1 - Introduction
The logistic needs can be generated through schedules of embark, training or manually and wherever it comes from, the control panel will be in this page. The needs have an attendance flow and the requester’s aim is to follow up all this flow, ensuring that the logistic needs are being attended or cancelled. This page notifies the many types of needs control through their statuses.
Those statuses interact with other logistic tasks, below there is a list describing each status and their meaning:
STATUS | DESCRIPTION |
|---|---|
Alteração enviada | Após ser alterada, a necessidade precisa ser enviada ao fornecedor. Ao fazer o envio, o status ficará como "Alteração enviada". |
Alteração recusada | Após a alteração enviada, o fornecedor tem o direito de atende-la ou não. Caso ele recuse atender, a solicitação terá o status de "Alteração recusada". |
Alterada | Após ser estabelecida a comunicação da necessidade logística com o fornecedor, se algo mudar na necessidade como por exemplo data e/ou horário dentro do sistema, a necessidade vai para alterada e é necessário reenviar. Necessitando então fazer um novo envio ao fornecer, para que este veja as alterações da necessidade. Ao enviar a necessidade “Altera”, o status muda para “Alteração enviada”. |
Aprovada | Este status indica que a necessidade já foi revisada e está aprovada para ser requisitada ao fornecedor. |
Atendida | Após receber a confirmação do atendimento pelo fornecedor, incluímos essa informação no sistema alterando o status para "Atendida". (Caso sua empresa utilize o MyDRAKE, neste momento os trabalhadores poderão acompanhar em seus apps a necessidade logística que o espera) |
Cancelada | Após receber a resposta do fornecedor referente cancelamento solicitado. |
Cancelada com pagamento | A solicitação foi cancelada, porém há valores a serem pagos mesmo assim. |
Cancelamento pendente | Indica que a necessidade só foi cancelada no sistema e ainda não foi comunicada o cancelamento ao fornecedor. |
Cancelamento Solicitado | O cancelamento foi enviado ao fornecedor. |
Confirmada | A necessidade está correta e pode ser requisitada para enviar ao fornecedor dar atendimento. |
Enviada | Comunicação com o fornecedor, garantindo que ele está ciente das necessidades para atendimento. |
Informada | Quando a necessidade acabou de ser gerada no sistema, mas ainda precisa ser confirmada com relação as informações (data, horário, origem, destino e etc.). |
Não atendida | Indica quando a necessidade foi solicitada, mas o fornecedor não a atendeu. |
NO SHOW | Indica que a necessidade foi atendida, mas por algum motivo o funcionário não a utilizou. |
Reembolsável | Quando há valores indevidos pagos a empresa fornecedora, informamos ao sistema para que esse valor possa ser reutilizado ou ressarcido. |
Requisitada | Após iniciar o processo de requerimento e salva-lo, mas não finalizar o requerimento enviando ao fornecedor. |
Reembolsada | Após utilizar o valor apontado no status "Reembolsável", o status será apontado como "Reembolsada". |
Utilizada | Quando o fornecedor sinaliza a efetivação do atendimento. |
2 - Permissions
Essa tela possui uma alta quantidade de permissionamentos de acordo com as features possíveis. Veja abaixo a lista das permissões e no que elas implicam:
Necessidades logísticas |
Rotina de controle das necessidades logísticas para todas as seções do Drake. Permite gerenciar de forma ampla e otimizar logísticas de diferentes origens.
Reativar necessidades logísticas |
Permite reutilizar uma necessidade logística que esteja no estado "Cancelada".
Inclusão múltipla de necessidades logísticas |
Permite selecionar mais de um trabalhador ao criar uma nova necessidade logística.
Dissociar necessidades logísticas |
Permite utilizar o botão "Dissociar" para desvincular necessidades que estejam agrupadas.
Confirmar necessidades logísticas |
Permite a utilização do botão "Confirmar", que confirma necessidades no estado "Informada", ou seja, valida uma logística criada manualmente pelo usuário ou pelo Drake.
Clonar necessidade logísticas |
Nos lugares onde se pode gerenciar as necessidades logísticas, permite utilizar o botão "Clonar", o qual replica a necessidade logística selecionada.
Cancelar necessidades logísticas |
Permite utilizar o botão "Cancelar" e todas as sub-opções.
Associar necessidades logísticas |
Permite utilizar o botão "Associar" para agrupar múltiplas necessidades em somente uma.
Alterar flag de pagamento de necessidade |
Permite utilizar a flag "pagar" nas necessidades logísticas, a qual informa se a logística será faturada ou não.
Alterar requisição logística aprovada |
Permite alterar programações logísticas após aprovação das mesmas.
Enviar necessidades logísticas |
Permite utilizar o botão "Enviar", responsável pelo envio de um e-mail contendo o formulário da requisição logística,
Alterar Permissão de Otimização de Necessidade Logística |
Permite marcar se a necessidade pode ser otimizada ou não.
Atender necessidades logísticas |
Permite utilizar o botão "Atender", onde o usuário poderá inserir os dados de atendimento manualmente. Normalmente usada para não fornecedores que não utilizam o iDRAKE Logistics.
Ignorar confirmação de transição de necessidade logística |
Sempre ao fazer uma edição em uma necessidade logística é mostrada uma caixa de diálogo perguntando se você realmente deseja altera-la, ao habilitar esse parâmetro as caixas não mais aparecerão.
Para conceder tais permissões, leia o artigo: Segurança - Configurar acesso
3. Entendendo a tela
Na tela "Controlar necessidade logísticas", será possível fazer o controle de tudo que diz a respeito das necessidades logísticas. Será possível, criar uma nova necessidade, realizar a associação ou dissociação das necessidades, informar um atendimento entre outras coisas que veremos mais à frente.
3.1 Acesse a tela "Controlar necessidades logísticas" pelo seguinte caminho: Tarefas > Logística > Controlar necessidades logísticas.
3.2 Feito o acesso, a tela será exibido uma tela como na imagem abaixo, onde estará listado todas as necessidades logísticas presentes no Drake com seus respectivos detalhes.
4. Filtros customizados
Para facilitar o trabalho do dia a dia podem ser criados filtros de acordo com a necessidade do atendente. Na mesma tela de controlar as necessidades logísticas, temos do lado esquerdo os filtros customizados.
4.1 Para adicionar um novo filtro, clique em Incluir.
5.2 Em seguida a seguinte tela será mostrada:
Preencha conforme o solicitado:
Nome: Nome do filtro.
Descrição: Campo para relatar algum detalhe do filtro.
Compartilhado: Se este parâmetro for marcado, o filtro customizado será compartilhado com todos os usuários do sistema, mas só o criador poderá editar o filtro.
5.3 Na aba Propriedades, clique em Incluir. A tela abaixo será apresentada:
Nesta janela serão definidos os filtros a serem utilizados, os mesmos devem ser preenchidos conforme a necessidade do atendente.
Propriedade: Selecione a propriedade desejada que será a base para o filtro ( Ex: Código, criador, destino, origem ... etc).
Operador: ( Ex: Contém, igual a, começa com, entre, igual, maior ... etc).
Negado: Quando se marca a opção negado, a opção nega a escolha do "Operador" acima. (Ex: Se em Operador foi selecionado o item Igual ou Contém, o filtro entenderá que será "Não Igual" ou "Não Contem".
Valor: Valor que será procurado pelo filtro. (Ex: Se foi selecionado o item Criador, Digite o nome do criador das necessidades).
5.4 Para finalizar, clique no botão "Salvar e fechar" até retornar a tela "Controlar necessidades logísticas".
6. Inclusão de uma nova necessidade logística
6.1 Ainda na tela "Controlar necessidades logísticas", clique em "Incluir" para criar uma nova necessidade.
6.2 Dado o clique em "Incluir", uma nova janela será exibida contendo as seguintes abas: "Necessidades logística" e "Pessoa".
Preencha os campos com as informações da necessidade conforme for solicitado.
CAMPO | DESCRIÇÃO |
|---|---|
Data | Data do início da necessidade. |
Fim | Data do fim da necessidade. |
Tipo | Define o tipo da necessidade (Transporte terrestre, transporte Aéreo, Hospedagem, etc). |
Subtipo | O Subtipo dependerá do que foi definido no campo tipo. (Ex: Foi definido como tipo "Transporte terrestre". Deverá então ser definido qual tipo de transporte terrestre será utilizado) |
Centro de custo | Centro de custo associado a necessidade. |
Conta contábil | Conta contábil associada a necessidade. |
Origem | Local de origem da necessidade. |
Destino | Local de destino da necessidade. |
Observação | Texto livre |
6.3 Na aba "Pessoas" informe o(s) participante(s) da necessidade. Para isto, selecione (marque) o(s) participante(s) desejado(s).
Feito isto, clique em "Salvar e fechar" para finalizar o procedimento de criação da necessidade.
7. Confirmando uma necessidade logística
Após a criação da necessidade a mesma deverá ser confirmada. Esse procedimento indica que os dados da necessidade estão corretos e a mesma pode ser requisitada para enviar ao fornecedor dar atendimento.
Para confirmar uma necessidade, selecione a necessidade a ser confirmada e clique em "Confirmar".
Feito isto, a mesma passará para o estado "Confirmada".
8. Cancelando uma necessidade
O Cancelamento de uma necessidade será possível através do botão “Cancelar”. Junto deste mesmo botão teremos outras opções referentes ao mesmo assunto.
Cancelar: Indica que a necessidade será cancelada no sistema e ainda não foi comunicada o cancelamento ao fornecedor. Feito isto o estado da necessidade passará para "Cancelamento Pendente":
Solicitar: Envia uma solicitação de cancelamento junto ao fornecedor. Feito isto o estado da necessidade passará para "Cancelamento Solicitado".
Após receber a resposta do fornecedor referente cancelamento solicitado, o usuário terá as seguintes opções:
Confirmar e não pagar: Quando a necessidade é cancelada completamente e não gera custos para a empresa.
Confirmar e pagar: Quando a necessidade é cancelada, mas gera custos para a empresa.
Ao clicar em "Confirmar e pagar" a flag "Pagar" presente nos detalhes da necessidade será automaticamente preenchida.
A função desta flag é informar se a logística será faturada ou não.
Atendimento: Quando o atendimento é cancelado pelo fornecedor.
No Show: Indica que a necessidade foi atendida, mas por algum motivo o funcionário não a utilizou.
Se desejar reativar a necessidade após o cancelamento, clique em "Reativar". Feito isto, confirme a reativação da mesma.
Após o procedimento a necessidade retornará para o estado "Confirmada".