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. IntroduçãoCom esta ferramenta, é possível criar e gerenciar treinamentos presenciais, assim como, acompanhar e controlar todo o fluxo dos mesmos. Essa função é uma indicação do sistema com base na tabela de "Necessidades Individuais" (Tarefas - Necessidades individuais) sobre os "Cursos" (Cadastros - Cursos) indicados, desde que estes sejam do tipo "Presencial". Aqui é possível enviar automaticamente o curso para os trabalhadores apontados com pendência de qualificação. Após o usuário acionar o envio dos treinamentos, o sistema envia uma notificação a empresa prestadora do serviço de qualificação, onde enviará o curso ao trabalhador. O trabalhador terá um prazo determinado para realizar o curso, caso não conclua o curso dentro do prazo, a pendência voltará a ser alertada aqui.
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2. Permissão de acesso
Para ter acesso a essa funcionalidade, a permissão "Manter treinamento" deverá ser concedida aos perfis responsáveis por operar e controlar a funcionalidade.
Caso deseje incluir participantes com programação em conflito, a permissão "Incluir participante com alerta em treinamento" deve ser concedida.
A permissão "Incluir participante com bloqueio em treinamento", permite a inclusão de trabalhadores com bloqueios em um treinamento.
A permissão "Iniciar treinamentos com bloqueio", permite utilizar o botão "Iniciar" mesmo que algum treinando esteja com bloqueio.
A permissão "Retornar estado treinamento", permite utilizar o botão "retornar" para retornar o treinamento para estados anteriores ao atual.
A permissão "Aprovar treinamento", permite utilizar o botão "Aprovar" para aprovar a turma planejada.
Para conceder tal permissão, leia o artigo: Concedendo permissões de acesso
3. Acesso
3.1 Acesse a tela de Treinamentos pelo seguinte caminho: Tarefas > Treinamentos > Treinamentos.
3.2 Feito o acesso, a tela "Treinamentos" será exibida. Esta tela exibe todos os treinamentos existentes com seus respectivos detalhes e estados.
4. Criando um Treinamento
4.1 Para incluir um novo treinamento, clique em "Incluir".
4.2 A tela para inclusão será exibida. Preencha os campos com as informações básicas do treinamento em questão, como o curso, o fornecedor, início e fim, etc.
Caso seja um treinamento interno da empresa, marque a flag "Interno".
Observação: É importante informar o número de vagas para incluir os colaboradores na aba de Treinandos.
Observação: Antes de inserir os participantes, é necessário informar os detalhes do treinamento e clicar em "Salvar".
4.3 Na aba "Detalhes", preencha os campos necessários e para finalizar, clique em "Salvar".
Caso a entidade (Escola) forneça o transporte do treinando (do hotel ou residência para o treinamento/ do treinamento para o hotel ou residência), a flag "Entidade provê transporte" deverá ser marcada, caso o contrário, o Drake entenderá que será preciso criar as necessidades de ida e volta do treinando do hotel para o treinamento.
Observação: É de grande importância que o endereço do treinamento, horário inicial e final de cada dia, sejam informados corretamente.
4.4 Na aba "Treinandos", deverá ser feito a inclusão dos participantes do treinamento. Clique em "Incluir" para realizar tal procedimento.
4.5 A janela para realizar a inclusão do treinando será exibida. Faça um filtro para uma maior facilidade na localização dos trabalhadores.
Observação: O Drake permite localizar os funcionários com necessidades de treinamento das mais diversas formas, restringindo a exibição de profissionais que estejam embarcados no período ou até mesmo com algum tipo de restrição. Para isto, clique em "Apenas sem restrições".
Após informar as propriedades da necessidade e em seguida, clicar no botão filtrar, serão exibidos os colaboradores de acordo com o perfil traçado no filtro. Caso haja alerta ou bloqueio, será exibido na coluna de Posição.
4.6 Selecione os trabalhadores desejados. Feito isso, clique em "Salvar".
4.7 A terceira aba é a de "Necessidades logísticas", onde será possível visualizar e inserir (caso necessário) as necessidades logísticas pertinentes para que o treinamento ocorra, como transporte dos treinandos, hospedagem, etc.
No momento da inclusão dos treinandos, o Drake tomará como referência o endereço de contratação dos mesmos e o endereço da escola certificadora e fará uma busca pelos trajetos já cadastrados no sistema entre esses dois pontos. Essas necessidades serão criadas e exibidas nessa aba.
4.8 Caso seja necessário a inclusão de uma necessidade, clique em "Incluir".
4.9 Uma nova janela será exibida. Preencha os campos conforme solicitado e informe o treinando que irá utilizar essa necessidade.
Observação: Se porventura a duração do treinamento for maior que um dia, clique no botão "Todos os dias" para que a necessidade seja repetida nos demais dias do treinamento.
4.10 Finalize a inclusão de necessidades clicando em "Salvar e fechar".
Observação: Após a criação das necessidades logísticas para o treinamento, seja de forma automática pelo Drake ou manual, os procedimentos como confirmação da necessidade, possíveis associações, requisição da mesma, ainda deverão ser realizados.
4.11 A quarta aba é a de "Ausências", onde será informado (caso necessário) uma ausência para os participantes do treinamento. Para informar uma ausência, basta clicar em "Incluir".
4.12 A aba "Observações", é o campo onde poderá inserir qualquer observação pertinente ao treinamento.
4.13 Após a inclusão de todas as informações, é só salvar clicando novamente em Salvar.
5. Aprovando um treinamento
5.1 Após a criação do treinamento, o mesmo deverá ser aprovado pelo responsável, para que haja prosseguimento no fluxo do treinamento. Para realizar essa aprovação, clique em "Aprovar".
Observação: Para realizar esta ação será necessário possuir a permissão: "Aprovar treinamento"
6. Iniciando um treinamento
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Há uma automação capaz de alterar o status das turmas de treinamento de “inscrito” para “iniciado” quando chega o dia da data informada no campo “início”, dentro da turma de treinamento. Caso queira ativar o status “Inicializador de treinamentos”, o mesmo fica na tela Configurações → Parâmetros → Automação → Configurações de Serviço. |
6.1 Após "Aprovar", será preciso realizar o procedimento de confirmação do treinamento. A confirmação do treinamento será feita automaticamente após a notificação de todos os treinandos.
Observação: Para saber como notificar os treinandos, leia o artigo: Parâmetros - Configurações de serviço "Notificador de Matriz de Treinamento"
6.2 Após notificar todos os treinandos, a opção de inscrição da turma será habilitada. Agora deve ser feito a sinalização da inscrição da turma junto a instituição certificadora. Para realizar tal ação, basta clicar em "Inscrever".
6.3 Dado o clique em "Inscrever", o treinamento passará para o estado "Inscrito", o botão "Iniciar" já será liberado e o treinamento já poderá ser iniciado.
6.4 A partir do início do treinamento, tal ação deverá ser confirmada no Drake. Para isto, basta clicar em "Iniciar".
6.5 Em seguida, o curso passará para o estado iniciado e o botão "Concluir" já estará liberado.
Observação: O treinamento só será iniciado se não houver bloqueios. Caso haja bloqueios, só será possível iniciar o treinamento com a posse da seguinte permissão: "Iniciar treinamentos com bloqueio"
7. Finalizando um treinamento
7.1 Após a conclusão do treinamento, informe ao Drake, para que o mesmo seja finalizado. Para isto, clique em "Concluir".
7.2 Após o clique em "Concluir", o curso passará para o estado "Cursado" e automaticamente os certificados do curso em questão serão gerados e listados na tela de certificados.
8. Estados do treinamento
9. Reversão de estado
Se por algum motivo, um treinamento foi concluído, iniciado ou inscrito de forma equivocada, será possível retornar o treinamento para estados anteriores ao atual.
9.1 Para realizar esse retorno, basta clicar em "Retornar".
10. Cancelando um treinamento
10.1 Se por algum motivo o treinamento tenha que ser cancelado, basta clicar no botão "Cancelar", exceto nos treinamentos já finalizados.
10.2 Feito isto, uma nova janela será exibida. Informe uma justificativa para cancelar o treinamento e se o mesmo será reagendado e para qual data será reagendado.
10.3 Em seguida, clique em "Ok".
11. Realizando alterações em um treinamento
Todo esse processo citado acima, será feito em partes e em alguns casos em momentos distintos. Em um momento ele será planejado, em outro ele será inscrito junto a certificadora, e assim até sua conclusão.
Por isso, sempre que houver a necessidade de alterar um detalhe em um treinamento ou dar sequência ao fluxo do mesmo, o procedimento de acesso deverá ser repetido (Tópico 3.1).
11.1 Já na tela "Treinamentos", utilize a barra de filtros para localizar o treinamento em questão. Em seguida, dê um clique no treinamento desejado.
11.2 Feito isto, a tela com as informações do treinamento será exibida. Altere os detalhes que desejar ou dê continuidade a todo o fluxo do treinamento.
12. Integração com o eSocial
12.1 O eSocial é o novo sistema de banco de dados do Governo Federal que irá receber informações sobre os eventos que ocorrem dentro das empresas. "Na prática, as empresas terão que enviar periodicamente, em meio digital, as informações para a plataforma do eSocial. Todos esses dados, na verdade, já são registrados, atualmente, em algum meio, como papel e outras plataformas online. No entanto, com a entrada em operação do novo sistema, o caminho será único. Todos esses dados, obrigatoriamente, serão enviados ao Governo Federal, exclusivamente, por meio do eSocial Empresas." - Como o próprio site descreve em www.portal.esocial.gov.br
O DRAKE trabalha a partir de agora com a função de eSocial integrada em seus treinamentos. Para mais informações, acesso o artigo: eSocial Treinamentos
12.2 Seja adicionando um novo treinamento, ou editando algum já existente, a aba "eSocial" irá aparecer.
Para editar um treinamento cadastrado, clique duas vezes com o botão esquerdo sobre um dos treinamentos listados.
Para criar um cadastrar um novo treinamento, clique sobre o ícone "
" e adicione um novo.
Tipo no eSocial - Essa propriedade precisa ser preenchida de acordo com especificação do curso, podendo ser:
Eventual
Inicial
Nenhum
Outros
Periódico
Reciclagem
12.3 Ainda na janela de Treinamento, tente-se para dois itens na aba de "Detalhes".
Instrutor - É possível selecionar apenas trabalhadores cadastrados como instrutor, como citamos no 5º item deste tutorial.
- Introduction
With this tool, is possible to create and manage in person trainings, such as follow-up and control its flows. This functionality is a system indication based on the table from “Personnel Requirements“ regarding the indicated courses. Here is possible to send automatically the course to the defined workers with pending qualification. After the user send the trainings, the system sends a notification to the entity to provide the qualification service.
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2 - Permissions
To access this page, the option "Maintain training" must be granted to the responsible profiles for controlling the functionality.
To add workers with conflicts on the schedule, the permission “Add worker with training alert“ must be granted.
The permission “Add worker with training block“ allows to add blocked participants on training.
The permission “Start blocked trainings“ allows to use the button “start“ even if an attendee is blocked.
The permission “Return training status“ allows to use the button “Return“ to go back to the previous status.
The permission “Approve training“ allows to use the button “Approve“ to approve the planned crew.
To grant such permission, read the article: Granting Access Permissions.
3 - Access
3.1 Go to the page “Training“ by following the menu: Tasks > Training > Training.
3.2 The page “Training“ will be displayed containing all listed trainings.
4 - Adding a new training
4.1 To include a new training, click on the button “Add“.
4.2 The page to add a new training will open. Fill the fields with the basic information of the training, such as course, suppplier, start, end, etc.
If this is an Internal training, select the option “Training is Internal?“
Attention: It is important to include the number of available slots to add the workers on the tab “Trainees“
Attention: Before adding the participants is necessary to click on “Save“ after filling the header information.
4.3 On the tab “Details“, fill the necessary fields and to finish, click on “Save“.
If the entity (Training Center) provides transportation (from hotel/home to the course local and reverse), the option “Entity provides transportation“ must be selected, otherwise, Drake will understand that will be necessary to create the logistics need from home/hotel from/to the training center.
Attention: It is highly important that the training local address, start and end time are correctly informed.
4.4 On the tab “Trainees“, must be added the participants of the course. Click on “Add” to proceed with this part of the process.
4.5 The window to add trainees will be displayed. Filter it based on the Qualification Matrix to find the workers.
Attention: Drake allows to search for employees with qualification requirements in many ways, restricting it to embarked workers in the period or with limitations. To do so, check the option “Not Restricted Only“.
After setting the requirements properties, click on the button “Filter“ and will be displayed the workers according to the profile set on the filter. If there is alert or block, will be displayed on the column “Position“.
4.6 Select the workers and click on “Save“ to finish.
4.7 The third tab is for “Logistic Needs“, where is possible to view and add (if necessary) the logistics needs for the training, such as transportation, hotels, etc.
When adding the trainees, Drake will use the hiring address for the workers and the entity address registered on the system and will search for paths between these two places. These needs are created and displayed in this tab.
4.8 If necessary to add a logistic need, click on “Add“.
4.9 A new window will be displayed. Fill the fields as requested and select the workerthat will use this need.
4.10 Click on “Save and Close“ to finish
Attention: After creating the logistics needs for training, whether it is automatically or manual on Drake, the process such as logistics confirmation, association or requests will be necessary to perform normally.
4.11 Tyhe fourth tab is “Absences“, where will be informed (if necessary) the trainees that did now show up for training. To add a new absence, click on “Add“.
4.12 The tab “Comments“ - General -, is the field where can be included any information regarding the training.
4.13 After adding all the information is necessary to save again, by clicking on “Save“.
5 - Approving a Training
5.1 After creating the training, it must be approved by the responsible, in order to proceed with the training flow. To perform this action, click on “Approve“.
Attention: To perform this action, the permission “Approve training“ is necessary.
6 - Starting a Training
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There is an automation capable of changing the training class status from “Registered“ to “Started“ when the informed date arrives on the field “Start (date)“, on the training class. If the “training initiator“ needs to be enabled, it can be found on the page Configuration > Parameters > Automation > Service configurations. |
6.1 After “Approved“ is necessary to proceed with the confirmation process The confirmation of the training will be automatically done after notifying all the mrmbers.
Attention: To know more about how yo notify training, go to: Parameters - Service setting: "Training Matrix Notifier"
6.2 After notify all the members, the registration option will be available to click. Now must be informed the registration of the class to the entity of the course. To perform this action, click on “Register“.
6.3 After clicking on “Register“, the training will change to status “Registered“ and the button “Start” will be available to click.
6.4 To confirm on Drake this training is started, click on the button “Start“.
6.5 The training will change status to “Started“ and the button “Finish“ will be available.
Attention: The training will be started only if there are no blocks. If there is a member with restrictions, will be allowed to start only if the user has the permission "Start blocked trainings"
7 - Finishing a Training
7.1 After finishing the training, the user must inform to Drake. To perform this action, click on the button “Finish“.
7.2 After finishing, the course will be changed to the status “Completed“ and automatically the certificates of the course will be generated and listed on the page “Certificates” (Tasks - Certificates).
8 - Training Statuses
9 - Returning Training Status
If for any reason, a training is wrongly completed, started or registered, it is possible to return to the previous status.
9.1 To perform this return, click on “Return“.
10 - Cancelling a Training
10.1 If for any reason, a training needs to be cancelled, it is possible by clicking in the button “Cancel“, except for finished trainings.
10.2 Done this, a new window will be displayed. Inform a reason for the training cancellation and if rescheduled, which date it will be moved to.
10.3 To confirm, click “Ok”
11 - Performing Changes on a Training
All the process mentioned above will be partly performed and in few cases, in distinct moments, as well. On an instant it will be planed, on other it can be registered to the training center, and so, until its conclusion.
Thus, whenever it is necessary to change any detail or follow the sequence of its flow, will be necessary to repeat the access procedure (Topic 3.1).
11.1 On the page “Training“, use the search bar to find the corresponding training. Next, lick above the chosen option.
11.2 The page with training information will be displayed. Change the details if necessary or proceed with the training flow.
