DRAKE

Aumente sua produtividade, qualidade e segurança, ao mesmo tempo que reduz custos operacionais.

PRINCIPAIS FUNCIONALIDADES:

1. Introdução

Seja bem-vindo ao DRAKE, o sistema de gestão de pessoas e processos da cadeia offshore. Nesse artigo você terá um over view sobre o DRAKE e conhecerá um pouco as histórias do sistema, os pré-requisitos de uso, as configurações necessárias para integração do sistema em sua empresa, como o software trabalha, o que são os menus de cadastros, tarefas e consultas. E assim iremos ter uma base para compreender melhor o sistema, suas possibilidades e aplicações.

2. História

O DRAKE começou a ser desenvolvido em 2012 a fim de atender as necessidades de uma empresa de exploração de óleo e gás. Após a implementação das soluções que o software entregou ao cliente, novas empresas passaram a solicitá-lo e a cada nova contratação, novas features eram adicionadas ao sistema. Inicialmente o DRAKE seria um software para auxiliar o RH das empresas da cadeia offshore, mas com o passar dos anos identificamos uma grande deficiência tecnológica em software para atender suas operações e focamos nossos esforços para atender as demandas do setor. Nos consolidamos no mercado entregando soluções e a todo o momento novas funcionalidades são adicionadas ao sistema para atender os nossos clientes e hoje o DRAKE é um software customizável de gestão de pessoas e processos voltado, primordialmente, para o ramo offshore. Do planejamento à execução das operações, oferecemos controles que permitem às empresas aumentarem sua produtividade, qualidade e segurança, ao mesmo tempo que reduzem custos operacionais.

Mais de 500 empresas utilizam nossas soluções através de seus mais de 10.000 usuários do sistema que controlam suas operações e seus mais de 45.000 trabalhadores cadastrados no DRAKE. Temos orgulho dos nossos números, mas temos muito mais orgulho dos resultados no dia a dia de nossos clientes. Inteligência artificial e talento são combinados para entregar sistemas inovadores capazes de planejar operações, controlar processos rastreáveis e auditáveis, criar relatórios confiáveis com a informação necessária para suportar as rotinas diárias e a tomada de decisões gerenciais.

3. Pré-requisitos

Com o software se tornando cada vez mais popular, muitas empresas têm se perguntado se elas devem ou não utilizar o DRAKE em sua organização. A resposta é: depende.

Os principais recursos da ferramenta são focados em logística, compliance, escalas de equipes, recursos humanos, treinamentos, gestão de navios e plataformas (unidades operacionais), e operações. Se faria sentido a sua empresa otimizar os serviços nas áreas citadas, provavelmente faz sentido que vocês utilizem o DRAKE. Porém, o pré-requisito básico para que o software seja implantando na sua empresa é que suas operações sejam complexas. Mas “complexo” é um termo relativo, afinal, o que eu considero complexo, você pode não considerar e vice-versa. “Complexo” aqui significa que envolve risco, burocracia, segurança, pessoas, deslocamentos e, consequentemente, desgaste na gestão.

Caso sua operação não envolva muita complexidade, não faz muito sentido usar algo tão potente. Para esses casos, talvez suas pastas e planilhas sejam o suficiente para gerir sua empresa. Quando o nível de complexidade começa a aumentar, torna-se cada vez mais difícil trabalhar com a mesma excelência que sua equipe conseguia entregar quando seus processos eram menores. Os processos começam a exigir mais da gestão, utilizar um software para auxiliar a geri-los se faz necessário e, para esses casos, o DRAKE pode te ajudar.

A fase que marca a necessidade de passar a utilizar um software para auxiliar a gestão varia de acordo com as necessidades de sua empresa. Caso você queira entender mais sobre a necessidade de utilizar o DRAKE ou não, entre em contato com a Sapiensia Tecnologia para que possamos estudar o seu caso.

4. Configurações

O DRAKE é um software de gestão de processos, portanto, precisamos traduzir seus processos de maneira lógica para que possamos montar o DRAKE sobre as diretrizes de sua empresa.

Essa tradução consiste em migrar seus fluxos, operações e necessidades de folha de pagamento para um algoritmo lógico de programação. Isso requer uma autoanálise de sua empresa para reconhecer seus processos.

Em muitos casos os clientes reportam que suas empresas não possuem processos ou que suas operações não acontecem de maneira ordenada, mas isso não é bem uma verdade. Pois se sua empresa tem alguma entrega, então houve um processo para isso. O que acontece muitas vezes é que com o dia a dia de nossas rotinas de trabalho, os processos acabam ficando cada vez mais turvos para nós que estamos lá, inseridos naquele contexto. E, de fato, muitas vezes os processos não possuem uma ordem clara, porque já executamos aquele trabalhado tantas vezes e conhecemos tão bem as pessoas envolvidas, que vez ou outra acabamos dando um jeitinho para resolver uma situação. E esse jeitinho passa a ser rotina. E quando revisamos nossos processos, identificamos que isso é um desvio de procedimento que se tornou regra da empresa.

Então, para que possamos definir seus processos, disponibilizamos um Gerente de Processos para que entenda o fluxo de trabalho de sua empresa e possa traduzi-lo aos nossos programadores que irão fazer as configurações necessárias. chamamos essa fase de "Processo de Integração".

Uma vez que sua empresa já possui uma rotina de operações, nós trabalhamos para que o nosso software se adapte ao fluxo de vocês, por isso somos customizáveis. Essas adaptações de software fazem com que cada empresa integre ao nosso sistema aspectos únicos, logo, cada usuário consegue descrever o DRAKE de uma maneira diferente, por usá-lo para diferentes tarefas. Usamos seus arquivos para alimentar com informações o DRAKE criando pontes que leiam seus dados e os coloque dentro do nosso software.

Criamos templates personalizados, caminhos de acesso único e, algumas vezes, a operação de nossos clientes são tão específicas que são criadas funções exclusivas para aquelas empresas, gerando novas features para o sistema. Todas essas configurações são acordadas durante o processo de implantação e caso surja alguma nova demanda de customização, temos planos exclusivos para cada caso.

Após essa série de customizações, que fazem com que o DRAKE se comporte da maneira com que o cliente desenhe, é chegada finalmente a hora de iniciarmos a utilização do DRAKE.

5. DRAKE na prática

O DRAKE é um software Web APP. Isso quer dizer que ele está disponível através de um site. Para acessa-lo, basta digitar em seu navegador www.DRAKE.bz . Lá você irá acessa-lo através do seu E-mail corporativo. Feito isso, você estará conectado e pronto para usar o DRAKE. Ao fazer o seu login, no canto superior esquerdo, você irá encontrar os três principais menus do aplicativo. Um software funciona basicamente em três etapas: entrada, processamento e saída. No DRAKE também iremos trabalhar com essas três fases, mas aqui iremos chamar de “Cadastros”, “Tarefas” e “Consultas”.

6. Cadastros

Em “Cadastros” você irá alimentar o sistema com as informações primárias. Há campos específicos para cadastrar trabalhadores, empresas prestadoras de serviço, matrizes de qualificação, unidades operacionais, trechos logísticos. Tudo isso dividido por departamentos. Assim a equipe de logística terá o espaço dela, a de RH o seu e sucessivamente entre os demais grupos. Será como um banco de dados setorizado. Aqui você irá criar a base de processamento de uma maneira simples e organizada.

Tenha sempre em mente que para o software funcionar ele precisa de informação, então esteja sempre alimentando os cadastros com os dados de seu setor. Eles são a base para que todo o processo passa ocorrer de modo satisfatório

7. Tarefas

Já em “Tarefas” é onde criamos comandos que irão buscar as informações dos “Cadastros” e gerar ações. Para que esses comandos possam ser executados, muitas vezes será necessário puxas os dados presentes em diferentes setores cadastrados no DRAKE, o que irá acontecer automaticamente.

Sem esse menu, o DRAKE seria apenas um banco de dados de sua empresa. Mas graças às “Tarefas”, podemos utilizar as informações e processa-las criando embarques, enviando notificações, controlando demandas logísticas, planejando rotina de treinamento dos trabalhadores, controlando suas licenças médias, gerindo embarcações e plataformas (...) Perceba quantas ações são possíveis através dos menus de “Tarefas”.

8. Consultas

Então eu cadastrei e executei as tarefas no DRAKE e, com isso, transacionei dezenas de dados dentro de um único software. Com isso, podemos extrair relatórios e medir nossos indicadores. No campo de “Consultas” é onde o Data Science acontece.

Temos uma equipe de cientistas de dados trabalhando para mapear e extrair todo o tipo de informação necessária para sua operação. Gerando qualquer tipo de relatório que nossos clientes necessitem.

Muitos dessas análises é o que gera insights e vantagens competitivas aos nossos clientes para estar em constante melhoria de seus processos internos. Aqui você pode obter, por exemplo, quanto foi gasto nos cursos, ficha anual do trabalhador, volume de operações em um de terminado setor, participantes de turmas (…).

E com todas essas informações, garantir sua conformidade em auditorias, trabalhar o planejamento de suas operações, acompanhar o desenvolvimento e a rotina de trabalho de sua equipe.

9. Integrações e Segurança

E por fim, além dos cadastros, tarefas e consultas, é possível realizar integrações com outros softwares e serviços. Enviar ou receber informações de outros serviços que sua empresa utilize. Claro, tudo isso seguindo rígidos padrões de segurança de informação. Seus dados pertencem unicamente a você e sua empresa, portanto cada cliente possui um espaço único e inviolável.

10. Caminho de aprendizado

Esse artigo tem a função apenas de fazer uma apresentação básica do DRAKE, mas listados a baixo serão mostradas todas as telas do sistema. Ao clicar ou buscar por qualquer um desses artigos você receberá instruções de uso sobre as telas do sistema. Se ainda assim houver alguma dúvida, entre em contato com o nosso suporte através de nossa central de ajuda clicando aqui.