Tarefas - Treinamentos presenciais

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Last updated: mai. 20, 2024 by Stephanie Sagave
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1. Introdução

Com esta ferramenta, é possível criar e gerenciar treinamentos presenciais, assim como, acompanhar e controlar todo o fluxo dos mesmos. Essa função é uma indicação do sistema com base na tabela de  "Necessidades Individuais" (Tarefas - Necessidades individuais) sobre os "Cursos" (Cadastros - Cursos) indicados, desde que estes sejam do tipo "Presencial". Aqui é possível enviar automaticamente o curso para os trabalhadores apontados com pendência de qualificação. Após o usuário acionar o envio dos treinamentos, o sistema envia uma notificação a empresa prestadora do serviço de qualificação, onde será realizado o curso do trabalhador.

2. Permissão de acesso

Para ter acesso a essa funcionalidade, a permissão "Manter treinamento" deverá ser concedida aos perfis responsáveis por operar e controlar a funcionalidade.

Caso deseje incluir participantes com programação em conflito, a permissão "Incluir participante com alerta em treinamento" deve ser concedida.

A permissão "Incluir participante com bloqueio em treinamento", permite a inclusão de trabalhadores com bloqueios em um treinamento.

A permissão "Iniciar treinamentos com bloqueio", permite utilizar o botão "Iniciar" mesmo que algum treinando esteja com bloqueio.

A permissão "Retornar estado treinamento", permite utilizar o botão "retornar"  para retornar o treinamento para estados anteriores ao atual.

A permissão "Aprovar treinamento", permite utilizar o botão "Aprovar" para aprovar a turma planejada.

Para conceder tal permissão, leia o artigo: Concedendo permissões de acesso

3. Acesso

3.1 Acesse a tela de Treinamentos pelo seguinte caminho: Tarefas > Treinamentos > Treinamentos.

3.2 Feito o acesso, a tela "Treinamentos" será exibida. Esta tela exibe todos os treinamentos existentes com seus respectivos detalhes e estados.

4. Criando um Treinamento

4.1 Para incluir um novo treinamento, clique em "Incluir".

4.2 A tela para inclusão será exibida. Preencha os campos com as informações básicas do treinamento em questão, como o curso, o fornecedor, início e fim, etc.

Caso seja um treinamento interno da empresa, marque a flag "Interno".

Observação: É importante informar o número de vagas para incluir os colaboradores na aba de Treinandos.

 Observação: Antes de inserir os participantes, é necessário informar os detalhes do treinamento e clicar em "Salvar".

4.3 Na aba "Detalhes", preencha os campos necessários e para finalizar, clique em "Salvar".

Caso a entidade (Escola) forneça o transporte do treinando (do hotel ou residência para o treinamento/ do treinamento para o hotel ou residência), a flag "Entidade provê transporte" deverá ser marcada, caso o contrário, o Drake entenderá que será preciso criar as necessidades de ida e volta do treinando do hotel para o treinamento.

Observação: É de grande importância que o endereço do treinamento, horário inicial e final de cada dia, sejam informados corretamente.



4.4 Na aba "Treinandos", deverá ser feito a inclusão dos participantes do treinamento. Clique em "Incluir" para realizar tal procedimento.

4.5 A janela para realizar a inclusão do treinando será exibida. Faça um filtro para uma maior facilidade na localização dos trabalhadores. 

Observação: O Drake permite localizar os funcionários com necessidades de treinamento das mais diversas formas, restringindo a exibição de profissionais que estejam embarcados no período ou até mesmo com algum tipo de restrição. Para isto, clique em "Apenas sem restrições".

Após informar as propriedades da necessidade e em seguida, clicar no botão filtrar, serão exibidos os colaboradores de acordo com o perfil traçado no filtro. Caso haja alerta ou bloqueio, será exibido na coluna de Posição.

ATENÇÃO: Para que ocorra a inclusão de trabalhadores terceirizados em treinamentos presenciais, só ficarão disponíveis para a atividade aqueles que estiverem com status ativo, além de o treinamento estar agendado para uma data futura. Também deve ser considerado que o colaborador esteja dentro de uma das seguintes condições: 1) Estar em uma programação futura ou estar em uma programação agendada nos últimos 7 dias ( ); 2) Estar registrado no POB para um embarque ou ter sido registrado no POB em um embarque que ocorreu nos últimos 7 dias (); 3) Estar presente em uma turma ( ).

 

4.6 Selecione os trabalhadores desejados. Feito isso, clique em "Salvar".



4.7 A terceira aba é a de "Necessidades logísticas", onde será possível visualizar e inserir (caso necessário) as necessidades logísticas pertinentes para que o treinamento ocorra, como transporte dos treinandos, hospedagem, etc.

No momento da inclusão dos treinandos, o Drake tomará como referência o endereço de contratação dos mesmos e o endereço da escola certificadora e fará uma busca pelos trajetos já cadastrados no sistema entre esses dois pontos. Essas necessidades serão criadas e exibidas nessa aba.

4.8 Caso seja necessário a inclusão de uma necessidade, clique em "Incluir".

4.9 Uma nova janela será exibida. Preencha os campos conforme solicitado e informe o treinando que irá utilizar essa necessidade.

Observação: Se porventura a duração do treinamento for maior que um dia, clique no botão "Todos os dias" para que a necessidade seja repetida nos demais dias do treinamento.

4.10 Finalize a inclusão de necessidades clicando em "Salvar e fechar". 

Observação: Após a criação das necessidades logísticas para o treinamento, seja de forma automática pelo Drake ou manual, os procedimentos como confirmação da necessidade, possíveis associações, requisição da mesma, ainda deverão ser realizados.



4.11 A quarta aba é a de "Ausências", onde será informado (caso necessário) uma ausência para os participantes do treinamento. Para informar uma ausência, basta clicar em "Incluir".

 4.12 A aba "Observações", é o campo onde poderá inserir qualquer observação pertinente ao treinamento.

4.13 Após a inclusão de todas as informações, é só salvar clicando novamente em Salvar. 

5. Aprovando um treinamento

5.1 Após a criação do treinamento, o mesmo deverá ser aprovado pelo responsável, para que haja prosseguimento no fluxo do treinamento. Para realizar essa aprovação, clique em "Aprovar".

Observação: Para realizar esta ação será necessário possuir a permissão: "Aprovar treinamento" 

6. Iniciando um treinamento

Há uma automação capaz de alterar o status das turmas de treinamento de “inscrito” para “iniciado” quando chega o dia da data informada no campo “início”, dentro da turma de treinamento. Caso queira ativar o status “Inicializador de treinamentos”, o mesmo fica na tela Configurações → Parâmetros → Automação → Configurações de Serviço.

6.1 Após "Aprovar", será preciso realizar o procedimento de confirmação do treinamento. A confirmação do treinamento será feita automaticamente após a notificação de todos os treinandos. 

Observação: Para saber como notificar os treinandos, leia o artigo: 

6.2 Após notificar todos os treinandos, a opção de inscrição da turma será habilitada. Agora deve ser feito a sinalização da inscrição da turma junto a instituição certificadora. Para realizar tal ação, basta clicar em "Inscrever".

6.3 Dado o clique em "Inscrever", o treinamento passará para o estado "Inscrito", o botão "Iniciar" já será liberado e o treinamento já poderá ser iniciado.

6.4 A partir do início do treinamento, tal ação deverá ser confirmada no Drake. Para isto, basta clicar em "Iniciar".

6.5 Em seguida, o curso passará para o estado iniciado e o botão "Concluir" já estará liberado.

Observação: O treinamento só será iniciado se não houver bloqueios. Caso haja bloqueios, só será possível iniciar o treinamento com a posse da seguinte permissão: "Iniciar treinamentos com bloqueio"

7. Finalizando um treinamento

7.1 Após a conclusão do treinamento, informe ao Drake, para que o mesmo seja finalizado. Para isto, clique em "Concluir".

7.2 Após o clique em "Concluir", o curso passará para o estado "Cursado"  e automaticamente os certificados do curso em questão serão gerados e listados na tela de certificados. 

8. Estados do treinamento

9. Reversão de estado 

Se por algum motivo, um treinamento foi concluído, iniciado ou inscrito de forma equivocada, será possível retornar o treinamento para estados anteriores ao atual.

9.1 Para realizar esse retorno, basta clicar em "Retornar".

10. Cancelando um treinamento 

10.1 Se por algum motivo o treinamento tenha que ser cancelado, basta clicar no botão "Cancelar", exceto nos treinamentos já finalizados.

10.2 Feito isto, uma nova janela será exibida. Informe uma justificativa para cancelar o treinamento e se o mesmo será reagendado e para qual data será reagendado.

10.3 Em seguida, clique em "Ok".

11. Realizando alterações em um treinamento

Todo esse processo citado acima, será feito em partes e em alguns casos em momentos distintos. Em um momento ele será planejado, em outro ele será inscrito junto a certificadora, e assim até sua conclusão. 

Por isso, sempre que houver a necessidade de alterar um detalhe em um treinamento ou dar sequência ao fluxo do mesmo, o procedimento de acesso deverá ser repetido (Tópico 3.1).

11.1 Já na tela "Treinamentos", utilize a barra de filtros para localizar o treinamento em questão. Em seguida, dê um clique no treinamento desejado.

11.2 Feito isto, a tela com as informações do treinamento será exibida. Altere os detalhes que desejar ou dê continuidade a todo o fluxo do treinamento.

12. Integração com o eSocial

12.1 O eSocial é o novo sistema de banco de dados do Governo Federal que irá receber informações sobre os eventos que ocorrem dentro das empresas. "Na prática, as empresas terão que enviar periodicamente, em meio digital, as informações para a plataforma do eSocial. Todos esses dados, na verdade, já são registrados, atualmente, em algum meio, como papel e outras plataformas online. No entanto, com a entrada em operação do novo sistema, o caminho será único. Todos esses dados, obrigatoriamente, serão enviados ao Governo Federal, exclusivamente, por meio do eSocial Empresas." - Como o próprio site descreve em www.portal.esocial.gov.br

O DRAKE trabalha a partir de agora com a função de eSocial integrada em seus treinamentos. Para mais informações, acesso o artigo: eSocial Treinamentos



12.2 Seja adicionando um novo treinamento, ou editando algum já existente, a aba "eSocial" irá aparecer.

  • Para editar um treinamento cadastrado, clique duas vezes com o botão esquerdo sobre um dos treinamentos listados.

  • Para criar um cadastrar um novo treinamento, clique sobre o ícone "" e adicione um novo.

Tipo no eSocial - Essa propriedade precisa ser preenchida de acordo com especificação do curso, podendo ser:

  1. Eventual

  2. Inicial

  3. Nenhum

  4. Outros

  5. Periódico

  6. Reciclagem

12.3 Ainda na janela de Treinamento, tente-se para dois itens na aba de "Detalhes".

  • Instrutor - É possível selecionar apenas trabalhadores cadastrados como instrutor, como citamos no 5º item deste tutorial.

  • Detalhes do Instrutor - Escreva aqui informações adicionais relevantes, conforme padrão estabelecido em sua companhia.

Caso surja alguma dúvida, entre em contato com nosso suporte através do E-mail: suporte@sapiensia.com / ou Telefone em: +55 (21) 2391-4726