1 - Introduction
This document is a complement to the article: Records - Routes
The routes register has an option of advanced payment, when choosing this option the user can inform an amount of money. When the logistic needs for training and schedule participants is created automatically, if it is identified that the route uses advanced payment, the logistic need will not be generated and the amount will be attached to the worker and the information be exported afterwards.
The bank account record is updated with two new fields, Card holder’s name and ID, and a checkbox where can be selected to “Use as standard for refunds“. When a path is created, in the moment the logistic schedule is generated automatically, the system will check if the worker has a bank account registered and will associate this account to them.
The worker must have their bank accounts registered and one of them must be defined as the main account, if this does not happen will be possible to include this information during the process, but may take longer to operate. Make sure to maintain the workers information complete and updated.
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2 - Permissions
To have access to this functionality, the permission "Maintain Route", “Maintain Path”, “Maintain Bank Account” and “Maintain Worker” must be granted to the profiles responsible for controlling the registration.
To grant such permission, read the article: Grating access permissions
3 - Standard Bank Account Register
On Records > Persons > Workers, select the worker and click on the option “Bank accounts”, button “add”.
4 - Registering an Advanced Payment
4.1 To register a route, go to: Records > Logistics> Routes
4.2 The page “Routes" will display all listed routes, if registered.
4.3 Click on the icon “Add” to inclide a new route.
4.4 On the field “Type” select “Advance”
4.5 The window template will be changed and 3 fields will be displayed for filling.
Description - Name and describe briefly this route. This description will be how the path will be included by the search
Type - Here the type of path will be inserted. As the type “Advance” was selected, this is what will be displayed.
Calculate automatically based on Distance Refund Table - The calculation will be automatic based on registered amount from the Distance Refund Table
Value - Type the amount paid to the route.
4.6 To proceed with the tutorial, the example will receive the Description “ Route $50” and the amount will be “$50,00”
After filling the fields, click on “Save and Close” to finish or “Save and New” to register new routes.
4.7 After finishing the register, the advance payments can now be listed. Filter by type selecting “Advance”.
Obs.: If the user wants to edit a route, click above it. To delete a route, select it on the checkbox and in the sequence, click on “Delete“.
4.8 Now the Advanced Routes are ready to be used.
5 - Understanding
RoutesPaths Logistics
Um trajeto é composto por vários trechos. O caminho entre um trabalhador sair de sua residência até chegar ao seu trabalho, nós chamamos de Trajeto. Para que esse trajeto aconteça ele precisa sair da sua casa e ir até a rodoviária, da rodoviária ele pegará um ônibus até o outra rodoviária de outra cidade, dessa segunda rodoviária ele pegará um transporte até a unidade de trabalho. Para que esse trajeto acontecesse, foi necessário concluir 3 trechos casa x rodoviária A → rodoviária A x rodoviária B → rodoviária B x unidade de trabalho. As partes que compõem um trajeto chamamos de Trechos.
Imagine 3 trabalhadores: João, Maria e José. Todos eles precisam ir de suas casas até o trabalho.
João mora na cidade 1, Maria na cidade 2 e José na cidade 3. Todos eles precisam sair de suas cidades e irem até a rodoviária A, onde de lá irão para a rodoviária B e então para a unidade de trabalho, conforme consta no esquema abaixo:
Como podemos ver, eles compartilham o mesmo trecho em alguns momentos, enquanto em de suas cidades até a rodoviária A são trechos exclusivos para cada trabalhador.
Entendemos o que são Trechos, Trajetos e que diferentes trabalhadores podem compartilhar o mesmo trecho em diferentes trajetos. Vale lembrar que mesmo que todos os trechos sejam iguais para dois trabalhadores, eles serão interpretados como dois trajetos distintos, pois são duas pessoas diferentes.
6. Editando um Trajeto
Ao informar o local de trabalho ou de treinamento para determinado trabalhador, o DRAKE irá criar um trajeto. Automaticamente ele irá preencher esse trajeto com os trechos cadastrados anteriormente, mas em alguns casos irá carecer de informações e manualmente devemos preencher essas lacunas.
6.1 Para acessar a tela de trajetos, acesse o seguinte caminho: Cadastros > Logística > Trajeto.
6.2 Observe a coluna "Situação". Quando o trajeto necessitar de mais informação a linha estará contendo a nota de "Não informado!". Nesse caso, clique sobre o trabalhador desejado e iremos editar manualmente seu trajeto. Ao clicar, a seguinte janela será exibida:
6.3 Selecione a aba "Ida" ou "Volta", conforme a demanda. Em ambos os casos o template é o mesmo, com a diferença que na volta geralmente é feito o caminho inverso. Na aba "Ida" provavelmente estará faltando alguma informação para concluir o trajeto e nesse caso iremos adicionar um "Adiantamento". Portanto, clique em "
" para incluir um novo trecho.
6.4 Uma nova janela irá se abrir. Nela é permito incluir qualquer trecho já cadastrado, conforme já explicamos aqui no item 3. Para adicionar um Adiantamento, na coluna "Tipo" abra a aba e selecione "Adiantamento" ou busque pela descrição cadastrada anteriormente - que no nosso caso foi "Trecho de R$ 50,00".
6.5 Selecione o adiantamento desejado e clique em "Salvar e Fechar".
6.6 Um novo trecho acaba de ser incorporado ao trajeto do trabalhador.
6.7 Como normalmente o trabalhador precisará apenas fazer o caminho reverso para voltar, na aba "Volta" basta clicar em "Reverter" que o DRAKE preencherá o caminho reverso automaticamente. Caso queria adicionar uma volta diferente, basta adicionar ou excluir manualmente conforme sua demanda.
6.8 Caso tudo esteja de acordo, clique na aba "Principal", selecione o campo "Situação" e troque a informação para "Completo".
6.9 Clique em "Salvar e Fechar". Pronto, agora podemos observar que o trajeto está completo e pronto para gerar uma necessidade logística para aquele trabalhador.
7. Nova configuração de COMPROMISSOS
Agora, ao criar um compromisso ou editar um já existente, é possível adicionar um valor de adiantamento - independente dos adiantamentos cadastros em Trechos, pois estamos falando em compromissos avulsos.
7.1 Acesse a Tela de Compromissos em: TAREFAS > LOGÍSTICA > COMPROMISSOS.
7.2 Ao adicionar ou editar os novos campos de "Conta Bancária" e "Valor de Adiantamento" estarão disponíveis.
O campo "Conta Bancária" será preenchido automaticamente com os dados bancários preenchidos anteriormente.
O campo "Valor de adiantamento" poderá ser informado para adiantamento, caso haja demanda.
8. EXPORTAR LOTE DE ADIANTAMENTOS
Uma nova tela foi criada para possibilitar a exportação desses eventos em um lote de adiantamentos, parecida com a exportação para folha de pagamento, onde o colaborador poderá selecionar uma configuração de exportação(transformação cadastrada no configuration) e um período onde quaisquer desses eventos que façam interseção com o período escolhido será exportado nesse lote caso possua conta bancária definida e exista um valor de adiantamento a ser exportado.8.1 Acesse a tela de Exportação em: TAREFAS > LOGÍSTICA > EXPORTAR LOTE DE ADIANTAMENTO.
8.2 Clique no botão de adição "
" e a seguinte janela irá aparecer:
8.3 Escolha a configuração, conforme os templates gerados na compra do DRAKE, a data de iníco e de fim do período a ser exportado e clique em "Executar"A path is made with many routes. The displacement of a worker from their house to the workplace is called Path. To ensure this path to happens, the worker must leave the residence and go to the bus terminal or airport and travel to other region and then to the workplace. In this travel, 3 routes were accomplished: Home → Bus Terminal or Airport (A) / Bus Terminal or Airport (A) → Bus Terminal or Airport (B) / Bus Terminal or Airport (B) → Workplace
6 - Changing a Path
When informing the place of work or training for a worker, DRAKE will generate a path. Automatically this path will be filled with the routes registered previously, however, on some cases it will need further information that will be filled manually.
6.1 To access the Paths, go to: Records > Logistics > Paths
6.2 Notice the column “Status”. When the path needs more information, will be as “Missing“ . In this case, click above the worker and the path will be changed manually. The window below will be displayed.
6.3 Select the tab “Going” or “Return“, as necessary. On both cases the template is similar, the difference will be the reversed route. On the tab “Going” may be missing some information to complete the path and in this case the user adds an “Advance”. However, click on “Add” to include a new route.
6.4 A new window will open. There is allowed to include any registered routes, as displayed on item 3. To add an Advance, the “Type” must be defined as “Advance”.
6.5 Select the advanced payment and click on “Save and Close”.
6.6 A new route is now added to the worker.
6.7 Usually the worker will need to make the reverse path to go back home. On the tab “Return”, select “Reverse” and DRAKE will fill the reverse path automatically. If a new return is needed to register, add or delete as prefer.
6.8 If the information is complete, click on the tab “Main”, select the button “Status” and change the information to “Complete“.
6.9 Click on “Save and Close“. Now the path is complete and ready to generate a new logistic need to this worker.
7 - New “Appointments” setting
When adding or editing an appointment, is possible to add the advanced amount - regardless the registered advances on “Paths”, considering that these are spot appointments.
7.1 Go to: Tasks > Logistics > Appointments
7.2 When adding or editing the fields “Bank Accounts” and “Pay Advance“, it will be now available.
The field “Bank Accounts” will be automatically filled with the data registered previously.
The field “Pay Advance“ can be informed, if necessary..
8 - Export batch of advances
A new page has been created to allow the user to export the advances, similar to the payroll export, where the worker can select an export setting (Set on Configuration) and a period where these events are between the chosen dates if the batch has a bank account and an advanced amount to export.
8.1 Go to: Tasks > Logistics > EXPORT BATCH OF ADVANCES
8.2 Click on the button "" and the window below will be displayed:
8.3 Select the configuration, according to the defined template, start and end dates to export, and click on “Execute“.