Introdução
O procedimento para aprovação e reprovação de pagamentos enviados pelo fornecedor através do iDrake ocorre utilizando um assistente (Wizard) existente no módulo financeiro do Drake.
Este assistente é capaz de auxiliar o usuário através de uma análise prévia em todos os itens existentes no pagamento enviado pelo fornecedor, isto facilita a verificação de cada item da fatura para garantir que o valor cobrado pelo fornecedor é igual ao informado no atendimento ou se possui valores extras, como por exemplo, o consumo de frigobar por um trabalhador ou a necessidade de espera de um motorista.
Permissões necessárias
Para realizar as operações descritas neste passo-a-passo, o usuário precisará possuir as seguintes permissões:
- Manter pagamentos
- Aprovar faturas
- Enviar análise de fatura para fornecedor
Como fazer
Como visualizar as faturas para pagamentos enviadas pelos fornecedores
Para visualizar as faturas para pagamentos enviadas pelos fornecedores vá no menu Tarefas / Financeiro / Pagamentos e uma tela semelhante a imagem abaixo será exibida:
Algumas informações importantes que aparecem nesta tela foram destacadas:
- Fornecedor: o nome do fornecedor que enviou a fatura.
- Fatura: o código da fatura dentro do sistema do fornecedor.
- Observação: informativo que indica como a fatura foi enviada. No caso, "Recebida através do iDrake".
- Estado: estado em que a fatura se encontra. Inicialmente toda fatura enviada pelo fornecedor estará no estado "Pendente de análise".
Após identificar a fatura que irá ser análise e posteriormente enviada para o fornecedor, clique na linha da fatura e uma tela semelhante a imagem abaixo será exibida:
Note que todos os itens da fatura também estarão no estado "Pendente de análise", pois ainda não foram aprovados por ninguém.
Além disso, cada item da fatura informa qual necessidade logística o mesmo faz referência, qual era a data da necessidade logística, o provedor usado para realizar o atendimento, o valor estimado, o valor cobrado no atendimento e o valor que está sendo cobrado agora durante o processo de faturamento.
Como usar o assistente de análise de fatura
Na tela aberta no passo anterior, clique no botão Aprovar/Reprovar, conforme imagem abaixo:
Ao clicar neste botão, o usuário será redirecionado para a tela do assistente de análise de fatura. A seguir uma imagem semelhante a tela que deverá ser exibida:
Nesta tela é exibido todos os itens da fatura e na última coluna a análise do Drake referente a cobrança que foi feita pelo fornecedor. Atualmente esta análise leva em consideração os seguintes pontos:
- Se o item da fatura faz referencia a uma necessidade logística que não foi atendida pelo fornecedor.
- Se pagamento do atendimento realizado ainda não foi autorizado.
- Se total cobrado na fatura é maior ou menor que o total informado durante o atendimento
- Se atendimento da necessidade já está sendo cobrado em outra fatura pelo mesmo fornecedor
O resultado da análise será exibido na coluna "Análise do Drake". Caso nenhum dos casos acima tenha sido detectado pelo Drake, nenhuma informação será exibida.
Como enviar a resposta de uma análise para o fornecedor