O processo de geração de fatura é a última etapa do ciclo do sistema.
Ele consiste em agrupar todos os atendimentos realizados em um determinado espaço de tempo, para posteriormente enviar para o fornecedor.
Atenção: Apenas atendimentos no estado Liberado para faturamento serão considerados pelo sistema durante a geração da fatura.
1. Passo a passo
1.1 Para gerar uma fatura e envia-la a um cliente, o usuário deverá acessar o menu: Tarefas > Gerar fatura.
1.2 Feito o acesso, a seguinte tela será exibida:
Cliente: Cliente ao qual a fatura será submetida posteriormente.
Início: Início do período da fatura.
Término: Término do período da fatura.
Considerar data de inicio da necessidade logística: Quando marcado, irá considerar a data de inicio da necessidade logística no período da fatura. Quando desmarcado, irá considerar a data da última resposta dada ao cliente.
Separar por centro de custo: Quando marcado, irá analisar cada atendimento e separar os mesmos por centro de custo. Ao final irá gerar uma fatura para cada centro de custo encontrado.
1.3 Após preencher o formulário, basta clicar no botão Gerar e aguardar o processo. Ao final uma mensagem de sucesso será exibida informando o código de todas as faturas geradas neste processo.
1.4 Vá até o cadastro de faturas, clicando no menu Cadastros > Faturas, conforme imagem abaixo:
1.5 Feito o acesso, você será redirecionado para a tela de Faturas, nela estará listado todas as faturas já cadastradas no sistema com seus respectivos estados.
1.6 De acordo com os parâmetros informados na tela de Gerar faturas, o portal poderá gerar uma ou mais faturas. Para visualizar a fatura desejada, o usuário poderá fazer um filtro com as informações da fatura ou pelo código da mesma.
2. Adicionando novos itens
Após selecionar uma determinada fatura, caso você perceba que esteja faltando itens correspondentes ao atendimento, a mesma deverá ser corrigida e o item correspondente adicionado.
2.1 Ao localizar a fatura desejada, dê um clique no botão Editar "
" para que você tenha acesso a tela "Detalhes da fatura".
Feito isto, o processo é bem simples, ainda na tela de "Detalhes da fatura", clique no botão de "Inclusão" localizado ao lado direito da tela.
2.2 Dado o clique no botão de "inclusão", uma tela irá surgir, nesta tela deverá ser informado o número do atendimento referente a fatura.
2.3 Definido o número do atendimento, a tela automaticamente será atualizada e exibirá novos campos, sendo eles: Valor(Valor do item), Desconto (Possível desconto ao item) e Observações.
Abaixo dos campos citados acima, está localizado um campo para inclusão de possíveis valores adicionais.
2.4 Preenchido todos os campos, com a possível inclusão ou não de valores adicionais, clique em Salvar para finalizar o procedimento de inclusão de itens à fatura.
3. Incluindo e excluindo valores adicionais
No momento da inclusão de novos itens à fatura, será possível incluir valores adicionais referentes ao mesmo item, vejamos abaixo como incluir esses valores adicionais.
3.1 Após o clique no botão de Inclusão de itens (Tópico 2.2) e posteriormente informado o numero do atendimento, será possível incluir valores adicionais. Para realizar tal procedimento, clique no botão de inclusão localizado ao lado direito da tela.
3.2 Feito isto, você deverá informar a descrição do valor, o valor e por fim a qual participante está relacionado esse valor.
3.3 Preenchido os campos citados acima, clique em Adicionar "
"para finalizar o procedimento de inclusão de valores adicionais. Caso deseje cancelar a ação, clique em Cancelar "
".
Feito isto, seu valor adicional já estará incluso ao item da fatura.
Observação: Para incluir outros valores adicionais, basta repetir os passos citados acima.
3.4 Para editar algum valor adicional, seja por erros relacionados ao valor, nome do participante ou descrição, clique no botão Editar "
".
3.5 Feito isto, faça as alterações que desejar e por fim clique em Confirmar "".
3.6 Para excluir valores adicionais, basta clicar em Excluir "
".
4. Alterando um item
Após selecionar uma determinada fatura, caso você perceba que os valores dos itens informados estão incorretos, o mesmo poderá fazer alterações e corrigir os valores correspondentes.
4.1 Para alterar um item, na tela Detalhes da fatura, basta dar um clique no botão editar "
" .
4.2 Feito isto, a tela com os detalhes do item se abrirá. Faça as devidas alterações e por fim, se tudo estiver correto, clique em Salvar.
5. Excluindo itens
Caso o usuário perceba que existem itens a mais na fatura, o mesmo poderá exclui-los.
5.1 Para excluir um item, na tela detalhes da fatura, selecione (marque) o mesmo e por fim clicar em Excluir "
". Para cancelar a ação, clique em Cancelar ""
6. Enviando a fatura para aprovação do cliente
Feito a seleção da fatura desejada, feito as possíveis alterações se necessárias, adição ou exclusão de determinados itens, ou seja, quando todos os dados estiverem corretos, a fatura deverá ser enviada para a aprovação.
6.1 O processo é bem simples, ainda na tela de "Detalhes da fatura", clique em Enviar para aprovação "
", localizado na parte superior da tela.
6.2 Dado o clique em "Enviar para aprovação", automaticamente a fatura passará pelos estados "Pronto para aprovação > Enviando > Em aprovação".
Ao enviar a fatura para a aprovação será exibido no alto da tela uma mensagem confirmando que o envio foi feito com sucesso.
Caso o pagamento seja negado por algum erro identificado pelo o cliente, o erro deverá ser corrigido e a fatura enviada para uma nova aprovação.
Obs: Durante a aprovação, poderá ocorrer a aprovação de todos os itens, como também a aprovação de somente um único item, com a reaprovação dos demais. Nesse caso a correção deverá ser somente nos itens negados e não em toda a fatura.
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