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Para iniciar o processo de treinamento, é necessário realizar a notificação os treinandos. Esta funcionalidade tem o intuito de notificar os treinandos, onde o mesmo receberá um e-mail com a confirmação e todas as informações referentes ao treinamento. Na tela de "Notificar Treinamento" também possui a opção de emitir a confirmação e as informações sobre o treinamento. Além de iniciar um treinamento enviando a mensagem por E-mail ao colaborador, você pode também enviar uma notificação sempre que julgar necessário em qualquer estágio do processo de treinamento.
2. Permissão de acesso
Para ter acesso a essa funcionalidade, a permissão "Notificar treinamento" deverá ser concedida ao perfil responsável por realizar e controlar o procedimento.
Para conceder tal permissão, leia o artigo: Permissões de acesso
3. Notificando um treinamento
Concedido a permissão de acesso, o procedimento de notificação do treinamento poderá ser realizado.
3.1 Para notificar um treinamento, acesse o seguinte caminho: Tarefas > Treinamentos > Notificar treinamento.
3.2 Feito o acesso, a tela "Notificar treinamento" será exibida. Está tela exibirá todos os treinandos e seus respectivos treinamentos que estiverem nos seguintes estados: Inscrito, Aprovado e Confirmado.
- Inscrito: Estado inicial a partir da criação do treinamento.
- Aprovado: Estado a partir da aprovação do treinamento.
- Confirmado: Estado após a notificação do treinamento ter sido feita.
3.3 Para notificar um treinamento, basta selecionar (marcar) o desejado e por fim, clicar em "Notificar" ou simplesmente dar um clique.
3.4 Em seguida, uma janela será exibida. Marque somente as opções solicitadas de acordo com as necessidades do treinamento.
Após informar todos os dados, clique em "Salvar e fechar".
Observação: Na exibição da tela, o campo e-mail será preenchido automaticamente com o e-mail do cadastro do trabalhador, porém, caso esteja errado ou desatualizado, basta fazer a correção na tela de cadastro do trabalhador. Após a correção o mesmo será atualizado.
3.5 Após o clique em "Salvar e fechar", um diálogo será exibido no alto da tela, com a seguinte pergunta: "Confirma ?". Clique em "Ok" para confirmar a notificação.
4. Impressão da Notificação do Treinamento
4.1 Para imprimir a notificação do treinamento, selecione (marque) a notificação desejada e por fim, clique em "Imprimir".
4.2 Feito isto, uma nova tela será exibida (aberta em outra guia do navegador) contendo o modelo de impressão:
5. Impressão do formulário de confirmação do treinamento - Training confirmation form (TCF)
Feito notificação, um formulário de confirmação de treinamento (TCF) poderá ser gerado. Geralmente este formulário é impresso para que o treinando possa assina-lo, seja por motivo de controle ou precaução da empresa, relatando que o trabalhador está ciente do treinamento e de seus detalhes.
Este formulário conterá os detalhes do treinamento, como: nome do treinando, seu endereço, o período no qual o treinamento será realizado, assim como o local do mesmo.
5.1 Para gerar esse formulário, selecione (marque) a notificação desejada e por fim clique em "Confirmação".
5.2 Feito isto, uma nova tela será exibida (aberta em outra guia do navegador) contendo o modelo de impressão:
6. Parâmetro: Mensagem de confirmação
Será possível incluir uma mensagem padrão na confirmação de treinamento.
6.1 Para redigir esta mensagem, acesse: Configurações > Parâmetros.
6.2 Feito o acesso, a tela "Parâmetros" será exibida:
6.3 Em seguida, clique em: Módulos > Treinamento. Feito isto, procure pelo parâmetro "Mensagem de notificação".
6.4 Defina a mensagem de acordo com a política da empresa. Em seguida, clique em "Salvar".
6.5 Agora basta gerar a confirmação novamente (Tópico 5.1) e a mensagem já será exibida.
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- Introduction
To start the training process, is necessary to notify the trainees. This functionality aims to ensure the trainees will be aware of the training by sending an e-mail confirming and with all the information regarding the course. On the page “Notify Training“ also has the option to issue the confirmation, besides starts course by sending an e-mail to the worker, the user can also send a notification when finds necessary on any stage of the training process.
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2 - Permissions
To access this functionality the permission “Notify Training” must be given to the responsible profiles to manage the registration.
To grant this permission, read the article:Granting Access Permissions
3 - Notifying a Training
3.1 To notify a training, go to: Tasks > Training > Notify Training
3.2 The page “Notify Training“ will be displayed containing trainings with the following statuses: registered, approved and confirmed:
Registered: Initial stage after creating the training.
Approved: Stage of training’s approval.
Confirmed: Stage after the notification.
3.3 to notify a training, select the chosen option and click on “Notify“ or click above it.
3.4 A window will be displayed. Select only the options accordingly with the training needs.
After informing, click on “Save and Close“.
Attention: On the page, the field “e-mail“ will be automatically filled with the registered e-mail on “Workers“, however, if it is incorrect or outdated, it needs correction on the worker’s registration page. After corrections, it will update on the page.
3.5 After saving, a dialog box will open for confirmation of the action. Click on “Ok” to proceed.
4 - Print the Training Notification
4.1 To print the training notification, select the option and then click on “Print“.
4.2 A new tab will open with the print template:
5 - Printing the Training Confirmation Form (TCF)
A Training Confirmation Form (TCF) can be generated after notifying the training. Usually this form is printed to be signed by the worker, considering for control or company’s precautions, informing the worker is aware of the training and its details.
This form contains the training details such as: Worker’s name, address, the training period and the place it will be provided.
5.1 To generate this form, select the notification and click on “Confirmation“.
5.2 A new tab will open with the print template:
6 - Parameter: Confirmation Message
It is possible to add a default confirmation message when confirming the training.
6.1 Go to: Configuration > Parameters.
6.2 The page below will be displayed:
6.3 GO to the tabs: Modules > Training. Search for the parameter "Notification Message".
6.4 Set the message accordingly to company’s standards. Click on “Save“ to complete.
6.5 Now the message will be displayed in the confirmation.
