1. Introdução

O DRAKE está é uma ferramenta que cada vez mais voltado ao planejamento e trazer seus processos para o software faz cada vez mais sentido. No DRAKE planejar e acompanhar as operações das diversas Unidades Operacionais com os mais diferentes tipos de serviço., através das funções do menu Tarefas > Operações > Planejamento de atividades. Além disso, sua empresa possui um core business e, muitas vezes, para que vocês possam focar é preciso atribuir demandas a outras empresas parceiras que prestam serviços terceirizados. Através do DRAKE é possível interagir com as emrpesas empresas prestadoras de serviço, acompanhar e controlar as demandas garantindo o bom atendimento da mesmo. O principal controle de solicitação de serviço terceirizado é feito através do menu Tarefas > Operações > Serviços terceirizados.

É aqui que iremos controlar as atividades realizadas pela força de trabalho, e é também aqui que o DRAKE irá interagir com o iDRAKE Suppliers.

2. Parâmetros

Lembramos que usuários comuns não devem acessar esse tipo de configuração, pois os parâmetros funcionam com uma linguagem técnica e requer um certo conhecimento de TI que não esperamos que usuários padrões possuam. Durante a fase de implementação, é feito a configuração dos parâmetros para atender as necessidades do cliente conforme desejado. Os parâmetros continuam ativos para eventuais mudanças que possam ocorrer nas empresas. Modificar essas configurações sem conhecimento técnico pode alterar o fluxo do ambiente DRAKE de sua empresa.

Parâmetros - Operações - Aqui iremos personalizar a parametrização das atividades referentes ao módulo de operação. Este módulo é simples, mas é sempre bom lembrar que a alterar os parâmetros impacta no modo como sua empresa utilizará o software, portanto, tenha sempre muita atenção durante a parametrização.

Parâmetros -  Requisição de serviço terceirizado - Além de alterar funcionalidades exclusivas ao DRAKE, esses parâmetros impactam diretamente no modo como o software interage com o iDRAKE Suppliers.

3. Cadastros

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title Fluxo de cadastros de Operações

3.1 Serviços Terceirizados (Prioridades)

Ao criar uma solicitação de serviço terceirizado (Tarefas - Serviços terceirizados (Solicitações) ) é possível informar o grau de prioridade da mesma. Aqui iremos cadastrar os tipos de prioridades utilizados dentro de sua empresa, como “Baixa”, “Média”, “Alta” ou alguns títulos mais peculiares a sua operação, como “Omega”, “Beta” e “Alfa”. Fica ao critério de sua empresa definir como irão chamar os tipos de prioridades.

Caminho: CADASTROS > OPERAÇÃO > SERVIÇOS TERCEIRIZADOS (PRIORIDADES)

Artigo relacionado:Cadastros - Serviços terceirizados (Prioridades)

3.2 Serviços Terceirizados (Grupos de validação)

Os grupos de validação são utilizados para que o fluxo de solicitações de serviços terceirizados possam ser vinculados entre o DRAKE e o iDRAKE Suppliers. Para que isso possa ocorrer, será necessário cadastrar qualificações (Cadastros - Qualificações ) , matrizes Cadastros - Matriz de Qualificação ) e necessidades (Cadastros - Necessidades ) únicas aos trabalhadores terceirizados e ao cadastrar uma nova qualificação, você terá que indicar no campo "Grupo de validação" a qual ela faz parte. Neste artigo iremos aprender a cadastrar esse grupo.

Caminho: CADASTROS > OPERAÇÃO > SERVIÇOS TERCEIRIZADOS (GRUPOS DE VALIDAÇÃO)

Artigo relacionado:Cadastros - Serviços terceirizados (Grupos de validação)

3.3 Serviços Terceirizados (Tipos de serviço)

Ao criar uma solicitação de serviço terceirizado (Tarefas - Serviços terceirizados (Solicitações) ) é possível informar o tipo de serviço a ser realizado. Aqui iremos cadastrar um título para o serviço terceirizado solicitado, como “Limpeza Industrial”, “Auditoria”, “Manutenção” ou “Reparo de fechadura”.

Caminho: CADASTROS > OPERAÇÃO > SERVIÇOS TERCEIRIZADOS (TIPOS DE SERVIÇO)

Artigo relacionado:Cadastros - Serviços terceirizados (Tipos de serviços)

3.4 Serviços Terceirizados (Motivos de recusa)

Esses motivos serão utilizados, caso por algum motivo seja necessário recusar a resposta enviada por um fornecedor, devido a veridicidade de um documento, documentos incompletos, etc. Este artigo visa detalhar todo o procedimento de cadastro de motivos de recusa de atendimentos de serviços terceirizado.

Caminho: CADASTROS > OPERAÇÃO > SERVIÇOS TERCEIRIZADOS (MOTIVOS DE RECUSA)

Artigo relacionado:Cadastros - Serviços terceirizados (Motivos de recusa)

3.5 Serviços Terceirizados (Áreas requisitantes)

Atualmente a função serve apenas para o módulo de Tarefas - Serviços terceirizados (Solicitações) , onde devemos informar a área gerencial que solicitou tal serviço. Hoje é usada principalmente para rotear a solicitação de serviço terceirizado no fluxo de ida e volta (fluxo de atendimento). Para, por exemplo, passar por uma equipe que irá validar a solicitação e ver se está de acordo, antes de enviar ao fornecedor. No entanto, como o DRAKE é um software atualizado constantemente, recomendamos sempre fornecer as informações disponíveis ao sistema.

Caminho: CADASTROS > OPERAÇÃO > SERVIÇOS TERCEIRIZADOS (ÁREAS REQUISITANTES)

Artigo relacionado:Cadastros - Serviços terceirizados (Áreas requisitantes)

3.5 Tipos (tipo de critério de atividade)

Atualmente esse cadastro alimenta apenas a tela de Tarefas - Planejamento de atividades (Manter ordem de trabalho) , o critério de atividade define o motivo pelo qual a ordem de trabalho deverá ser realizada.

Caminho: CADASTROS > OPERAÇÃO > TIPOS (TIPO DE CRITÉRIO DE ATIVIDADE)

Artigo relacionado:Cadastros - Tipos (Tipos de critério de atividade)

3.6 Tipos (Tipo de disciplina)

Atualmente esse cadastro alimenta apenas a tela de Tarefas - Planejamento de atividades (Manter ordem de trabalho), a disciplina designa um determinado ramo do conhecimento para a realização de uma atividade.

Caminho: CADASTROS > OPERAÇÃO > TIPOS (TIPO DE CRITÉRIO DE ATIVIDADE)

Artigo relacionado:Cadastros - Serviços terceirizados (Prioridades)

3.7 Manter motivos de solicitação de cobertura

A funcionalidade "Manter Motivos de Solicitação de Cobertura" foi criada com o intuito de facilitar a justificativa do motivo da cobertura de Absenteísmo na tela "solicitação de cobertura". Ao selecionar o tipo de origem, em certos casos, o "Motivo de Solicitação" (Tarefas - Solicitação de cobertura) se torna relevante.

Caminho: CADASTROS > OPERAÇÃO > MANTER MOTIVOS DE SOLICITAÇÃO DE COBERTURA

Artigo relacionado:Cadastros - Manter motivos de solicitação de cobertura

3.8 Manter times

Esta funcionalidade foi criada com o intuito de possuir um maior controle em um determinado grupo de trabalhadores que atendam um requisito específico. Um time pode ser composto por um ou mais membros em que possuam um objetivo em comum, que no caso é atender a uma determinada ordem de trabalho. Pode haver trabalhadores fixos e terceirizados para cumprir determinada tarefa e é aqui que iremos informar as especificações para composição do time. Este artigo detalhará todo o procedimento de cadastro dos diferentes times a serem incluídos no DRAKE, com suas respectivas definições e conceitos. Caso queira criar um time de de Talent Poll, consulte o artigo FAQ - Cadastro de time de Talent Pool .

Caminho: CADASTROS > OPERAÇÃO > MANTER TIMES

Artigo relacionado:Cadastros - Manter time

4. Tarefas

4.1 Planejamento de atividades (Manter ordem de trabalho)

A "Ordem de Trabalho" ou "O.T.", como iremos nos referir, além de ser uma ferramenta de prevenção, que visa identificar e avaliar previamente os riscos quando da execução de trabalhos com potencial para provocar danos às pessoas e/ou a propriedade, também é fundamental para o controle e planejamento das atividades através do DRAKE. Com ela, podemos informar ao sistema os serviços que estão sendo realizados e os trabalhados envolvidos em cada um deles.

Artigo relacionado:Tarefas - Planejamento de atividades (Manter ordem de trabalho)

4.2 Planejamento de atividades (Manter plano de atividades)

O plano de atividade, é um planejamento de agendamento de atividades a ser realizadas em uma determinada UOP com base nas "Ordens de Trabalho" (Tarefas - Planejamento de atividades (Manter ordem de trabalho)) informadas anteriormente. Aqui você irá informar quando as O.T.s entrarão em vigor de fato, bem como o tempo de duração previsto das mesmas.

Artigo relacionado:Tarefas - Planejamento de atividades (Manter plano de atividades)

4.3 Planejamento de atividades (Planejador de atividades)

Essa tela funciona muito semelhante a tela de Crew Rotation (Tarefas - Crew Rotation) no escopo de Troca de turma, onde sugerimos uma consulta prévia para entender os filtros aplicáveis. Porém, aqui iremos criar atividades com base nas Ordens de Trabalho (Tarefas - Planejamento de atividades (Manter ordem de trabalho)) que irá gerar uma linha única de serviço de acordo com cada número de ordem e aqui poderemos aplicar compromisso de acordo com as etapas cadastradas nas ordens de trabalho. Vale lembrar que o Plano de Atividades (Tarefas - Planejamento de atividades (Manter plano de atividades)), quando cadastrado para ocorrer por recorrência, irá gerar uma nova ordem de trabalho a cada ciclo de recorrência, o que gera uma nova O.T. para cada vez que a repetição ocorrer. Portanto, consulte as telas e os artigos referenciados até aqui para melhor entendimento.

Artigo relacionado:Tarefas - Planejamento de atividades (Planejador de atividades)

4.4 Planejamento de cobertura

Uma vez solicitado a cobertura na tela de solicitações, a tela de planejamento, ficará responsável por identificar e atender as necessidades de cobertura de absenteísmo de forma estratégica. Para realizar com sucesso o planejamento de cobertura, é importante ressaltar que essa funcionalidade precisa ser previamente configurada. Para saber se o mesmo possui a configuração de fluxo habilitado na sua empresa, entre em contato com a nossa equipe de suporte.

Artigo relacionado:Tarefas - Planejamento de cobertura

4.5 Serviços terceirizados (Autorizações de trabalho)

Esta funcionalidade permite registrar as autorizações dadas aos trabalhadores para a execução das solicitações de serviços terceirizados Tarefas - Serviços terceirizados (Solicitações) nos quais o mesmos possuem vinculo.

Artigo relacionado: Tarefas - Serviços terceirizados (Autorizações de trabalho)

4.6 Serviços terceirizados (Solicitações)

A solicitação de serviço terceirizado é a principal ponte entre o DRAKE e o iDRAKE Suppliers. É aqui que informamos à terceirizada sobre a demanda de serviço, para que ela possa enviar a força de trabalhado devidamente especificada para atender suas necessidades. É importante ressaltar que para realizar a solicitação de um serviço, os seguintes cadastros deverão ter sido concluídos:

• Parâmetros -Parâmetros -  Requisição de serviço terceirizado

• Atividades -Cadastros - Manter atividade

• Matriz -Cadastros - Matriz de Qualificação

• Qualificação -Cadastros - Qualificações

• Tipo de Necessidade de Qualificação -Cadastros - Tipos de necessidades de qualificação

• Necessidade de Qualificação -Cadastros - Necessidades

• Unidade Operacional -Cadastros - Unidades Operacionais (UOP)

• Contrato -Cadastros - Contratos (cadastro)

• Centro de Custo -Cadastro - Centro de Custo

• Fornecedor -Cadastro - Entidades*

• Moeda -Cadastro - Moedas

• Área Requisitante -Cadastros - Serviços terceirizados (Áreas requisitantes)

• Ordem de trabalho -Tarefas - Planejamento de atividades (Manter ordem de trabalho)

Artigo relacionado:Tarefas - Serviços terceirizados (Solicitações)

4.7 Solicitação de cobertura

Aqui você irá informar a substituição do trabalhador pertencente a um time ativo que está afastado, geralmente por férias. Ao realizar a solicitação de cobertura de absenteísmo, é importante ressaltar que essa funcionalidade precisa ser previamente configurada. Para saber se o mesmo possui a configuração de fluxo habilitado na sua empresa, entre em contato com a nossa equipe de suporte. Neste artigo, será detalhado o processo de solicitação de Cobertura de Absenteísmo, bem como, suas respectivas definições e conceitos.

Artigo relacionado:Tarefas - Solicitação de cobertura

4.8 Times (Ajustar participantes no time)

Esta funcionalidade contém todas as informações referentes as alocações de membros em times, onde é possível identificar o requisito no qual o membro foi incluído, bem como o período de alocação no respectivo time.

Artigo relacionado:Tarefas - Times (Ajustar participantes no time)

4.9 Times (Gerenciar membros de times)

Essa funcionalidade foi criada com o intuito de realizar o gerenciamento de um determinando time, atendendo requisitos necessários para realizar atendimento de uma demanda/serviço. Além disso, a funcionalidade permite que sejam extraídos relatórios com informações dos trabalhadores e suas respectivas tarefas.

Artigo relacionado:Tarefas - Times (Gerenciar membros de times)

5. FAQs

FAQ - Validação de Atendimento de Serviço Terceirizado

FAQ - Validação de Evidências de Qualificação para Serviços Terceirizados

FAQ - Validação de Membros de Serviço Terceirizado

FAQ - Validação de Registro de Fornecedor de Serviços Terceirizados

FAQ - Cadastro de time de aprovação por função

FAQ - Configuração de time de aprovação por função

FAQ - Vinculando solicitações de serviços terceirizados

FAQ - Cadastro de time de Talent Pool