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Feito o acesso, a tela de atendimento será exibida listando todas as solicitações enviadas pelos clientes. As solicitações serão identificadas com seu código, empresa solicitante, tipo de requisição, entre outras informações.
Ao clicar em um determinada requisição uma nova tela será aberta detalhando os dados da respectiva requisição, como a descrição do serviço, o motivo da solicitação, assim como o local de execução e os escopos de trabalho necessários.
No quadro de escopos de trabalho, serão especificadas as atividades que serão desempenhadas durante o trabalho, assim como o número de trabalhadores necessários e os requisitos para a execução destas atividades (ASO, Certificados, etc.).
Para visualizar os detalhes do escopo, basta clicar no botão de expansão localizado no lado direito da tela.
O escopo listará as atividades, o número de trabalhadores necessários de acordo com a função e os requisitos para a execução do serviço.
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Para isto, clique na opção de seleção do trabalhador.
Em seguida, uma lista de trabalhadores será exibida. Para selecionar o trabalhador desejado, basta dar um duplo clique no trabalhador ou arraste-o até o local demarcado.
Observação: Alguns trabalhadores poderão ter uma marcação de bloqueio. Apenas pare o mouse sobre o ícone de bloqueio que uma dica flutuante será exibida listando quais bloqueios determinado trabalhador possui.
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Após a seleção de um trabalhador apto, é necessário informar os documentos que atenderão o requisito solicitado. Para isto, clique no campo demarcado do requisito a ser preenchido. Logo em seguida serão listados os documentos disponíveis do trabalhador.
Dê um duplo clique ou arraste o documento que irá atender a qualificação requisitada.
Observação: Para remover o trabalhador, basta clicar em "Remover"
3. Solicitando isenção de evidência de qualificação
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Observação: Caso deseje adicionar o documento de uma outra empresa, há um botão de voltar, representado pelo ícone de “seta”, na barra lateral, acima da empresa selecionada. Clique no botão e todas empresas serão listadas novamente, selecione uma outra que ira fornecer também um documento como evidência de qualificação e logo em seguida selecione o documento necessário.
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5. Atendendo uma solicitação com data definida
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Ao acessar a tela de listagem de atendimentos de serviços terceirizados, pode-se observar que as solicitações que possuem uma solicitação de embarque possuem um texto indicando o mesmo.
Ao clicar sobre o card da solicitação, é aberta uma solicitação praticamente idêntica a que não possui data definida, com a única diferença que esta em questão, no módulo de Escopo de Trabalho, é apresentado os embarques associados e seus detalhes.
Uma linha do tempo será exibida ao lado do campo demarcado que corresponde a seleção do trabalhador que irá atender a solicitação. É possível navegar por essa timeline e conferir a data do embarque relacionado.
Certifique-se que o trabalhador a ser alocado esteja disponível na data solicitada
Ao alocar o trabalhador, será exibido um círculo indicando as evidências que ainda não foram enviadas. Ao clicar sobre a mesma, será aberto o campo de inserção do documento que irá representar a evidência.
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Após isso, os procedimentos seguintes serão os mesmos já detalhados durante o atendimento de uma solicitação sem data definida. |
6. Concluindo o atendimento de uma solicitação de serviço terceirizado
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Para inserir esta atividade, clique no botão em forma de "lápis" localizado no canto direito da tela.
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Observação: Para realizar este procedimento, as atividades desempenhadas pela empresa deverão ser previamente cadastradas.
Para confirmar, digite o nome da atividade e clique em "Definir".
Concluído o processo de atendimento e feita a verificação de que toda a inclusão dos trabalhadores e seus documentos foram feitas de forma correta, será preciso fazer a conclusão da solução.
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Para concluir um atendimento, basta clicar no botão "Concluir"
7. Sugestão de preenchimento de documentos baseado em documentos enviados anteriormente
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Mais abaixo o diálogo listará os requisitos do escopo e as sugestões de documentos para o atendimento destes requisitos. Também informará os requisitos os quais não possui sugestão.
Observação: Não haverá sugestões caso os documentos já tiverem sido preenchidos ou um documento ainda não tenha sido preenchido como evidência de qualificação em solicitações anteriores.
Caso deseje fazer uso de todas os documentos sugeridos, apenas clique no botão confirmar, ou selecione apenas as sugestões que forem necessárias. Os mesmos serão alocados em seus respectivos slots.
Uma outra forma de acessar esse diálogo é, no lado direito no card do trabalhador selecionado, clicar no ícone de “varinha mágica” representando as sugestões de documentos para os requisitos.
8. Informando a validade no cliente de um documento durante atendimento de uma solicitação de serviço terceirizado
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O parâmetro que indica o uso da validade no cliente durante o atendimento de serviços terceirizados deverá estar habilitado.
Os tipos de documentos que serão utilizados no cadastro de documentos deverão possuir a propriedade Validade no cliente cadastrada e, consequentemente, os documentos deste tipo terão o campo Validade no cliente, na aba Avançado, a ser cadastrado.
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Durante o atendimento de uma solicitação, durante a seleção dos documentos de um trabalhador ou de uma empresa, o card do documento exibirá não só a da data de validade própria, caso exista, mas também exibirá a validade no cliente.
Com isso, ao concluir o atendimento, as evidências informadas serão enviadas com a data de validade no cliente.
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Nesse cenário, as solicitações enviadas aos fornecedores permitirão ser atendidas parcialmente, ou seja, não será necessário enviar todos os membros e/ou evidências de uma só vez, exceto para os requisitos baseados em qualificações marcadas como Necessárias desde o primeiro atendimento.
9.1 Definindo dias de antecedência para recebimento de alertas de embarque não atendidos pelo fornecedor
O fornecedor pode escolher o número de dias de antecedência que deseja ser avisado sobre a proximidade do prazo para responder o embarque definido por parte do cliente.
9.2 Atendendo um serviço terceirizado que possui algum dos requisitos marcado como necessário preenchimento desde a primeira resposta.
Ao acessar a tela de solicitação de um serviço terceirizado pode-se observar no topo das suas informações, uma badge indicando o preenchimento pendente. Isso quer dizer que, algum dos requisitos solicitados possui a obrigatoriedade de preenchimento.
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Nos slots referentes as qualificações exigidas, será exibido o ícone de necessidade de preenchimento para aqueles requisitos que tiverem sido marcado como necessários.
Caso haja a tentativa de conclusão sem o preenchimento das evidências necessárias, uma mensagem de erro será exibida informando que há slots a serem preenchidos.
Assim que preenchido os requisitos necessários a conclusão do atendimento ocorrerá normalmente.
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3 Atendendo um serviço terceirizado que não possui quaisquer requisitos marcados como necessário preenchimento desde a primeira resposta.
Caso a solicitação esteja marcada como um atendimento do tipo incremental e não haja quaisquer requisitos marcados como necessários o preenchimento, não haverá a obrigatoriedade para envio de primeiro momento, tanto dos membros quanto de suas evidências. Lembrando que, o envio dos trabalhadores e suas evidências deverão ocorrer, mas não será necessário na primeira resposta
Ao clicar no ícone de conclusão do atendimento, uma diálogo será aberto informando que o preenchimento os requisitos está incompleto, porém o atendimento está habilitado para envio incremental a fim de agilizar o processo de revisão das evidências já apresentadas.
Clique em Ok caso deseje prosseguir sem enviar as evidências correspondentes aos requisitos nesta primeira resposta.
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4 Atendendo um serviço terceirizado que possua embarques em datas futuras
No cenário onde, em um serviço terceirizado, existam embarques em datas futuras distintas, a tela de AST exige que seja respondidos os embarques que tenham atingido o prazo definido pelo cliente.
Os embarques que ainda não atingiram este prazo poderão ser respondidos em outro momento à medida em que a data de embarque se aproxima. Os embarques possuem uma identificação visual que indicam quais devem ser respondidos para que a solicitação seja respondida.atendidos no momento, de acordo com a legenda exibida na tela.
Os estados possíveis das datas de embarque de acordo com os prazos definidos nos parâmetros são:
Próximo embarque: O embarque é o mais próximo da data atual;
Prazo expirando: O embarque não atingiu o prazo estipulado pelo cliente, mas já atingiu o prazo que o fornecedor deseja ser avisado com antecedência;
Prazo expirado: O embarque atingiu o prazo estipulado pelo cliente;
Embarque atrasado: A data do embarque passou e nenhum membro foi vinculado;
Os embarques exibidos na linha do tempo exibem uma etiqueta de estado de acordo com os prazos definidos pelo cliente e pelo fornecedor em seus respectivos parâmetros. Estes prazos definem também quando será possível responder um atendimento sem preencher as informações de um ou mais embarques.
Uma requisição deve ter ao menos o embarque mais próximo vinculado a um membro para ser respondida. Os embarques posteriores podem ser preenchidos já neste momento e, caso não sejam informados todas as evidências necessárias desde o primeiro atendimento, não serão enviados para o cliente. Um modal será exibido informando quais membros não puderam ser enviados.
Os membros que já estejam vinculados ao embarque e ainda não foram enviados estão indicados com um fundo com faixas diagonais.
10. Tratando a recusa de uma evidência de qualificação
Durante a análise das evidências apresentadas ao atender uma solicitação, o cliente pode, por algum motivo, recusar a evidência enviado.
Após isso, o card correspondente a esta solicitação apresentará o status em validação com um badge indicando a quantidade pendências presentes no atendimento.
O atendimento conterá uma barra lateral esquerda que irá exibir em qual escopo de trabalho ocorreu o erro, para qual trabalhador, para qual qualificação, o motivo do problema e o comentário, se houver.
Além disso a tela navegará até o erro ocorrido e exibirá a badge indicando sua reprovação
Para correção da pendência remova o(s) documento(s) recusado(s) e repita o processo de inclusão de um documento no slot da qualificação.
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