1 - Introduction
The logistic needs can be generated through schedules of embark, training or manually and wherever it comes from, the control panel will be in this page. The needs have an attendance flow and the requester’s aim is to follow up all this flow, ensuring that the logistic needs are being attended or cancelled. This page notifies the many types of needs control through their statuses.
| Índice |
|---|
Those statuses interact with other logistic tasks, below there is a list describing each status and their meaning:
STATE/STATUS | DESCRIPTION |
|---|---|
Alteração enviada | Após ser alterada, a necessidade precisa ser enviada ao fornecedor. Ao fazer o envio, o status ficará como "Alteração enviada". |
Alteração recusada | Após a alteração enviada, o fornecedor tem o direito de atende-la ou não. Caso ele recuse atender, a solicitação terá o status de "Alteração recusada". |
Alterada | Após ser estabelecida a comunicação da necessidade logística com o fornecedor, se algo mudar na necessidade como por exemplo data e/ou horário dentro do sistema, a necessidade vai para alterada e é necessário reenviar. Necessitando então fazer um novo envio ao fornecer, para que este veja as alterações da necessidade. Ao enviar a necessidade “Altera”, o status muda para “Alteração enviada”. |
Aprovada | Este status indica que a necessidade já foi revisada e está aprovada para ser requisitada ao fornecedor. |
Atendida | Após receber a confirmação do atendimento pelo fornecedor, incluímos essa informação no sistema alterando o status para "Atendida". (Caso sua empresa utilize o MyDRAKE, neste momento os trabalhadores poderão acompanhar em seus apps a necessidade logística que o espera) |
Cancelada | Após receber a resposta do fornecedor referente cancelamento solicitado. |
Cancelada com pagamento | A solicitação foi cancelada, porém há valores a serem pagos mesmo assim. |
Cancelamento pendente | Indica que a necessidade só foi cancelada no sistema e ainda não foi comunicada o cancelamento ao fornecedor. |
Cancelamento Solicitado | O cancelamento foi enviado ao fornecedor. |
Confirmada | A necessidade está correta e pode ser requisitada para enviar ao fornecedor dar atendimento. |
Enviada | Comunicação com o fornecedor, garantindo que ele está ciente das necessidades para atendimento. |
Informada | Quando a necessidade acabou de ser gerada no sistema, mas ainda precisa ser confirmada com relação as informações (data, horário, origem, destino e etc.). |
Não atendida | Indica quando a necessidade foi solicitada, mas o fornecedor não a atendeu. |
NO SHOW | Indica que a necessidade foi atendida, mas por algum motivo o funcionário não a utilizou. |
Reembolsável | Quando há valores indevidos pagos a empresa fornecedora, informamos ao sistema para que esse valor possa ser reutilizado ou ressarcido. |
Requisitada | Após iniciar o processo de requerimento e salva-lo, mas não finalizar o requerimento enviando ao fornecedor. |
Reembolsada | Após utilizar o valor apontado no status "Reembolsável", o status será apontado como "Reembolsada". |
Utilizada | Quando o fornecedor sinaliza a efetivação do atendimento. |
2 - Permissions
Essa tela possui uma alta quantidade de permissionamentos de acordo com as features possíveis. Veja abaixo a lista das permissões e no que elas implicam:
Necessidades logísticas
Rotina de controle das necessidades logísticas para todas as seções do Drake. Permite gerenciar de forma ampla e otimizar logísticas de diferentes origens.
Reativar necessidades logísticas
Permite reutilizar uma necessidade logística que esteja no estado "Cancelada".
Inclusão múltipla de necessidades logísticas
Permite selecionar mais de um trabalhador ao criar uma nova necessidade logística.
Dissociar necessidades logísticas
Permite utilizar o botão "Dissociar" para desvincular necessidades que estejam agrupadas.
Confirmar necessidades logísticas
Permite a utilização do botão "Confirmar", que confirma necessidades no estado "Informada", ou seja, valida uma logística criada manualmente pelo usuário ou pelo Drake.
Clonar necessidade logísticas
Nos lugares onde se pode gerenciar as necessidades logísticas, permite utilizar o botão "Clonar", o qual replica a necessidade logística selecionada.
Cancelar necessidades logísticas
Permite utilizar o botão "Cancelar" e todas as sub-opções.
Associar necessidades logísticas
Permite utilizar o botão "Associar" para agrupar múltiplas necessidades em somente uma.
Alterar flag de pagamento de necessidade
Permite utilizar a flag "pagar" nas necessidades logísticas, a qual informa se a logística será faturada ou não.
Alterar requisição logística aprovada
Permite alterar programações logísticas após aprovação das mesmas.
Enviar necessidades logísticas
Permite utilizar o botão "Enviar", responsável pelo envio de um e-mail contendo o formulário da requisição logística,
Alterar Permissão de Otimização de Necessidade Logística
Permite marcar se a necessidade pode ser otimizada ou não.
Atender necessidades logísticas
Permite utilizar o botão "Atender", onde o usuário poderá inserir os dados de atendimento manualmente. Normalmente usada para não fornecedores que não utilizam o iDRAKE Logistics.
Ignorar confirmação de transição de necessidade logística
Sempre ao fazer uma edição em uma necessidade logística é mostrada uma caixa de diálogo perguntando se você realmente deseja altera-la, ao habilitar esse parâmetro as caixas não mais aparecerão.
| Informações |
|---|
Para conceder tais permissões, leia o artigo: Segurança - Configurar acesso |
3. Entendendo a tela
Na tela "Controlar necessidade logísticas", será possível fazer o controle de tudo que diz a respeito das necessidades logísticas. Será possível, criar uma nova necessidade, realizar a associação ou dissociação das necessidades, informar um atendimento entre outras coisas que veremos mais à frente.
3.1 Acesse a tela "Controlar necessidades logísticas" pelo seguinte caminho: Tarefas > Logística > Controlar necessidades logísticas.
3.2 Feito o acesso, a tela será exibido uma tela como na imagem abaixo, onde estará listado todas as necessidades logísticas presentes no Drake com seus respectivos detalhes.
4. Filtros customizados
Para facilitar o trabalho do dia a dia podem ser criados filtros de acordo com a necessidade do atendente. Na mesma tela de controlar as necessidades logísticas, temos do lado esquerdo os filtros customizados.
4.1 Para adicionar um novo filtro, clique em Incluir.
5.2 Em seguida a seguinte tela será mostrada:
Preencha conforme o solicitado:
Nome: Nome do filtro.
Descrição: Campo para relatar algum detalhe do filtro.
Compartilhado: Se este parâmetro for marcado, o filtro customizado será compartilhado com todos os usuários do sistema, mas só o criador poderá editar o filtro.
5.3 Na aba Propriedades, clique em Incluir. A tela abaixo será apresentada:
Nesta janela serão definidos os filtros a serem utilizados, os mesmos devem ser preenchidos conforme a necessidade do atendente.
Propriedade: Selecione a propriedade desejada que será a base para o filtro ( Ex: Código, criador, destino, origem ... etc).
Operador: ( Ex: Contém, igual a, começa com, entre, igual, maior ... etc).
Negado: Quando se marca a opção negado, a opção nega a escolha do "Operador" acima. (Ex: Se em Operador foi selecionado o item Igual ou Contém, o filtro entenderá que será "Não Igual" ou "Não Contem".
Valor: Valor que será procurado pelo filtro. (Ex: Se foi selecionado o item Criador, Digite o nome do criador das necessidades).
5.4 Para finalizar, clique no botão "Salvar e fechar" até retornar a tela "Controlar necessidades logísticas".
6. Inclusão de uma nova necessidade logística
6.1 Ainda na tela "Controlar necessidades logísticas", clique em "Incluir" para criar uma nova necessidade.
6.2 Dado o clique em "Incluir", uma nova janela será exibida contendo as seguintes abas: "Necessidades logística" e "Pessoa".
| Informações |
|---|
Preencha os campos com as informações da necessidade conforme for solicitado. |
CAMPO
DESCRIÇÃO
Data
Data do início da necessidade.
Fim
Data do fim da necessidade.
Tipo
Define o tipo da necessidade (Transporte terrestre, transporte Aéreo, Hospedagem, etc).
Subtipo
O Subtipo dependerá do que foi definido no campo tipo. (Ex: Foi definido como tipo "Transporte terrestre". Deverá então ser definido qual tipo de transporte terrestre será utilizado)
Centro de custo
Centro de custo associado a necessidade.
Conta contábil
Conta contábil associada a necessidade.
Origem
Local de origem da necessidade.
Destino
Local de destino da necessidade.
Observação
Texto livre
6.3 Na aba "Pessoas" informe o(s) participante(s) da necessidade. Para isto, selecione (marque) o(s) participante(s) desejado(s).
Feito isto, clique em "Salvar e fechar" para finalizar o procedimento de criação da necessidade.
7. Confirmando uma necessidade logística
Após a criação da necessidade a mesma deverá ser confirmada. Esse procedimento indica que os dados da necessidade estão corretos e a mesma pode ser requisitada para enviar ao fornecedor dar atendimento.
Para confirmar uma necessidade, selecione a necessidade a ser confirmada e clique em "Confirmar".
Feito isto, a mesma passará para o estado "Confirmada".
8. Cancelando uma necessidade
O Cancelamento de uma necessidade será possível através do botão “Cancelar”. Junto deste mesmo botão teremos outras opções referentes ao mesmo assunto.
Cancelar: Indica que a necessidade será cancelada no sistema e ainda não foi comunicada o cancelamento ao fornecedor. Feito isto o estado da necessidade passará para "Cancelamento Pendente":
Solicitar: Envia uma solicitação de cancelamento junto ao fornecedor. Feito isto o estado da necessidade passará para "Cancelamento Solicitado".
Após receber a resposta do fornecedor referente cancelamento solicitado, o usuário terá as seguintes opções:
Confirmar e não pagar: Quando a necessidade é cancelada completamente e não gera custos para a empresa.
Confirmar e pagar: Quando a necessidade é cancelada, mas gera custos para a empresa.
| Informações |
|---|
Ao clicar em "Confirmar e pagar" a flag "Pagar" presente nos detalhes da necessidade será automaticamente preenchida. |
A função desta flag é informar se a logística será faturada ou não.
Atendimento: Quando o atendimento é cancelado pelo fornecedor.
No Show: Indica que a necessidade foi atendida, mas por algum motivo o funcionário não a utilizou.
| Informações |
|---|
Se desejar reativar a necessidade após o cancelamento, clique em "Reativar". Feito isto, confirme a reativação da mesma. |
Changed Request Sent | After changed, the need must be sent to the supplier. After sent, the status will change to "Changed Request Sent". |
Change Request Recused | After sent the changes, the supplier has the option to attend or not. If it is recused, the status will change to "Change Request Recused" |
Changed | After established the communication of the logistic need with the supplier, if something change, such as date and/or time on system, the need is set as "Changed" and it is needed to re-send. It is necessary to send a new request to the supplier, so it the changes be notified. After sent, the status goes from "Changed" to "Changed Request Sent" |
Approved | This status indicates that the need was already revised and it is approved to be requested to the supplier. |
Served | After received the supplier attendance confirmation, this information is added to the system, change the status to "Served"(If the company uses MyDRAKE, the workers can follow up in their apps the logistic need for them) |
Cancelled | After receiving the supplier's return regarding the cancellation requested. |
Cancelled with payment | When the cancellation is requested and still need to be paid (fee or other charges) |
Cancel pending | Means that the cancellation was requested only on the system and not sent yet to the supplier. |
Cancellation Requested | Cancellation request was sent to the supplier. |
Confirmed | The logistic is correct and can be sent to the supplier for attendance. |
Sent | The request was sent, ensuring the supplier is aware of the request. |
Informed | After generating the logistic on system, but it is not confirmed yet (need to check date, time, origin and destination, etc.). |
Not served | When logistic is requested, but the supplier did not attend. |
NO SHOW | The logistic was attended, but the worker did not use it. |
Refundable | When there are incorrect payments to the supplier, it is informed to the system so the amount can be utilized or refunded. |
Requested | After starting the logistic request request and saving it, but not finishing by sending it to the supplier. |
Refunded | After using the amount from the status "Refundable". |
Used | When the supplier notifies that the attendance was accomplished. |
2 - Permissions
This page has a large quantity of permissions according with its features. Below are the permissions and their actions:
Logistic Needs | Logistic needs control routine for all sections on Drake. Allows to manage widely and optimize logistics from distinct origins. |
Reactivate logistic needs | Allows to perform a logistic need with status "Cancelled". |
Multiple inclusion of logistic needs | Allows to select more than one worker when generating a logistic need. |
Dissociate logistic needs | Allows to use the button "Dissociate" to unlink grouped logistic needs. |
Confirm logistic needs | Allows to use the button "Confirm", which confirms logistics with status "Informed", validating a logistic created manually by the user or by Drake. |
Clone logistic needs | On the places that the logistic needs can be managed, allows to use the button "Clone", which duplicates the selected logistic need. |
Cancel logistic needs | Allows to use the button "Cancel" and all its sub-options. |
Associate logistic needs | Allows to use the button "Associate to group multiple logistic needs into one. |
Change flag of needs payment | Allows to check the option "Pay" on logistic needs, which informs if the logistics will be invoiced or not |
Change approved logistic request | Allows to change schedules after their approval |
Send logistic needs | Allows to use the button "Send", which will send an e-mail with the logistic request form. |
Change Optimization Permission of logistic needs | Allows to check if the logistic can be optimized or not |
Attend logistic needs | Allows to use the button "Attend", where the user can include the attendance information manually. This option is commonly internally by the user when the supplier does not use iDRAKE Logistics. |
Ignore transition confirmation of logistic needs | When enabling this option, the dialog boxes that asks if the user confirms the changes will not pop up anymore. |
| Informações |
|---|
To grant such permissions, read the article: Granting Access Permissions |
3 - Page Guide
On the page “Control Logistic Needs“, will be possible to control all logistics features. Will be possible to create a new logistic need, associate or dissociate, inform attendance, among other features that will be displayed below.
3.1 Go to the page “Control Logistic Needs“: Tasks > Logistics > Control Logistic Needs
3.2 The page below will be displayed listing all logistic needs on Drake with their respective details.
4 - Custom Filters
To make the daily tasks easier, filters can be created according to the attendance’s needs. In the same page to control logistic needs, the custom filters are in a panel on the left.
4.1 To add a new filter, click on “Add”.
5.2 The window below will be displayed:
Fill in as requested:
Name: Filter’s name.
Description: Field to include details regarding the filter.
Shared: If this option is checked, the custom filter will be shared with all the system users, but only the creator can edit.
5.3 On the tab “Properties”, click on “Add” and the window below will open:
In this window will be set the filters to be used and it is necessary to be filled accordingly to attendant’s needs.
Property: Select the desired property to base the filter on (e.g.: Code, creator, origin, destination, etc.).
Operator: ( e.g.: Contains, equals, starts with, between, greater than, etc).
Negate : When this option is selected, means that the Operator’s (above) choice was to exclude it.(e.g.: If the Operator was selected on item Equals or Contains, the filter will understand that it is not equal or does not contain).
Value: The value that will be searched by the filter. (e.g.: If selected the item Creator, type the creator of the logistic needs.[4
5.4 To finish, click on the button “Save and Close” until getting back to the page “Control Logistic Needs”.
6 - Adding a new Logistic Need
6.1 Still on the page "Control Logistic Needs", click on “Add“to create a new logistic need.
6.2 A new window will open with the following tabs: “Logistic Need” and Person.
| Informações |
|---|
Fill in the fields wit the necessary information as requested. |
Field | Description |
|---|---|
Date | Start date of the logistic |
End | End date of the logistic |
Type | Type of logistic (Airplane, Land Transportation, etc.) |
Subtype | Subtype of the logistic type selected (Car, bus, Van, etc.) |
Cost Center | Cost Center linked to the logistic |
Account | G/L Account linked to the logistic |
Source | Logistic origin |
Destination | Logistic destination |
Observation/Worker’s observation | Free text |
6.3 In the tab “Persons”, inform the participants. For this, select each participant. To finish, click on “Save and Close”.
7 - Confirming a logistic need
After creating the logistic, it needs to be confirmed. This process indicated that the data are correct and the logistic can be requested to send the supplier to be attended.
To confirm, select the item and click on “Confirm”.
The logistic’s status will be changed to “Confirmed” after this action.
8 - Cancelling a logistic need
The cancellation of a logistic need is done by using the button “Cancel”. With this same button are other options regarding the same subject.
Cancel: Indicates that the logistic will cancelled on the system and it was not communicated to the supplier yet. The logistic need will change status do “Pending Cancellation”
Request: Sends a cancellation request to the supplier. The status will change do “Cancellation requested“.
After receiving return from the supplier, the user will have the options below:
Confirm and not pay: When it is cancelled completely not generating charges to the company.
Confirm and pay: When the logistic need is cancelled, but generates charges to the company.
| Informações |
|---|
When clicking in “Confirm and Pay“ the flag “Pay” on needs details will be automatically filled. |
This flag’s function is to inform if the logistic will be invoiced or not.
Service: When the service is cancelled by the supplier.
No Show: Indicates that the logistic was attended, but the worker did not utilize it.
| Informações |
|---|
To reactivate the logistic need (if necessary), click on 'Reactivate” and confirm the reactivation. |
Após o procedimento a necessidade retornará para o estado "Confirmada".