Objeto de permissão para tela de contratos

Manter Contrato

1. Acessar tela de contratos

CADASTRO > TROCA DE TURMAS > CONTRATOS > CADASTRO

2. Criar contrato

Na tela de contratos, e clique no botão de criar.

O sistema exibirá uma diálogo com dois modelos para criação do contrato.

Opção 1: Em branco - O contrato será criado apenas com título informado.

Opção 2: Contrato existente - O novo contrato será criado com algumas informações do contrato selecionado.

Após a seleção da opção desejada e preenchimento das informações, o usuário será redirecionado para tela de formulário do contrato.

2.1 Criar novo contrato em branco

Cria um contrato com as seguintes informações:

1. Título

2. Idioma (Valor padrão: Português)

3. Dia da geração da medição (Valor padrão: 1)

4. Dia do fechamento da medição (Valor padrão: 31)

2.2 Criar novo contrato por um contrato existente no sistema

Ao selecionar essa opção, será necessário informar qual o contrato existente servirá de referência para criação do novo contrato.

O novo contrato será criado com as seguintes informações:

1. Título

2. Idioma (Será utilizado o mesmo valor do contrato de referência)

3. Dia da geração da medição (Será utilizado o mesmo valor do contrato de referência)

4. Dia do fechamento da medição (Será utilizado o mesmo valor do contrato de referência)

5. Índice de reajuste (Será utilizado o mesmo valor do contrato de referência)

6. Moeda (Será utilizado o mesmo valor do contrato de referência)

7. Fornecedor (Será utilizado o mesmo valor do contrato de referência)

8. Itens do contrato (Todos os itens do contrato de referência)

3 Tela de formulário de contrato

A tela de contrato está organizada em seções, onde cada uma delas possui determinadas informações do contrato, que poderão ser editadas individuamente de acordo com o nível de permissão do usuário.

3.1 Informações da tela do contrato

3.1.1 Topo da tela

• Botão de acesso aos boletins de medição: Esse botão abrirá uma nova aba no navegador que listará os boletins de medição do contrato.

3.1.2 Dados do contrato vísiveis e menu lateral

• Dados do contrato que ficarão sempre vísiveis:

  • Título do contrato

  • Código do contrato

  • Número do contrato

  • Número externo do contrato

  • Data da próxima geração automática (Caso a geração automatica de boletim esteja ligada)

• Menu de navegação para transitar entre as seções do contrato.

3.2 Seção: Dados Básicos

Informações básicas referente ao contrato, como códigos, período de vigência e outras informações pertinentes.

• Fornecedor: Empresa que está fornecendo os produtos/serviços desse contrato.

• Entidade: Entidade que recebera os serviços do contrato.

• Número: Representa o número do contrato que é usado pelo fornecedor.

• Número externo: Representa o número do contrato que é usado pela entidade.

• Início e Fim de vigência: Período de validade do contrato.

• Próximo reajuste: Data para controle interno que indica quando próximo reajuste deve ser aplicado.

• Prorrogação: Data para a extensão do período de contrato, caso seja informado, o período de validade do contrato é considerado pelo data de ínicio e data da prorrogação, ignorando a data de fim da vigência.

• Idioma: Indica o idioma será utilizado para formatar as datas e os comentários gerados pelo sistema ao criar os boletins de medição.

3.3 Seção: Orientações

É possível criar orientações para a serem seguidas no contrato. As orientações podem ser reordenadas após adicionadas, de acordo com a preferência do usuário.

3.4 Seção: Medição

Essa seção é possui as informações utilizadas pelo sistema para gerar os boletins de medição.

3.4.1 Gerar boletim de medição automaticamente

Indica que o sistema irá gerar boletins de medição automaticamente baseados nos parâmetros de geração disponíveis na seção, tais como: Tipos de agrupamentos, Dia da geração da medição, Dia do fechamento da medição, entre outros.

3.4.2 Dia da geração da medição

Dia indicado para que seja gerado o boletim a cada mês.

3.4.3 Dia do fechamento

Dia indicado para fechar a medição de um boletim.

3.4.4 Regras de agrupamento

Essa subseção permite configurar como os boletins de medição serão gerados, colocando em cada boletim os itens de acordo com o tipo de agrupamento definido. Sendo assim, é possível agrupar por centro de custo e ordem de compra.

• Centro de custo: Serão gerados boletins para cada centro de custo presente nos itens do contrato. (No caso de haver itens sem rateio, será criado um boletim sem centro de custo contendo tais itens)

• Ordem de compra: Serão gerados boletins para cada ordem de compra presente nos itens do contrato. (No caso de haver itens sem ordem de compra, será criado um boletim sem ordem de compra contendo tais itens)

3.5 Seção: Itens do contrato

Essa seção lista os itens do contrato, permitindo manipula-los e incluir reajustes únicos ou múltiplos.

3.5.1 Modalidade

A modalidade do item pode ser definida pelas opções (Fixo/Medição).

Quando a modalidade for “Fixo”, o campo de “Quantidade Fixa” será exibido e deverá ser preenchido.
Essa quantidade fixa será utilizada na geração do boletim como quantidade a ser calculada ao aplicar a cobrança do item em um boletim de medição, caso a quantidade miníma contratada seja maior que a quantidade fixa, então a quantidade mínima contratada será utilizada no lugar da quantidade fixa.

Quando modalidade for “Medição” deverá ser preenchido o medidor que será utilizado para estabelecer a quantidade a ser cobrada no boletim de medição. No entanto, como essa funcionalidade ainda não foi implementada, a quantidade utilizada no boletim é 1.

3.5.2 Recorrência

A recorrência do item pode ser definida pelas opções (Por Demanda/Única/Mensal/Semestre/Anual).

Quando a recorrência for “Por demanda”, o item não será incluído ao gerar o boletim de medição, sendo sempre necessário incluir o mesmo de forma manual através da importação.

Quando a recorrência for “Única”, o item somente será incluído uma única vez ao gerar um boletim de medição, caso já tenha sido incluído em algum boletim anteriormente, o item não será incluído nos demais boletins gerados.

Quando a recorrência for Mensal/Semestral/Anual, seguirá a seguinte regra:

1. Mensal (item será incluído todo mês)

2. Semestral (item será incluído uma vez a cada semestre)

3. Anual (item será incluído uma vez a cada ano)

3.5.3 Unidade de medição

A unidade de medição é um tipo que descreve uma classificação para quantificar. Com relação aos itens de contrato, esse tipo indica a classificação da quantidade dos itens dentro do contrato, como: licença de acesso, relatórios, veículos e entre outros.

3.5.4 Forma de rateio

A Forma de rateio do item pode ser definido pelas opções (Nenhum/Porcentagem).

Quando a forma de rateio for “Nenhum”, o item sempre será inserido de forma integral no boletim de medição.

Quando a forma de rateio for “Porcentagem”, deverá ser definido o rateio do item por centro de custo atráves da aba “Rateio”, que está disponível somente quando selecionada a opção porcentagem for selecionada.

O rateio de um item será usado para dividir o total de cobrança do mesmo em centros de custo.

Quando um item está sendo rateado em centros de custo, será obrigatório definir rateios até que a soma das porcetagens complete 100%.

Caso o contrato tenha uma entidade selecionada, somente será possível aplicar centros de custo que sejam vinculados a mesma no rateio.

No exemplo abaixo quando for gerado um boletim serão adicionadas 2 cobranças em relação ao item do contrato, sendo elas uma cobrança de 40% para o centro de custo RH e 60% para o centro de custo Logística, correspondente ao valor total do item.

3.5.5 Ordem de compra

Para definir uma ordem de compra em um item é necessário que o contrato tenha uma entidade, onde será possível selecionar uma ordem de compra existente ou cadastrar uma nova vinculada a entidade, caso o contrato não possua uma entidade vinculada, a opção de ordem de compra estará bloqueada.

3.5.6 Preço de cálculo

Existem duas opções de preço de cálculo (Valor por unidade, Tabela de preços), sendo obrigatório a escolha de uma delas e o preenchimentos das suas respectivas informações.

Ao selecionar a opção “Valor por unidade”, a cobrança efetuada no boletim de medição irá considerar o maior das quantidade entre os campos “Quantidade fixa” e “Quantidade mínima contratada”. E irá multiplicar pelo valor definido no campo “Valor por unidade”.

Ao selecionar a opção “Tabela de preços”, a cobrança efetuada boletim irá considerar faixa de preço a qual a quantidade do item se encaixa.

Por exemplo, considerando que a quantidade do item seja 18, ele se equandra na seguinte faixa de preço:

Mínimo: 11 / Mínimo apurado: 15 / Máximo: 20 / Valor unitário: 45,00

Consequentemente, quando a cobrança for incluída no boletim de medição, será feito o seguinte cálculo para ter o total do item:

Outro exemplo, considerando que a quantidade do item seja 21, ele se equandra na seguinte faixa de preço:

Mínimo: 21 / Mínimo apurado: 25 / Máximo: 30 / Valor unitário: 42,00

Observação caso a quantidade do item não se enquadre em nenhuma faixa de preço ao incluir a cobrança no boletim, será considerado a faixa de preço mais próxima a quantidade do item.

3.5.7 Reajuste

Para adicionar um reajuste, é possível adiciona-lo a um item específico ou multiplos itens.

Na primeira etapa de adicionar um reajuste é obrigatório definir:

1. Data do reajuste (Deve ser uma data dentro da vigência do contrato)

2. Índice de reajuste

3. Alíquota aplicada

4. Alíquota Apurada

Na segunda etapa será mostrado o resumo com o resultado da alíquota aplicada de cada item.

Caso a opção (salvar e aplicar) seja escolhida, será criado um reajuste e o valor do item de contrato será atualizado.

Caso a opção (salvar sem aplicar) seja escolhida, será criado um reajuste e o valor do item de contrato não será atualizado, mantendo o mesmo valor de antes da aplicação do reajuste.

Os reajustes podem ser vizualizados tanto no card de item de contrato quanto na aba Reajustes ao editar um item de contrato.

3.5.8 Histórico de reajuste

Toda criação de reajuste possui um histórico. Esse histórico pode ser visualizado ao editar um item de contrato no ícone.

3.6 Seção Funções - PRECISA MELHORAR ESSA EXPLICAÇÃO

Seção onde deverão ser incluídas as funções para este contrato.

3.7 Seção Unidades Operacionais - PRECISA MELHORAR ESSA EXPLICAÇÃO

Seção onde deverão ser incluída as Unidades operacionais pertencentes a este contrato. Para isto, no botão de adicionar e depois selecione (marque) a Unidade desejada. Ao finalizar, clique em Salvar.

3.8 Seção Centros de custo - PRECISA MELHORAR ESSA EXPLICAÇÃO

Seção onde deverão ser incluído os centros de custo responsáveis por esse contrato. Para isto, clique em no botão de adicionar e depois selecione (marque) a Unidade desejada. Ao finalizar, clique em Salvar.

3.9 Seção: Acordo de desconto

Essa seção é onde são definidos os descontos que serão aplicados a um item específico do contrato ou ao contrato como um todo.

3.9.1 Acordo aplicado ao item/contrato

Quando o acordo de desconto for aplicado a um item de contrato específico, o item deve ser vinculado ao cadastrar o acordo de desconto. Caso contrário o acordo pertencerá ao contrato como um todo.

3.9.2 Unidade do acordo de desconto

A unidade do desconto pode ser valor ou porcentagem, quando escolhida a opção “Valor”, deverá ser definido um valor fixo para o desconto, e quando for “Porcentagem”, o valor será calculado em cima do valor total do item de contrato.

3.9.3 Vigência do acordo de desconto

Um acordo de desconto se encontra vigênte quando a data atual está dentro do período de início e fim do acordo de desconto.

3.10 Seção: Anexos

Nesta seção são incluídos os anexos vinculados ao contrato

3.11 Seção: Comentários

Qualquer usuário que possua permissão de acesso ao recurso “Manter Contrato”,poderá vizualizar todos os comentários referente ao contrato.

O usuário poderá criar/editar/excluir somente comentários que pertencem ao mesmo.