Tarefas - Financeiro (pagamentos) - aprovar e reprovar pagamentos enviadas pelo fornecedor através do iDrake

1. INTRODUÇÃO

O procedimento para aprovação e reprovação de pagamentos enviados pelo fornecedor através do iDRAKE ocorre utilizando um assistente (Wizard) existente no módulo financeiro do DRAKE.

Este assistente é capaz de auxiliar o usuário através de uma análise prévia em todos os itens existentes no pagamento enviado pelo fornecedor, isto facilita a verificação de cada item da fatura para garantir que o valor cobrado pelo fornecedor é igual ao informado no atendimento ou se possui valores extras, como por exemplo, o consumo de frigobar por um trabalhador ou a necessidade de espera de um motorista.

2. PERMISSÕES DE ACESSO

Para realizar as operações descritas neste passo-a-passo, o usuário precisará possuir as seguintes permissões de acesso:

Manter pagamentos
Aprovar faturas
Enviar análise de fatura para fornecedor

Para configurar tais permissões de acesso, leia o artigo: Concedendo permissões de acesso.

3. VISUALIZAÇÃO DAS FATURAS

3.1 Para visualizar as faturas para pagamentos enviadas pelos fornecedores, acesse: Tarefas > Logística > Financeiro > Pagamentos.

3.2 Feito o acesso, a tela de Pagamentos será exibida listando todas as faturas enviadas pelos fornecedores.

3.3 Algumas informações importantes que aparecem nesta tela foram destacadas:

Fornecedor: Nome do fornecedor que enviou a fatura.

Fatura: Código da fatura dentro do sistema do fornecedor.

iDrake: Informativo que indica que a fatura foi enviada através do iDrake.

Estado: Estado em que a fatura se encontra. Inicialmente toda fatura enviada pelo fornecedor estará no estado "Pendente de análise".

3.4 Ao identificar a fatura que deverá ser analisada e posteriormente reenviada ao fornecedor, dê um clique na mesma.

3.5 Uma nova tela se abrirá contendo os detalhes e itens da fatura em questão.

Note que o item de fatura também está no estado Pendente de análise, pois ainda não foi aprovado por ninguém. Além disso, cada item da fatura informa qual necessidade logística o mesmo faz referência, qual era a data da necessidade logística, o provedor usado para realizar o atendimento, o valor estimado, o valor cobrado no atendimento e o valor que está sendo cobrado agora durante o processo de faturamento.

4. USANDO O ASSISTENTE DE ANÁLISE DE FATURA

4.1 Após o clique na fatura como no passo anterior, clique em Aprovar/Reprovar.

4.2 Após o clique, o usuário será redirecionado para a tela do assistente de análise de fatura. A seguir uma imagem semelhante a tela que deverá ser exibida.

Nesta tela será exibido todos os itens da fatura e na última coluna a análise do DRAKE referente a cobrança que foi feita pelo fornecedor. Atualmente esta análise leva em consideração os seguintes pontos:

Se o item da fatura faz referência a uma necessidade logística que não foi atendida pelo fornecedor.
Se pagamento do atendimento realizado ainda não foi autorizado.
Se total cobrado na fatura é maior ou menor que o total informado durante o atendimento
Se atendimento da necessidade já está sendo cobrado em outra fatura pelo mesmo fornecedor

Observação: Caso nenhum dos casos acima tenha sido detectado, nenhuma informação será exibida na coluna "Analise do DRAKE".

4.3 Caso o usuário aceite o valor que está sendo cobrado, basta selecionar o item e clicar no botão "Aprovar", caso contrário, clicar no botão "Reprovar". No final do processo, você deverá ter todos os itens da fatura analisados.

5. ENVIANDO A RESPOSTA DE UMA ANÁLISE PARA O FORNECEDOR

5.1 Após realizar a análise de todos os itens da fatura, volte a tela de pagamento. O pagamento agora estará no estado Aprovado caso todos os itens da fatura tenham sidos aprovados pelo usuário ou Reprovado caso um dos itens tenha sido reprovado pelo usuário.

5.2 Selecione (marque) todos os pagamentos que deseja reportar a análise para o fornecedor e clique em "Enviar para o fornecedor". Conforme imagem abaixo:

Após este passo, a análise da fatura será reportada ao fornecedor, informando quais itens foram aprovados e quais foram reprovados.

6. EXCLUSÃO DE FATURAS

6.1 Para excluir faturas, basta selecionar (marcar) as faturas desejadas e finalizar clicando em "Excluir".