Após receber a resposta do fornecedor referente cancelamento solicitado.
Cancelada com pagamento	A solicitação foi cancelada, porém há valores a serem pagos mesmo assim.
Cancelamento pendente	Indica que a necessidade só foi cancelada no sistema e ainda não foi comunicada o cancelamento ao fornecedor.
Cancelamento Solicitado	O cancelamento foi enviado ao fornecedor.
Confirmada	A necessidade está correta e pode ser requisitada para enviar ao fornecedor dar atendimento.
Enviada	Comunicação com o fornecedor, garantindo que ele está ciente das necessidades para atendimento.
Informada	Quando a necessidade acabou de ser gerada no sistema, mas ainda precisa ser confirmada com relação as informações (data, horário, origem, destino e etc.).
Não atendida	Indica quando a necessidade foi solicitada, mas o fornecedor não a atendeu.
NO SHOW	Indica que a necessidade foi atendida, mas por algum motivo o funcionário não a utilizou.
Reembolsável	Quando há valores indevidos pagos a empresa fornecedora, informamos ao sistema para que esse valor possa ser reutilizado ou ressarcido.
Requisitada	Após iniciar o processo de requerimento e salva-lo, mas não finalizar o requerimento enviando ao fornecedor.
Reembolsada	Após utilizar o valor apontado no status "Reembolsável", o status será apontado como "Reembolsada".
Utilizada	Quando o fornecedor sinaliza a efetivação do atendimento.

2. Permissão de acesso

Essa tela possui uma alta quantidade de permissionamentos de acordo com as features possíveis. Veja abaixo a lista das permissões e no que elas implicam:

Necessidades logísticas

Rotina de controle das necessidades logísticas para todas as seções do Drake. Permite gerenciar de forma ampla e otimizar logísticas de diferentes origens.

Reativar necessidades logísticas

Permite reutilizar uma necessidade logística que esteja no estado "Cancelada".

Inclusão múltipla de necessidades logísticas

Permite selecionar mais de um trabalhador ao criar uma nova necessidade logística.

Dissociar necessidades logísticas

Permite utilizar o botão "Dissociar" para desvincular necessidades que estejam agrupadas.

Confirmar necessidades logísticas

Permite a utilização do botão "Confirmar", que confirma necessidades no estado "Informada", ou seja, valida uma logística criada manualmente pelo usuário ou pelo Drake.

Clonar necessidade logísticas

Nos lugares onde se pode gerenciar as necessidades logísticas, permite utilizar o botão "Clonar", o qual replica a necessidade logística selecionada.

Cancelar necessidades logísticas

Permite utilizar o botão "Cancelar" e todas as sub-opções.

Associar necessidades logísticas

Permite utilizar o botão "Associar" para agrupar múltiplas necessidades em somente uma.

Alterar flag de pagamento de necessidade

Permite utilizar a flag "pagar" nas necessidades logísticas, a qual informa se a logística será faturada ou não.

Alterar requisição logística aprovada

Permite alterar programações logísticas após aprovação das mesmas.

Enviar necessidades logísticas

Permite utilizar o botão "Enviar", responsável pelo envio de um e-mail contendo o formulário da requisição logística,

Alterar Permissão de Otimização de Necessidade Logística

Permite marcar se a necessidade pode ser otimizada ou não.

Atender necessidades logísticas

Permite utilizar o botão "Atender", onde o usuário poderá inserir os dados de atendimento manualmente. Normalmente usada para não fornecedores que não utilizam o iDRAKE Logistics.

Ignorar confirmação de transição de necessidade logística

Sempre ao fazer uma edição em uma necessidade logística é mostrada uma caixa de diálogo perguntando se você realmente deseja altera-la, ao habilitar esse parâmetro as caixas não mais aparecerão.

Para conceder tais permissões, leia o artigo: Segurança - Configurar acesso (Versão anterior)

3. Entendendo a tela

Na tela "Controlar necessidade logísticas", será possível fazer o controle de tudo que diz a respeito das necessidades logísticas. Será possível, criar uma nova necessidade, realizar a associação ou dissociação das necessidades, informar um atendimento entre outras coisas que veremos mais à frente.

3.1 Acesse a tela "Controlar necessidades logísticas" pelo seguinte caminho: Tarefas > Logística > Controlar necessidades logísticas.

3.2 Feito o acesso, a tela será exibido uma tela como na imagem abaixo, onde estará listado todas as necessidades logísticas presentes no Drake com seus respectivos detalhes.

4. Filtros customizados

Para facilitar o trabalho do dia a dia podem ser criados filtros de acordo com a necessidade do atendente. Na mesma tela de controlar as necessidades logísticas, temos do lado esquerdo os filtros customizados.

4.1 Para adicionar um novo filtro, clique em Incluir.

5.2 Em seguida a seguinte tela será mostrada:

Preencha conforme o solicitado:

Nome: Nome do filtro.
Descrição: Campo para relatar algum detalhe do filtro.
Compartilhado: Se este parâmetro for marcado, o filtro customizado será compartilhado com todos os usuários do sistema, mas só o criador poderá editar o filtro.

5.3 Na aba Propriedades, clique em Incluir. A tela abaixo será apresentada:

Nesta janela serão definidos os filtros a serem utilizados, os mesmos devem ser preenchidos conforme a necessidade do atendente.

Propriedade: Selecione a propriedade desejada que será a base para o filtro ( Ex: Código, criador, destino, origem ... etc).
Operador: ( Ex: Contém, igual a, começa com, entre, igual, maior ... etc).
Negado: Quando se marca a opção negado, a opção nega a escolha do "Operador" acima. (Ex: Se em Operador foi selecionado o item Igual ou Contém, o filtro entenderá que será "Não Igual" ou "Não Contem".
Valor: Valor que será procurado pelo filtro. (Ex: Se foi selecionado o item Criador, Digite o nome do criador das necessidades).

5.4 Para finalizar, clique no botão "Salvar e fechar" até retornar a tela "Controlar necessidades logísticas".

6. Inclusão de uma nova necessidade logística

6.1 Ainda na tela "Controlar necessidades logísticas", clique em "Incluir" para criar uma nova necessidade.

6.2 Dado o clique em "Incluir", uma nova janela será exibida contendo as seguintes abas: "Necessidades logística" e "Pessoa".

Preencha os campos com as informações da necessidade conforme for solicitado.

CAMPO	DESCRIÇÃO

CAMPO	DESCRIÇÃO
Data	Data do início da necessidade.
Fim	Data do fim da necessidade.
Tipo	Define o tipo da necessidade (Transporte terrestre, transporte Aéreo, Hospedagem, etc).
Subtipo	O Subtipo dependerá do que foi definido no campo tipo. (Ex: Foi definido como tipo "Transporte terrestre". Deverá então ser definido qual tipo de transporte terrestre será utilizado)
Centro de custo	Centro de custo associado a necessidade.
Conta contábil	Conta contábil associada a necessidade.
Origem	Local de origem da necessidade.
Destino	Local de destino da necessidade.
Observação	Texto livre

6.3 Na aba "Pessoas" informe o(s) participante(s) da necessidade. Para isto, selecione (marque) o(s) participante(s) desejado(s).

Feito isto, clique em "Salvar e fechar" para finalizar o procedimento de criação da necessidade.

7. Confirmando uma necessidade logística

Após a criação da necessidade a mesma deverá ser confirmada. Esse procedimento indica que os dados da necessidade estão corretos e a mesma pode ser requisitada para enviar ao fornecedor dar atendimento.

Para confirmar uma necessidade, selecione a necessidade a ser confirmada e clique em "Confirmar".

Feito isto, a mesma passará para o estado "Confirmada".

8. Cancelando uma necessidade

O Cancelamento de uma necessidade será possível através do botão “Cancelar”. Junto deste mesmo botão teremos outras opções referentes ao mesmo assunto.

Cancelar: Indica que a necessidade será cancelada no sistema e ainda não foi comunicada o cancelamento ao fornecedor. Feito isto o estado da necessidade passará para "Cancelamento Pendente":

Solicitar: Envia uma solicitação de cancelamento junto ao fornecedor. Feito isto o estado da necessidade passará para "Cancelamento Solicitado".

Após receber a resposta do fornecedor referente cancelamento solicitado, o usuário terá as seguintes opções:

Confirmar e não pagar: Quando a necessidade é cancelada completamente e não gera custos para a empresa.
Confirmar e pagar: Quando a necessidade é cancelada, mas gera custos para a empresa.

Ao clicar em "Confirmar e pagar" a flag "Pagar" presente nos detalhes da necessidade será automaticamente preenchida.

A função desta flag é informar se a logística será faturada ou não.

Atendimento: Quando o atendimento é cancelado pelo fornecedor.

No Show: Indica que a necessidade foi atendida, mas por algum motivo o funcionário não a utilizou.

Após o procedimento a necessidade retornará para o estado "Confirmada".

Sapiensia Help Desk

Tarefas - Controlar necessidades logísticas (Geral)