1. Introdução
Esse documento também é um complemento ao artigo: Cadastro de Trecho
O cadastro de trechos há uma opção de adiantamento, ao escolher esse tipo você poderá informar um valor monetário. No momento da criação automática de necessidades logísticas para treinandos e participantes de programação, quando identificado que o trajeto possui um trecho deste tipo, a necessidade não será criada e o valor informado no trecho será incorporado ao participante ou treinando para que haja a possibilidade de que essa informação seja exportada posteriormente.
O cadastro de contas bancárias foi ajustado, onde foram incorporados dois novos campos, Titular e CPF e uma flag onde podemos marcar “Utilizar esta conta como padrão para reembolsos". Ao criar um trajeto, no momento da criação automática de programações logísticas, o sistema irá verificar se o trabalhador em questão possui conta bancária marcada e associará esta conta ao participante.
O trabalhador precisa ter suas contas bancárias inseridas em seu cadastro e entre eles uma deverá ser dada como principal, caso isso não aconteça será possível inserir esses dados ao longo do processo, mas tornará a operação mais demorada. Certifique-se de manter os dados dos trabalhadores completos e atualizados.
2. Permissão de acesso
Para ter acesso a essa funcionalidade, a permissão "Manter trecho", “Manter trajeto”, “Manter conta bancária” e “Manter trabalhador” deverão ser concedidas aos perfis responsáveis por controlar o cadastro.
Para conceder tal permissão, leia o artigo: Concedendo permissões de acesso
3. Cadastrando Conta Bancária Padrão.
Há duas maneiras de cadastrar contas para o reembolso de adiantamento:
- Em CADASTROS > RH > TRABALHADORES , selecionar o trabalhador desejado e na aba "Contas bancárias" editar/incluir/excluir as informações referentes a conta dele.
- Em CADASTROS > RH > MANTER CONTA BANCÁRIA , onde também podemos editar/incluir/excluir as contas bancárias. Para buscar por um trabalhador, basta fazer a busca por "Conta" ou "CPF".
Em ambos os casos o que realmente importa é informar a conta principal para que o sistema possa vincular o adiantamento a conta certa.
Três novos campos foram adicionados para suprir essa necessidade, sendo "Nome do Titular", "CPF" e "Utilizar como padrão para reembolsos".
Informe e selecione a conta para que o adiantamento possa ser efetuado.
4. Passo a passo - Cadastrando um Adiantamento.
4.1 Para realizar o cadastro de trechos, acesse o seguinte caminho: Cadastros > Logística > Trecho.
4.2 Feito o acesso, a tela "Trechos" listando todos trechos já cadastros no sistema será exibida.
4.3 Clique no ícone "
" ´para incluir um novo trecho. Uma nova janela irá se abrir.
4.4 No campo "Tipo" abra a aba e selecione "Adiantamento".
4.5 O template da janela irá se alterar e 3 campos estarão disponíveis para preenchimento.
Descrição - Nomeie e descreva brevemente este trecho. Será por esse título que iremos fazer a busca para incluir trajeto.
Tipo - Aqui estará indicando o tipo de trecho selecionado. Como selecionamos "Adiantamento", esse deverá ser mostrado na aba.
Valor - Digite o valor numérico que deseja atribuir ao trecho.
4.6 Para seguirmos com o tutorial, irei preencher como exemplo Descrição "Trecho de R$ 50,00" e Valor "50,00".
Após preencher os campos, clique em "Salvar e Fechar" caso queria encerrar os cadastros, ou em "Salvar e Novo" caso queria cadastrar novos trechos.
4.7 Ao encerrar o cadastro a janela será fechada e os Adiantamentos cadastrados agora já podem ser consultados. No filtro "Tipo" abra a aba e selecione "Adiantamento".
Obs.: Caso queira editar algum trecho, basta clicar sobre o mesmo. Caso queira excluir um trecho, selecione ele clicando no quadradinho "
" e clicando no ícone "
" para Excluir.
4.8 Concluímos aqui o módulo de cadastro. Agora os trechos de Adiantamento já estão prontos para serem usados.
5. Entendendo a Logística de Trajetos
Um trajeto é composto por vários trechos. O caminho entre um trabalhador sair de sua residência até chegar ao seu trabalho, nós chamamos de Trajeto. Para que esse trajeto aconteça ele precisa sair da sua casa e ir até a rodoviária, da rodoviária ele pegará um ônibus até o outra rodoviária de outra cidade, dessa segunda rodoviária ele pegará um transporte até a unidade de trabalho. Para que esse trajeto acontecesse, foi necessário concluir 3 trechos casa x rodoviária A → rodoviária A x rodoviária B → rodoviária B x unidade de trabalho. As partes que compõem um trajeto chamamos de Trechos.
Imagine 3 trabalhadores: João, Maria e José. Todos eles precisam ir de suas casas até o trabalho.
João mora na cidade 1, Maria na cidade 2 e José na cidade 3. Todos eles precisam sair de suas cidades e irem até a rodoviária A, onde de lá irão para a rodoviária B e então para a unidade de trabalho, conforme consta no esquema abaixo:
Como podemos ver, eles compartilham o mesmo trecho em alguns momentos, enquanto em de suas cidades até a rodoviária A são trechos exclusivos para cada trabalhador.
Entendemos o que são Trechos, Trajetos e que diferentes trabalhadores podem compartilhar o mesmo trecho em diferentes trajetos. Vale lembrar que mesmo que todos os trechos sejam iguais para dois trabalhadores, eles serão interpretados como dois trajetos distintos, pois são duas pessoas diferentes.
6. Editando um Trajeto
Ao informar o local de trabalho ou de treinamento para determinado trabalhador, o DRAKE irá criar um trajeto. Automaticamente ele irá preencher esse trajeto com os trechos cadastrados anteriormente, mas em alguns casos irá carecer de informações e manualmente devemos preencher essas lacunas.
6.1 Para acessar a tela de trajetos, acesse o seguinte caminho: Cadastros > Logística > Trajeto.
6.2 Observe a coluna "Situação". Quando o trajeto necessitar de mais informação a linha estará contendo a nota de "Não informado!". Nesse caso, clique sobre o trabalhador desejado e iremos editar manualmente seu trajeto. Ao clicar, a seguinte janela será exibida:
6.3 Selecione a aba "Ida" ou "Volta", conforme a demanda. Em ambos os casos o template é o mesmo, com a diferença que na volta geralmente é feito o caminho inverso. Na aba "Ida" provavelmente estará faltando alguma informação para concluir o trajeto e nesse caso iremos adicionar um "Adiantamento". Portanto, clique em "
" para incluir um novo trecho.
6.4 Uma nova janela irá se abrir. Nela é permito incluir qualquer trecho já cadastrado, conforme já explicamos aqui no item 3. Para adicionar um Adiantamento, na coluna "Tipo" abra a aba e selecione "Adiantamento" ou busque pela descrição cadastrada anteriormente - que no nosso caso foi "Trecho de R$ 50,00".
6.5 Selecione o adiantamento desejado e clique em "Salvar e Fechar".
6.6 Um novo trecho acaba de ser incorporado ao trajeto do trabalhador.
6.7 Como normalmente o trabalhador precisará apenas fazer o caminho reverso para voltar, na aba "Volta" basta clicar em "Reverter" que o DRAKE preencherá o caminho reverso automaticamente. Caso queria adicionar uma volta diferente, basta adicionar ou excluir manualmente conforme sua demanda.
6.8 Caso tudo esteja de acordo, clique na aba "Principal", selecione o campo "Situação" e troque a informação para "Completo".
6.9 Clique em "Salvar e Fechar". Pronto, agora podemos observar que o o trajeto está completo e pronto para gerar uma necessidade logística para aquele trabalhador.
7. Nova configuração de COMPROMISSOS
Agora, ao criar um compromisso ou editar um já existente, é possível adicionar um valor de adiantamento - independente dos adiantamentos cadastros em Trechos, pois estamos falando em compromissos avulsos.
7.1 Acesse a Tela de Compromissos em: TAREFAS > LOGÍSTICA > COMPROMISSOS.
7.2 Ao adicionar ou editar os novos campos de "Conta Bancária" e "Valor de Adiantamento" estarão disponíveis.
- O campo "Conta Bancária" será preenchido automaticamente com os dados bancários preenchidos anteriormente.
- O campo "Valor de adiantamento" poderá ser informado para adiantamento, caso haja demanda.
8. EXPORTAR LOTE DE ADIANTAMENTOS
Uma nova tela foi criada para possibilitar a exportação desses eventos em um lote de adiantamentos, parecida com a exportação para folha de pagamento, onde o colaborador poderá selecionar uma configuração de exportação (transformação cadastrada no configuration) e um período onde quaisquer desses eventos que façam interseção com o período escolhido será exportado nesse lote caso possua conta bancária definida e exista um valor de adiantamento a ser exportado.
8.1 Acesse a tela de Exportação em: TAREFAS > LOGÍSTICA > EXPORTAR LOTE DE ADIANTAMENTO.
8.2 Clique no botão de adição "
" e a seguinte janela irá aparecer:
8.3 Escolha a configuração, conforme os templates gerados na compra do DRAKE, a data de inicío e de fim do período a ser exportado e clique em "Executar".