1. Introdução

O gerenciador de documentos permite ao usuário um amplo controle dos documentos de um determinado trabalhador. Essa tela funciona como um diretório onde é possível vincular arquivos a trabalhadores e até mesmo compartilhar com eles, caso possuam MyDRAKE.

2. Permissão de acesso

Para ter acesso a essa funcionalidade, não é necessário ter um permissão específica, porém os documentos são disponibilizadas através de 3 formas:

• Tipo de documento;

• Pasta;

• Permissão: “Visualizar documentos”;

Para exemplificar tais permissões e níveis de acesso, temos os seguintes exemplos:

Caso 1:

O usuário A possui apenas permissão de “Visualizar documentos”, então o mesmo poderá visualizar apenas documentos sem pasta, ou seja, documentos na raiz, e independente se possui permissão no “Tipo de documento”.

Caso 2:

O usuário B possui apenas permissão no tipo de documento “ASO“ , então o mesmo poderá visualizar apenas documentos sem pasta e do tipo de documento “ASO”.

Caso 3:

O usuário C possui permissão no tipo de documento “RG“ e na pasta “Meus documentos“, então o mesmo poderá visualizar documentos na pasta “Meus documentos”, e seus respectivos documentos, independente do tipo de documento. E também, poderá visualizar os documentos do tipo “RG” e sem pasta.

Caso 4:

O usuário D possui permissão no tipo de documento “RG“, na pasta “Meus documentos“ e permissão de “Visualizar documentos”, então o mesmo poderá visualizar todos os documentos do exemplo.

Níveis de acesso

Os níveis de acesso dos documentos são baseados no Tipo de documento ou na Pasta, ou seja, para criar, editar e excluir um documento, o usuário deve possuir tal permissão.

O exemplo acima lhe concede o entendimento de como funciona o acesso de leitura dos documentos, o qual não depende apenas do tipo do documento ou da pasta. Portanto, a permissão de “Visualizar documentos” não irá conceder os níveis de criação, edição e exclusão.

• Criar documento

Para criar um documento de um tipo específico, o usuário deve possuir a permissão de “Escrita”. Com isso, todos os campos estarão disponíveis para preenchimento.

Após a criação do mesmo, o usuário deverá possuir a permissão de “Modificar” para editar os campos do documento.

Caso o tipo de documento possua o campo “Pasta”, as opções disponíveis serão correspondentes ao permissionamento de “Escrita” na pasta.

• Editar documento

Para editar um documento, o usuário deve possuir a permissão para visualizar tal documento, seguindo as regras exemplificadas acima, e a permissão de “Modificar” no tipo de documento. Essa permissão irá permitir a edição todos os campos do documento.

Caso o documento possua o campo “Pasta”, a troca ou remoção do documento da pasta será de acordo com a permissão de “Modificar” e “Excluir” da pasta, respectivamente.

• Excluir documento

Para excluir um documento, o usuário deve possuir a permissão para visualizar tal documento, seguindo as regras exemplicadas acima, e a permissão de “Excluir” no tipo de documento e/ou na pasta.

Para conceder tais permissões, leia o artigo: Concedendo permissões de acesso

3. Acesso

3.1 Acesse a funcionalidade pelo seguinte caminho: Tarefas > Documentos > Manter documentos.

Open

3.2 Feito o acesso, a tela "Documento" será exibida.

Open

4. Localização de documentos

4.1 Utilize os filtros de pesquisa para localizar os documentos desejados. Quanto mais filtros informados, mais específico será o resultado da consulta.

Preenchidos os campos conforme a necessidade, clique em "Buscar" para que os documentos sejam localizados.

4.2 Após o clique em "Buscar", os documentos encontrados com base nos filtros aplicados serão exibidos.

5. Inclusão de um novo documento

5.1 Para incluir um novo documento, clique no botão de "Inclusão".

5.2 Será aberto um modal onde deverá ser escolhido o tipo do documento a ser inserido, dentre os tipos de documentos cadastrados no sistema.

5.3 Em seguida, preencha os campos de acordo com o documento a ser inserido. Diferentes tipos de documentos podem possuir diferentes campos, obrigatórios ou não.

No exemplo, foi selecionado o tipo de documento ASO/Occupational Health, que possui os campos:

• Trabalhador: Nome do trabalhador ao qual o documento pertence.

• Qualificação: Qualificação concedida pelo documento.

• Data de emissão: Data de emissão do documento.

• Data de validade: Data de validade do documento.

• Pessoa responsável: Pessoa responsável pela execução do ASO.

• Lugar: Local de execução do ASO.

• Comentários: Comentários adicionais.

• Apto: Campo que indica se o trabalhador está ou não apto para o trabalho.

• Pasta: Pasta onde documento será adicionado.

5.4 Será possível, ainda, anexar um arquivo ao documento em questão. Para isto, arraste o documento até o quadro indicado na tela ou dê um clique no mesmo e selecione o arquivo desejado.

5.5 Inseridos os dados do documento, com a inclusão ou não de anexos, clique em "Salvar" para finalizar e confirmar a inclusão.

5.6 Em seguida, o documento já será listado junto com os demais documentos do respectivo trabalhador.

6. Realizando alterações no documento

6.1 Para alterar dados de um documento, basta dar um duplo clique no documento desejado.

6.2 Será aberto um modal contendo os dados atuais do documento.

6.3 Faça as alterações desejadas e clique em "Salvar".

6.4 As alterações salvas serão aplicadas ao documento.

7. Alteração do tipo de documentos

7.1 Para realizar a alteração do tipo de um ou mais documentos, basta seleciona-los e clicar em "Alterar tipo de documento".

7.2 Será aberto um modal para seleção do tipo de documento de destino.

Após selecionado o tipo de documento de destino, clique em “Continuar“ para seguir para a próxima etapa.

7.3 Na segunda etapa, devem ser mapeados os campos do tipo de documento de origem para o tipo de destino. Isso será feito arrastando os campos do tipo de origem (coluna da esquerda) para o tipo de destino (coluna da direita). Esse mapeamento definirá como será feita a cópia dos dados entre os dois tipos.

Após concluído o mapeamento dos campos, clique em “Continuar“ para seguir para a próxima etapa.

7.4 Se algum campo do tipo de documento de destino não foi mapeado na etapa 2, ele poderá ser preenchido com um valor padrão na etapa 3. Nesse caso, todos os documentos selecionados para alteração de tipo terão este campo preenchido com o valor padrão definido aqui.

Após o preenchimento dos campos adicionais, clique em “Continuar“ para seguir para a próxima etapa.

7.5 A etapa 4 consiste em um resumo das escolhas feitas, para confirmação. Aqui serão apresentadas as ações a serem executadas para cada campo durante a alteração de tipo.

Se necessário, utilize o botão “Voltar“ para fazer alterações nas etapas anteriores. Do contrário, clique em “Confirmar“ para executar a alteração de tipo de documento.

7.6 Após confirmar, será aberta uma janela flutuante do Gerenciador de requisições, indicando que a alteração de documentos está sendo executada em segundo plano. Quando concluída, clique no botão “Atualizar consulta“ para atualizar a lista de documentos, onde constarão os documentos alterados.

8. Remoção de documentos

8.1 Para realizar a remoção de um ou mais documentos, basta seleciona-los e finalizar clicando em "Remover".

8.2 Será aberto um modal solicitando a confirmação da remoção dos itens selecionados. Para prosseguir com a remoção, clique em “Confirmar“.

Em seguida, os documentos selecionados serão removidos do sistema. 

9. Alteração da data de validade dos documentos

9.1 Para realizar a alteração da data de validade dos documentos, basta seleciona-los e clicar em "Alterar data de validade".

9.2 Será aberto um modal para selecionar a forma de alteração.

Após selecionado o modo de alteração, clique em “Continuar“ para seguir para a próxima etapa.

9.3 Na segunda etapa, será exibido um resumo do que será realizado de acordo com o modo de alteração selecionado na etapa anterior.

9.4 Na última etapa, será solicitado a confirmação de alteração da data de validade dos documentos selecionados. Para prosseguir, clique em “Confirmar“.

Após confirmar, será aberta uma janela flutuante do Gerenciador de requisições, indicando que a alteração da data de validade está sendo executada em segundo plano. Quando concluída, clique no botão “Atualizar consulta“ para atualizar a lista de documentos, onde constarão os documentos alterados.

• Se todos os documentos gerarem erros, a requisição irá indicar falha no gerenciador de requisições;

• Se pelo menos um documento for atualizado, a requisição irá indicar sucesso no gerenciador de requisições, e receber o email com os erros de acordo com a explicação do tópico 9.5;

9.5 Notificador: Erros durante a execução das operações.

Cada documento selecionado para a alteração da data de validade passa por validações, e alguns cenários podem gerar erros e impedir a atualização. Para receber o e-mail com tais informações, crie um notificador conforme imagem abaixo e vincule os e-mails para receber a notificação.

• No modo Manual, se a data de validade for anterior a data de emissão, deve gerar a exceção: A data de validade informada é anterior à data de emissão.;

• No modo Manual, se a data de validade não for informada e o campo de Data de Validade do documento for obrigatória, deve gerar a exceção: A data de validade informada é obrigatória.;

• Em ambos os modos, se o campo de Data de Validade do documento for apenas leitura, deve gerar a exceção: A data de validade é apenas para leitura.;

• Em ambos os modos, se o documento não possuir o campo de Data de Validade, deve gerar a exceção: O documento não possui o campo de data de validade.;

• No modo Qualificação, se o documento não possuir Data de Emissão, deve gerar a exceção: O documento não possui data de emissão.;

• No modo Qualificação, se o documento não possuir Qualificação, deve gerar a exceção: O documento não possui qualificação.;

Exemplo: