Cadastro de faturas

Com a atualização para a versão 1.2.0, a tela de cadastro de faturas foi totalmente refeita, modificando principalmente sua interface, possibilitando uma maior facilidade em todo o processo referente a faturas.

Porém sua funcionalidade continua basicamente da mesma forma.

Neste artigo veremos mais detalhes sobre suas funcionalidades e quais foram as modificações realizadas. 

1. Acesso

1.1 Para realizar o cadastro de faturas, a primeira coisa a ser feita, é acessar a tela de Faturas. Para realizar tal procedimento, acesso o seguinte caminho: Cadastros > Faturas.

1.2 Feito o acesso, você será redirecionado para a tela de Faturas, nela estará listado todas as faturas já cadastradas no sistema com seus respectivos estados, sendo eles: Editando, Pronto para aprovação, Enviando, Em aprovação, Aprovado, Recusado, Pago.

Editando: Estado onde será possível editar informações, acrescentar ou remover itens, modificar valores, etc. 

Pronto para aprovação: Faturas que já foram marcadas para serem enviadas para uma possível aprovação ou reprovação.

Enviando: A Fatura em questão está sendo enviada neste momento.

Em aprovação: Estado das faturas já reportadas ao Drake do cliente, aguardando somente as aprovações das mesmas.

Aprovado: Estado das faturas já aprovadas pelos clientes.

Recusado: Estado das faturas, que por algum motivo, foram recusadas/reprovadas pelo cliente.

Pago: São faturas que já teve seu pagamento confirmado.

1.3 Para uma maior facilidade em localizar suas faturas, a barra de filtros foi refeita. Será possível filtrar faturas de acordo com o seu código, o nome do cliente e o centro de custo, além de ser possível filtrar faturas de um determinado período ou ainda o filtro pelo estado da fatura desejada.

2. Cadastrando faturas

2.1 Para realizar o cadastro de um nova fatura, clique no botão de inclusão localizado ao lado direito da tela.

2.1 Dado o clique no botão de inclusão, uma nova janela será exibida com o nome de Nova fatura. Preencha os campos correspondentes de acordo com os dados da fatura em questão.

O campos citados acima, são: Início, Término, Cliente, Centro de custo e por fim, o campo Observações.

Observação: Ao definir o cliente, automaticamente no campo "Centro de custo", serão exibidos os centros de custos referentes ao cliente escolhido.

2.2  Preenchido todos os campos, clique em "Salvar" para finalizar o procedimento.

2.3 Após o clique em Salvar, de imediato você será redirecionado para a tela "Detalhes da fatura". Nessa tela será possível incluir itens na fatura e se for o caso, incluir valores adicionais.

3. Incluindo e excluindo itens na fatura

3.1 Após o acesso a tela de "Detalhes da fatura" (Tópico 2.3), será possível adicionar itens à fatura em questão. Para realizar tal procedimento, clique no botão de "Inclusão" localizado ao lado direito da tela.

3.2 Dado o clique no botão de "inclusão", uma tela irá surgir, nesta tela deverá ser informado o número do atendimento referente a fatura.

3.3 Definido o número do atendimento, a tela automaticamente será atualizada e exibirá novos campos, sendo eles: Valor(Valor do item), Desconto (Possível desconto ao item) e Observações.

Abaixo dos campos citados acima, está localizado um campo para inclusão de possíveis valores adicionais.

3.4 Preenchido todos os campos citados acima, com a possível inclusão ou não de valores adicionais, clique em Salvar para finalizar o procedimento de inclusão de itens à fatura.

3.5 Para excluir itens referentes à fatura, na tela detalhes da fatura o usuário deverá selecionar (marcar) o mesmo e por fim clicar em Excluir "". Para cancelar a ação, clique em Cancelar "" 

4. Incluindo e excluindo valores adicionais

No momento da inclusão de novos itens à fatura, será possível incluir valores adicionais referentes ao mesmo item, vejamos abaixo como incluir esses valores adicionais.

4.1 Após o clique no botão de Inclusão de itens (Tópico 3.2 à 3.3 ) e posteriormente informado o número do atendimento, será possível incluir valores adicionais. Para realizar tal procedimento, clique no botão de inclusão localizado ao lado direito da tela.

4.2 Feito isto, você deverá informar a descrição do valor, o valor  e por fim a qual participante está relacionado esse valor.

4.3 Preenchido os campos citados acima, clique em Adicionar ""para finalizar o procedimento de inclusão de valores adicionais. Caso deseje cancelar a ação, clique em Cancelar "".

 Feito isto, seu valor adicional já estará incluso ao item da fatura.

Observação: Para incluir outros valores adicionais, basta repetir os passos citados acima.

4.4 Para editar algum valor adicional, seja por erros relacionados ao valor, nome do participante ou descrição, clique no botão Editar "". 

4.5 Feito isto, faça as alterações que desejar e por fim clique em Confirmar "".

 4.6 Para excluir valores adicionais, basta clicar em Excluir "".

5. Adicionando itens em lote

5.1 Para adicionar itens em lote, é simples, na tela Detalhes da fatura clique em Adicionar itens em lote "".

5.2 Dado o clique em "Adicionar itens em lote", uma nova tela será exibida. Para adicionar os itens, informe os códigos dos atendimentos referentes aos itens que serão adicionados. Clique em salvar para finalizar o procedimento.

Observação:  Sempre digite os códigos separados por "Vírgula" e/ou "Espaço". Ex : 123, 1234, 12345 ou 123 1234 12345.

6. Editando uma fatura

6.1 Para editar uma fatura já cadastrada, acesse a tela de cadastro de faturas pelo seguinte caminho: Cadastro > Faturas.

6.2 Feito o acesso, você será redirecionado para a tela de Faturas, nela estará listado todas as faturas já cadastradas no sistema.

Observação: Somente faturas no estado editando poderão ser editadas,  haverá ao lado do seu estado o botão de editar "", caso o contrário, ou seja, faturas que **não podem ser editadas, terão ao lado do seu estado apenas o botão visualizar ""

** Teoricamente, apenas faturas no estado editando podem ser editadas, porém também é possível editar faturas com o estado diferente de "Editando". Entretanto, as faturas com o estado diferente de "editando" precisarão passar por uma ação de desbloqueio antes que a mesma possa ser editada. Mais a frente (Tópico 8) será melhor explicado como aplicar esse desbloqueio.

É recomendado que esse procedimento (desbloqueio) seja feito somente em casos com real necessidade.

6.3 Já na tela de Faturas, utilize os filtros para facilitar a localização da fatura desejada.

6.4 Para editar uma fatura, clique no botão editar "".

6.5 Feito isto, a tela "Detalhes da fatura" será aberta, faça as alterações desejadas, modificando ou excluindo os itens da fatura, adicionando ou removendo valores adicionais, etc.

Observação: A cada alteração feita na tela "Detalhes da fatura", a fatura em questão será salva automaticamente. Será exibida uma mensagem confirmando que a fatura foi salva a cada alteração feita. 

7. Enviando a fatura para aprovação do cliente

7.1 Após gerar uma fatura ou cadastrá-la manualmente, feito as possíveis alterações (se necessárias), feito a inclusão ou exclusão de determinados itens, ou seja, quando todos os dados estiverem corretos, você poderá envia-la para aprovação do cliente.

O processo é bem simples, ainda na tela de "Detalhes da fatura", clique em Enviar para aprovação "", localizado na parte superior da tela.

7.2 Dado o clique em "Enviar para aprovação", automaticamente a fatura passará pelos estados "Pronto para aprovação > Enviando > Em aprovação".

Ao enviar a fatura para a aprovação será exibido no alto da tela uma mensagem confirmando que o envio foi feito com sucesso.

8. Reabrindo uma fatura para edição após o envio para aprovação

Ex 1: O usuário enviou um fatura para aprovação, porém ele detectou que um item da fatura está com seu valor informado de forma errada, portanto, a fatura deverá ser reaberta, para que haja a correção desses valores.

Ex 2: Após o envio para aprovação, um ou mais itens ou valores foram reprovados pelo cliente, portanto, a fatura deverá ser reaberta, ou seja, deverá ser editada novamente e posteriormente enviada para uma nova aprovação.

Siga os passos abaixo, do que fazer caso a sua fatura se encaixe em um dos exemplos citados acima.

8.1 Acesse a tela "Faturas" pelo seguinte caminho: Cadastros > Faturas.

8.2 Feito o acesso, utilize a barra de filtros para facilitar a localização da futura desejada. Vamos tomar como exemplo uma fatura recusada pelo cliente. 

Ao identificar a fatura desejada, dê um clique no botão Visualizar ""

8.3 Feito isto, você será redirecionado para a tela de "Detalhes da fatura".

Já na tela de "Detalhes da fatura", clique no botão Desbloquear para edição "", localizado na parte superior direita da tela.

8.4 Após o clique em Desbloquear para edição, automaticamente a fatura passará para o estado editando, possibilitando assim a correção dos itens reprovados pelo cliente.

Faça as alterações/correções solicitadas pelo cliente para que a fatura seja novamente enviada para aprovação.

9. Confirmando o pagamento da fatura

Após a aprovação de todos os itens pelo cliente, a fatura então passará para o estado aprovada, aguardando somente o cliente em questão efetuar o pagamento. 

Caso o cliente já tenha efetuado o pagamento, por questão de controle, o usuário poderá Confirmar pagamento. Esse procedimento informará ao sistema que a fatura já foi paga.

Observação: Esse procedimento poderá ser feito somente em faturas no estado "Aprovado".

9.1 Para confirmar o pagamento de uma fatura, acesse a tela de faturas pelo seguinte caminho: Cadastros > Faturas.

9.2 Feito o acesso, a tela de faturas será exibida. Utilize a barra de filtros para facilitar a localização da futura desejada.

9.3 Ao localizar a fatura desejada, dê clique no botão visualizar "".

9.4 Dado o clique no botão  Visualizar, automaticamente você será redirecionando para a tela de "Detalhes da fatura".

9.5 Feito isto, clique no botão Confirmar pagamento "". 

Feito isto, o sistema entenderá que a fatura em questão foi paga. Automaticamente a mesma passará para o estado "Pago"assim que for dado o clique em Confirmar pagamento.

10. Excluindo uma fatura 

10.1 Para excluir uma fartura, acesse a tela de faturas. Feito o acesso, selecione  (marque) a fatura desejada  e por fim clicar em Excluir "". Para cancelar a ação, clique em Cancelar ""