Objeto de permissão para tela de boletim de medição

A funcionalidade deve estar disponível para o cliente.

Permissão: Boletim de medição

1. Introdução

A tela de boletim de medição é uma funcionalidade onde permite o usuário acompanhar cobranças feitas à partir dos contratos cadastrados no sistema. Com essa funcionalidade, é possível ter mais transparência, agilidade e eficiência no acompanhamento das cobranças.

2. Acesso a tela

Acesse a tela “Boletim de medição“ através do seguinte caminho:

CADASTRO > TROCA DE TURMAS > CONTRATOS > BOLETIM DE MEDIÇÃO

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3. Criar boletim de medição

Existem duas formas de gerar um boletim de medição, sendo elas: Automática e Manual.

Não será possível gerar boletins manualmente de contratos que estão com a geração automática ligada.

3.1 Geração automática

Para usar está forma de geração é necessário que esteja ligada a opção (Gerar Boletim De Medição Automaticamente) definida na seção de (Medição) do contrato.

O sistema irá gerar os boletins mensalmente levando em consideração as opções “Dia Do Fechamento Da Medição” e “Dia Da Geração Da Medição” para obter o período de medição.

3.1.1 Como são gerados os boletins na geração automática

Seguindo como exemplo um contrato com as seguintes informações:

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• Gerar Boletim De Medição Automaticamente (Sim)

• Dia Do Fechamento Da Medição (30)

• Dia Da Geração Da Medição (31)

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3.1.2 Como são agrupados os itens em boletins na geração automática

Na seção de medição do contrato, é possível definir regras de agrupamento como “Agrupar Boletim Por Centro De Custos” e “Agrupar Boletim Por Ordem de compra”.

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Abaixo um exemplo de agrupamento com todas as regras ligadas.

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3.2 Geração manual

Para gerar manualmente um boletim, o contrato deve estar com a opção de geração automática desligada.

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Existem duas formas de criar um boletim manualmente, sendo elas: “Com itens” e “Em branco”.

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3.2.1 Com itens

O usuário deverá definir o contrato e o período que será levado em consideração para ser feito o cálculo das cobranças e descontos. A seleção do centro de custo é opcional.

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3.2.2 Em branco

Nesse modo, será gerado um boletim vazio, onde poderá ser adicionadas cobranças e descontos de forma manual pelo usuário.

4. Cálculo do valor do item de contrato

O valor do item de contrato pode ser calculado de duas formas, de acordo com a opção selecionada no campo “Preço de cálculo”.

4.1 Preço de cálculo - Valor por unidade

O valor será calculado utilizando os campos “Modalidade”, “Quantidade fixa”, “Valor Unitário” e “Quantidade mínima contratada”.

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Exemplo 1:

Modalidade: Medição

Quantidade medição*: 25

Valor unitário: R$100,00

Quantidade mínima contratada: 5

Resultado: R$100,00 * 25 = R$ 2.500,00

Obs.: A funcionalidade de medição não foi implementada, logo, a quantidade padrão é 1.

4.2 Preço de cálculo: Tabela de preços

O valor do item será calculado utilizando as faixas de preço cadastradas e os campos “Modalidade” e “Quantidade fixa”.

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Exemplo 4:

Modalidade: Medição

Quantidade medida*: 300

Terceira faixa de preço (50 – 100, valor R$ 5,00)

Mínimo apurado da faixa de preço: 100

Resultado: R$5,00 * 300 = R$1.500,00

Obs.: A terceira faixa de preço foi escolhida porque a quantidade medida (300) foi superior à maior faixa de preço cadastrada.

4.3 Rateio por centro de custo

A cobrança do item de contrato pode ser gerada de forma proporcional a um ou mais centros de custo através de porcentagens.

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Exemplo:

Item: R$150,80 (quantidade) * 10 (valor unitário) = R$ 1.508,00 (Valor total do item de contrato)

Centro de custo (Operações): R$ 1.508,00 * 0,2 (Procentagem definida por rateio 20%) = R$ 301,60.

Centro de custo (RH): R$ 1.508,00 * 0,2 (Procentagem definida por rateio 20%) = R$ 301,60.

Centro de custo (Logística): R$ 1.508,00 * 0,6 (Procentagem definida por rateio 60%) = R$ 904,80.

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4.4 Recorrência do item de contrato

A recorrência do item de contrato corresponde à periodicidade de cobrança daquele item no boletim de medição. Com isso, é possível selecionar os seguintes tipos de recorrência:

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Exemplo 2:

Período: 01/01/2023 – 10/03/2025

Item de contrato XPTO

Valor unitário: 500,00

Quantidade: 1

 

Resultado: 2 itens gerado no boletim de medição

Item 1:

Nome: XPTO (01/01/2023 – 31/12/2023)

Valor: 500,00

Item 2:

Nome: XPTO (01/01/2024 – 31/12/2024)

Valor: 500,00

4.5 Proporcionalidade do período

Além da recorrência, o valor de cobrança do item de contrato pode alteração caso o período calculado não corresponda ao período mensal, ou seja, caso o período cálculado for correspondente a 10 dias de um mês com 30, o valor cobrado será proporcional a essa quantidade de dias.

Exemplo:

Valor unitário: R$150,80

Período de medição: 01 de Janeiro - 10 de Março

Item: 10 (quantidade) * R$150,80 (valor unitário) = R$ 1.508,00 (Valor total do item de contrato)

Cobranças no boletim:

Janeiro = R$ 1.508,00 * 1 (100% proporcional ao período mensal) = R$ 1.508,00

Fevereiro = R$ 1.508,00 * 1 (100% proporcional ao período mensal) = R$ 1.508,00

Março = R$ 1.508,00 * 0,3226 (32,26% proporcional ao período mensal) = R$ 486,48

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4.5 Acordos de descontos

Um acordo de desconto pode ser aplicado ao contrato como um todo, ou a um item de contrato específico.

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A cobrança do desconto pode ser feita por um valor fixo ou por porcentagem.

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4.5.1 Descontos vinculados ao contrato

Os acordos aplicados ao contrato são inseridos mensalmente, seguindo apenas o período de vigência;

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Exemplo desconto baseado em porcentagem:

R$ 1.500,00 (Total de cobranças no boletim)

20% de desconto aplicado = R$ 1.500,00 * 0,2 = R$ 300,00 (desconto aplicado ao boletim)

4.5.2 Descontos vinculados a um item de contrato

Os acordos vinculados a itens de contrato seguem as condições de inserção do mesmo no boletim, ou seja, o desconto será inserido no boletim caso o item esteja presente na medição atual.

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Exemplo desconto baseado em porcentagem:

Total valor item: R$ 1.500,00

Rateio para centro de custo: 20%

Cobrança: R$ 1.500,00 * 0,2 (rateio 20%) = R$ 300,00

Valor desconto: 10%

Desconto aplicado: R$ 1.500,00 * 0.2 (rateio 20%) * 0.1 (valor desconto 10%) = R$ 30,00

5 Tela de formulário de boletim de medição

5.1 Informações da tela de boletim

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5.1.1 Topo da tela de formulário

Na parte de superior da tela de contrato será exibido:

• Código do contrato: Código sequencial que referencia o contrato.

• Estado do boletim: Estado atual em que o boletim.

• Botão de aprovação do boletim: Utilizado para aprovar o boletim de medição após o fim das revisões. (Após a aprovação, o estado ao lado do código do boletim muda para "Aprovado" e o boletim fica bloqueado para alterações)

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5.1.2 Informações e navegação

Na lateral, encontra-se as informações em destaque e o menu de navegação entre as seções.

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A navegação é usada para transitar entre as seções do boletim de medição:

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5.2 Seção de Dados Básicos

A seção de dados básicos mostra as informações gerais do boletim de medição.

Modo de leitura

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Modo de edição

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5.2.1 Título

Durante a criação do boletim, o título é montado de acordo com as informações fornecidas. Com a seguinte ordem: Período do boletim - Nome do contrato - Número do contrato.

5.2.2 Tipo

Refere-se ao propósito do boletim de medição para fins informativos.

• Estimado: Tipo de boletim apenas para prever os valores de um determinado período.

• Calculado: Tipo de boletim utilizado para cobrança.

5.2.3 Ordem de compra

Para definir uma ordem de compra para o boletim de medição é necessário que o contrato tenha uma entidade, onde será possível selecionar uma ordem de compra existente ou cadastrar uma nova vinculada a entidade. Caso o contrato não possua uma entidade vinculada, a opção de ordem de compra estará bloqueada.

5.3 Seção Itens do boletim

Essa seção exibe todos os itens que foram gerados ou importados a partir do contrato ao qual foi baseado. Nela é possível visualizar Cobranças, Descontos e o Total do Boletim na parte de inferior da seção.

Os itens de cobrança e desconto se diferenciam através dos símbolos que os representam: Cifrão (Cobrança) e Vale presente (Desconto).

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5.3.1 Inclusão de itens

A inclusão de um item do boletim pode ser feita de 3 formas, sendo elas: Importar item de contrato, Criar cobrança e Criar desconto.

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5.3.1.1 Importar item de contrato

Essa opção permite importar um item de contrato que ainda não está presente no boletim.

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Após clicar no botão de “Importar”, será exibido duas opções para finalizar a importação. A opção escolhida corresponde ao uso das regras de recorrência e rateio por centro de custo.

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Dentro do diálogo de importação, é possível também filtrar os itens pelos os que ainda não foram adicionados ao boletim de medição.

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5.3.1.2 Criar cobrança

Essa opção permite adicionar um item de cobrança ao boletim, de forma que seja gerado e aplicado ao valor final.

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5.3.1.3 Criar desconto

Essa opção permite adicionar um item de desconto ao boletim.

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5.3.1.4 Campo Unidade

Um desconto pode ser definito entre dois tipos: Valor ou Porcentagem. Onde o valor definido no campo de Valor unitário, caso escolhido a opção Porcentagem a mesma será aplicada em cima do campo Valor unitário.

5.3.2 Edição de item

Após um item adicionado, é possível fazer sua edição (a ação é efetuada ao clicar duas vez no item). Alterando os seus valores, respeitando os campos obrigatórios e confirmando a alteração.

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5.4 Seção Anexos

Nesta seção são incluídos os anexos vinculados ao boletim.

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5.5 Seção Comentários

Qualquer usuário que possua permissão de acesso ao recurso “Boletim de medição”,poderá vizualizar todos os comentários referente ao boletim de medição.

O usuário poderá criar/editar/excluir somente comentários que pertencem ao mesmo.

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6 Exportação de boletim

1. Ícone de Exportação: Localizado no canto superior direito da tela de listagem.

2. Exportação em Lote: Você pode exportar boletins selecionados ou todos os boletins retornados na última consulta feita na tela de listagem.

3. Processo em Background: A exportação é feita em segundo plano. Quando finalizada, se o usuário estiver na tela, o arquivo ZIP será baixado automaticamente. Em qualquer caso, um item será criado na Central de Download para acessar o arquivo exportado.

6.1 Tela de Listagem de Boletins

1. Ao clicar no ícone de exportação, um diálogo será aberto.

2. Defina um Nome: Escolha um nome para o arquivo gerado.

3. Escolha os Boletins: Defina se deseja exportar apenas os boletins selecionados ou todos os boletins encontrados na última consulta.

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6.2 Tela de Formulário de Boletim

1. Ao clicar no ícone de exportação, um diálogo será aberto.

2. Defina um Nome: Escolha um nome para o arquivo gerado.

3. Exportação Completa: Todos os arquivos relacionados ao boletim atual serão exportados.

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6.3 Agrupamento dos Arquivos

Os arquivos serão organizados da seguinte forma:

• Contrato → Centro de Custo → Boletim → Itens

• Diretório Raiz: Nome dado ao arquivo gerado

• Subdiretório: (Título do Contrato) + (Código do Contrato)

• Subdiretório: Centro de Custo do Boletim

• Subdiretório: (Título do Boletim) + (Código do Boletim)

• Subdiretório: (Descrição do Item do Boletim) + (Período)

6.4 Exemplo (Agrupamento)

├── (Título do Contrato 1) + (Código do Contrato 1)
│   │
│   ├── Centro de Custo do Boletim 1
│   │   │
│   │   ├── (Título do Boletim 1.1) + (Código do Boletim 1.1)
│   │   │   │
│   │   │   ├── (Descrição do Item do Boletim 1.1) + (Período)
│   │   │
│   │   ├── (Título do Boletim 1.2) + (Código do Boletim 1.2)
│   │       │
│   │       ├── (Descrição do Item do Boletim 1.2) + (Período)
│
├── (Título do Contrato 2) + (Código do Contrato 2)
    │
    ├── Centro de Custo do Boletim 2
    │   │
    │   ├── (Título do Boletim 2.1) + (Código do Boletim 2.1)
    │   │   │
    │   │   ├── (Descrição do Item do Boletim 2.1) + (Período)
    │   │
    │   ├── (Título do Boletim 2.2) + (Código do Boletim 2.2)
    │       │
    │       ├── (Descrição do Item do Boletim 2.2) + (Período)

6.4 Central de download

O arquivo estará disponível para download na central de download.

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