1. Acessando atendimentos de solicitações de serviços terceirizados
Acesse a tela de atendimento clicando na opção do menu "Atendimentos".
Feito o acesso, a tela de atendimento será exibida listando todas as solicitações enviadas pelos clientes. As solicitações serão identificadas com seu código, empresa solicitante, tipo de requisição, entre outras informações.
Ao clicar em um determinada requisição uma nova tela será aberta detalhando os dados da respectiva requisição, como a descrição do serviço, o motivo da solicitação, assim como o local de execução e os escopos de trabalho necessários.
No quadro de escopos de trabalho, serão especificadas as atividades que serão desempenhadas durante o trabalho, assim como o número de trabalhadores necessários e os requisitos para a execução destas atividades (ASO, Certificados, etc.).
Para visualizar os detalhes do escopo, basta clicar no botão de expansão localizado no lado direito da tela.
O escopo listará as atividades, o número de trabalhadores necessários de acordo com a função e os requisitos para a execução do serviço.
2. Atendendo uma solicitação sem data definida
Em geral uma solicitação que não possui uma solicitação de embarque associada não possui uma data definida.
Identificadas as necessidades para a execução do serviço, o atendimento poderá ser iniciado.
De acordo com o escopo, faça a inclusão dos trabalhadores que executarão o serviço solicitado.
Para isto, clique na opção de seleção do trabalhador.
Em seguida, uma lista de trabalhadores será exibida. Para selecionar o trabalhador desejado, basta dar um duplo clique no trabalhador ou arraste-o até o local demarcado.
Observação: Alguns trabalhadores poderão ter uma marcação de bloqueio. Apenas pare o mouse sobre o ícone de bloqueio que uma dica flutuante será exibida listando quais bloqueios determinado trabalhador possui.
Caso um trabalhador com bloqueios seja arrastado para o campo demarcado será exibido um modal indicando que o trabalhador está inválido, quais informações estão ausentes para o mesmo e, um botão para acesso ao cadastro do trabalhador possibilitando o preenchimento das informações faltantes, caso seja necessário.
Após a seleção de um trabalhador apto, é necessário informar os documentos que atenderão o requisito solicitado. Para isto, clique no campo demarcado do requisito a ser preenchido. Logo em seguida serão listados os documentos disponíveis do trabalhador.
Dê um duplo clique ou arraste o documento que irá atender a qualificação requisitada.
Observação: Para remover o trabalhador, basta clicar em "Remover"
3. Solicitando isenção de evidência de qualificação
Observação: A solicitação de isenção de evidências estará disponível para o fornecedor desde que o cliente habilite essa opção durante a criação de um solicitação de serviço terceirizado.
Uma vez disponível a possibilidade de solicitar isenção de evidência, será exibido um ícone representando esta intenção, nas qualificações requisitadas.
Ao clicar no ícone de solicitação de isenção o campo demarcado para inserção de documentos dará lugar a um campo para que possa ser inserido o motivo da solicitação de isenção para a respectiva qualificação. Esta opção pode ser desfeita clicando novamente no ícone e confirmando o cancelamento da solicitação de isenção.
4. Atendendo a um requisito de empresa
Caso o cliente, em uma solicitação de serviço terceirizado, tenha solicitado um requisito de empresa ao fornecedor, o mesmo deverá fornecer uma evidência de qualificação da empresa. Para isso, expanda o módulo de Evidências de qualificação da empresa para poder visualizar a qualificação exigida.
Clique sobre o campo demarcado para que seja possível selecionar um documento que atenda o requisito solicitado. Logo em seguida, uma lista contendo as empresas cadastradas será exibida.
Clique sobre a empresa que atenderá a solicitação, e os documentos disponíveis para atendimento do requisito serão exibidos.
Dê um duplo clique ou arraste o documento que se deseja atender a qualificação requisitada.
Observação: Caso deseje adicionar o documento de uma outra empresa, há um botão de voltar, representado pelo ícone de “seta”, na barra lateral, acima da empresa selecionada. Clique no botão e todas empresas serão listadas novamente, selecione uma outra que ira fornecer também um documento como evidência de qualificação e logo em seguida selecione o documento necessário.
5. Atendendo uma solicitação com data definida
Observação: geralmente uma solicitação associada a uma solicitação de embarque possui uma data definida
Ao acessar a tela de listagem de atendimentos de serviços terceirizados, pode-se observar que as solicitações que possuem uma solicitação de embarque possuem um texto indicando o mesmo.
Ao clicar sobre o card da solicitação, é aberta uma solicitação praticamente idêntica a que não possui data definida, com a única diferença que esta em questão, no módulo de Escopo de Trabalho, é apresentado os embarques associados e seus detalhes.
Uma linha do tempo será exibida ao lado do campo demarcado que corresponde a seleção do trabalhador que irá atender a solicitação. É possível navegar por essa timeline e conferir a data do embarque relacionado.
Certifique-se que o trabalhador a ser alocado esteja disponível na data solicitada
Ao alocar o trabalhador, será exibido um círculo indicando as evidências que ainda não foram enviadas. Ao clicar sobre a mesma, será aberto o campo de inserção do documento que irá representar a evidência.
Após isso, os procedimentos seguintes serão os mesmos já detalhados durante o atendimento de uma solicitação sem data definida.
6. Concluindo o atendimento de uma solicitação de serviço terceirizado
Para prosseguir com conclusão do atendimento deverá ser informada a atividade que será desempenhada pela empresa na execução do serviço solicitado pelo cliente.
Para inserir esta atividade, clique no botão em forma de "lápis" localizado no canto direito da tela.
Observação: Para realizar este procedimento, as atividades desempenhadas pela empresa deverão ser previamente cadastradas.
Para confirmar, digite o nome da atividade e clique em "Definir".
Concluído o processo de atendimento e feita a verificação de que toda a inclusão dos trabalhadores e seus documentos foram feitas de forma correta, será preciso fazer a conclusão da solução.
Esta conclusão se baseia em uma resposta ao cliente com o envio das informações inseridas na solicitação.
Esta resposta passará por uma validação, na qual o cliente decidirá se o serviço será efetivamente contratado.
Para concluir um atendimento, basta clicar no botão "Concluir"
7. Sugestão de preenchimento de documentos baseado em documentos enviados anteriormente
Caso durante o atendimento de uma solicitação seja alocado um trabalhador que em algum momento já tenha realizado algum atendimento de solicitação para a empresa solicitante e tenha sido aprovado, um novo diálogo será aberto sugerindo o uso de documentos já enviados e aprovados anteriormente.
O diálogo conterá algumas informações do trabalhador como nome, matrícula, função, qual escopo de trabalho ao qual está sendo alocado e a função do escopo.
Mais abaixo o diálogo listará os requisitos do escopo e as sugestões de documentos para o atendimento destes requisitos. Também informará os requisitos os quais não possui sugestão.
Observação: Não haverá sugestões caso os documentos já tiverem sido preenchidos ou um documento ainda não tenha sido preenchido como evidência de qualificação em solicitações anteriores.
Caso deseje fazer uso de todas os documentos sugeridos, apenas clique no botão confirmar, ou selecione apenas as sugestões que forem necessárias. Os mesmos serão alocados em seus respectivos slots.
Uma outra forma de acessar esse diálogo é, no lado direito no card do trabalhador selecionado, clicar no ícone de “varinha mágica” representando as sugestões de documentos para os requisitos.
8. Informando a validade no cliente de um documento durante atendimento de uma solicitação de serviço terceirizado
Se o cliente solicitar que, os documentos de um trabalhador ou empresa utilizados como evidência dos requisitos solicitados durante o atendimento de uma solicitação deverão ter como data de validade, sua validade própria, o fornecedor deverá realizar algumas alterações para que atenda este requerimento.
O parâmetro que indica o uso da validade no cliente durante o atendimento de serviços terceirizados deverá estar habilitado.
Os tipos de documentos que serão utilizados no cadastro de documentos deverão possuir a propriedade Validade no cliente cadastrada e, consequentemente, os documentos deste tipo terão o campo Validade no cliente, na aba Avançado, a ser cadastrado.
Não há a obrigatoriedade de informar uma data para um cliente específico, se assim o fizer, o documento cuja data de validade no cliente não possuir uma data específica, terá uma data de validade “infinita”.
Durante o atendimento de uma solicitação, durante a seleção dos documentos de um trabalhador ou de uma empresa, o card do documento exibirá não só a da data de validade própria, caso exista, mas também exibirá a validade no cliente.
Com isso, ao concluir o atendimento, as evidências informadas serão enviadas com a data de validade no cliente.
9. Atendimento incremental de serviços terceirizados
Nesse cenário, as solicitações enviadas aos fornecedores permitirão ser atendidas parcialmente, ou seja, não será necessário enviar todos os membros e/ou evidências de uma só vez, exceto para os requisitos baseados em qualificações marcadas como Necessárias desde o primeiro atendimento.
9.1 Atendendo um serviço terceirizado que possui algum dos requisitos marcado como necessário preenchimento desde a primeira resposta.
Ao acessar a tela de solicitação de um serviço terceirizado pode-se observar no topo das suas informações, uma badge indicando o preenchimento pendente. Isso quer dizer que, algum dos requisitos solicitados possui a obrigatoriedade de preenchimento.
Ao lado da badge haverá também um ícone de “peça de quebra cabeça” indicando que o atendimento em questão poderá ser feito de forma parcial, ou seja, caso haja mais de um requisitos, aqueles que não possuem a necessidade de preenchimento na primeira resposta e poderão se enviados posteriormente.
Nos slots referentes as qualificações exigidas, será exibido o ícone de necessidade de preenchimento para aqueles requisitos que tiverem sido marcado como necessários.
Caso haja a tentativa de conclusão sem o preenchimento das evidências necessárias, uma mensagem de erro será exibida informando que há slots a serem preenchidos.
Assim que preenchido os requisitos necessários a conclusão do atendimento ocorrerá normalmente.
9.2 Atendendo um serviço terceirizado que não possui quaisquer requisitos marcados como necessário preenchimento desde a primeira resposta.
Caso a solicitação esteja marcada como um atendimento do tipo incremental e não haja quaisquer requisitos marcados como necessários o preenchimento, não haverá a obrigatoriedade para envio de primeiro momento, tanto dos membros quanto de suas evidências. Lembrando que, o envio dos trabalhadores e suas evidências deverão ocorrer, mas não será necessário na primeira resposta
Ao clicar no ícone de conclusão do atendimento, uma diálogo será aberto informando que o preenchimento os requisitos está incompleto, porém o atendimento está habilitado para envio incremental a fim de agilizar o processo de revisão das evidências já apresentadas.
Clique em Ok caso deseje prosseguir sem enviar as evidências correspondentes aos requisitos nesta primeira resposta.
9.3 Atendendo um serviço terceirizado que possua embarques em datas futuras
No cenário onde, em um serviço terceirizado, existam embarques em datas futuras distintas, a tela de AST exige que seja respondidos os embarques que tenham atingido o prazo definido pelo cliente. Os embarques que ainda não atingiram este prazo poderão ser respondidos em outro momento à medida em que a data de embarque se aproxima. Os embarques possuem uma identificação visual que indicam quais devem ser respondidos para que a solicitação seja respondida.
10. Tratando a recusa de uma evidência de qualificação
Durante a análise das evidências apresentadas ao atender uma solicitação, o cliente pode, por algum motivo, recusar a evidência enviado.
Após isso, o card correspondente a esta solicitação apresentará o status em validação com um badge indicando a quantidade pendências presentes no atendimento.
O atendimento conterá uma barra lateral esquerda que irá exibir em qual escopo de trabalho ocorreu o erro, para qual trabalhador, para qual qualificação, o motivo do problema e o comentário, se houver.
Além disso a tela navegará até o erro ocorrido e exibirá a badge indicando sua reprovação
Para correção da pendência remova o(s) documento(s) recusado(s) e repita o processo de inclusão de um documento no slot da qualificação.
Caso a pendência esteja relacionado a recusa de uma solicitação de isenção, cancele a solicitação de isenção e inclua neste momento o documento correto.
Após realizado este processo conclua novamente o atendimento.