TROCA DE TURMA
Fique tranquilo, o DRAKE toma conta de todos os detalhes de sua troca de turmas. Integração total com os setores de QSMS, RH e Treinamento. Ao final defina seus relatórios e visualize seus dados a qualquer momento.
PRINCIPAIS FUNCIONALIDADES
Geração automática das trocas de turmas a partir das escalas e regimes definidos. Sem esforço, fazemos o trabalho pra você.
Validação dos impedimentos de embarque. Dezenas de validações para garantir o seu sono.
Validação dinâmica e em tempo real de compliance de matriz de treinamento. Nunca mais tenha problemas com certificados vencidos.
Relatórios de prévia configuráveis do seu jeito.
Relatório back to back. Visualize facilmente as escalas dos colaboradores.
Plano de vagas para controle de head count. Saiba quem contratar para novas unidades e acompanhe o processo de qualificação destes colaboradores.
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1. Introdução
O que faz o DRAKE ser um software voltado para o mercado offshore é a interação que ele possui com o meio. No mercado onshore, os trabalhadores podem ir e vir a qualquer momento, mas aqui não. A força de trabalho está confinada em locais de difícil acesso, com equipamentos e operações tão complexas que para nos certificarmos que estamos trabalhando em um ambiente mais seguro possível, apenas pessoas super capacitadas são aceitas. Por isso tanto cuidado com CONFORMIDADE E TREINAMENTO e SMS .
Embarcar os trabalhadores e trazê-los de volta é algo que demanda alto controle coletivo. Precisamos garantir que todos trabalhadores estejam prontos para embarcar com toda documentação e treinamento em dia, ao mesmo tempo em que o grupo que está alocado na unidade de operação desembarque. A demanda nas UOPs é constante e precisa renovar a força de trabalho, garantindo um processo contínuo para a operação. Fazer isso sem um software especializado para suprir suas necessidades, demanda um grande esforço das equipes de logística por trás dessas operações.
Com o DRAKE, os dados não se perdem. Chega de controles paralelos, dezenas de planilhas, mil E-mails e uma equipe sobrecarregada. Aqui iremos apresentar as funcionalidades do módulo de “Troca de Turmas”, onde iremos mostrar o caminho desde os cadastros necessários, passando pelas tarefas que irão controlar o embarque e desembarque, consultas sobre o processo e demais serviços, como gerenciar ASOs, Vistos, Passaportes e outros.
2. Parâmetros
Lembramos que usuários comuns não devem acessar esse tipo de configuração, pois os parâmetros funcionam com uma linguagem técnica e requer um certo conhecimento de TI que não esperamos que usuários padrões possuam. Durante a fase de implementação, é feito a configuração dos parâmetros para atender as necessidades do cliente conforme desejado. Os parâmetros continuam ativos para eventuais mudanças que possam ocorrer nas empresas. Modificar essas configurações sem conhecimento técnico pode alterar o fluxo do ambiente DRAKE de sua empresa.
Dividimos a configuração dos Parâmetros de Troca de Turmas em 2 arquivos:
Parâmetros - Programação Em Configurações > Parâmetros > Programação. Encontramos uma vasta possibilidade de configurações referentes as ações e preferências do sistema a respeita da troca de turma.
Parâmetros - Validadores de programação Em Configurações > Parâmetros > Programação. O DRAKE possui uma grande variedade de validadores. Por padrão, o sistema define alguns desses validadores para o processo de troca de turma. A definição desses validadores é que garante a exibição de alertas e bloqueios nas guias de embarque e desembarque.
3. Cadastros
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3.1 Países
Cadastrar países é necessário pois algumas empresas usam nomenclaturas diferentes para esse quesito, como chamar o país de "Brasil", "Brazil" ou "BR". Para não interferimos nos padrões de sua companhia, esse cadastro se faz necessário. É um cadastro de uso geral e iremos utilizar os países cadastrados para outras funções além de troca de turma. Geralmente esse é um dos muitos cadastros que faremos apenas uma vez no momento de implantação.
Caminho: CADASTROS > TROCA DE TURMAS > PAÍSES
Artigo relacionado: Cadastros - Países
3.2 Regimes
Este cadastro é importante para a criação de turma, ao qual será necessário informar qual o regime de trabalho a turma obedecerá.
Caminho: CADASTROS > TROCA DE TURMAS > REGIMES
Artigo relacionado: Cadastros - Regime
3.3 Tipos (motivo de ausência)
Os motivos de ausência são pre-definições que serão utilizadas para preenchimento do campo "Motivo" para justificativa de ausência existente na tela de finalização de programações logísticas. Para um maior conhecimento sobre a tela de finalização de programações logísticas, leia o seguinte artigo: Tarefas - Programações (Finalizando)
Caminho: CADASTROS > TROCA DE TURMAS > TIPOS > MOTIVO DE AUSÊNCIA
Artigo relacionado: Cadastros - Tipos (motivo de ausência)
3.4 Tipos (motivo de dobra)
Os motivos de dobra são pre-definições que serão utilizadas para preenchimento do campo "Motivo" para justificativa de dobra existente na tela de finalização de programações logísticas. Para um maior conhecimento sobre a tela de finalização de programações logísticas, leia o seguinte artigo: Tarefas - Programações (Finalizando)
Caminho: CADASTROS > TROCA DE TURMAS > TIPOS > MOTIVO DE DOBRA
Artigo relacionado: Cadastros - Tipos (motivo de dobra)
3.5 Tipos (motivo de requisição logística)
Trata-se de um cadastro simples, onde será indicado uma ação que justifique requisição logística, como desembarque, treinamento, exame médico ou o que sua empresa julgar válido.
Caminho: CADASTROS > TROCA DE TURMAS > TIPOS > MOTIVO DE REQUISIÇÃO LOGÍSTICA
Artigo relacionado: Cadastros - Tipos (motivo de requisição logística)
3.6 Tipos (tipos de programação)
Os tipos de programação tem como serventia uma discriminação diferenciada de embarques eventuais ou programações esporádicas como por exemplo um "Desembarque por R7". Este cadastro será utilizado na definição do tipo de passageiro durante o a criação da programação logística.
Caminho: CADASTROS > TROCA DE TURMAS > TIPOS > TIPOS DE PROGRAMAÇÃO
Artigo relacionado: Cadastros - Tipos (tipos de programação)
3.7
Tipos (categoria de cobrança de RT)Essa é uma tela de cadastro base para a função de "Gerenciar cobrança de RT", onde aqui iremos informar a Categorização do Requisição de Transporte. Para entender melhor onde o cadastro de categoria será usado, leia o artigo: Gerenciar cobranças de RT
Caminho: CADASTROS > TROCA DE TURMAS > TIPOS > CATEGORIA DE COBRANÇA DE RT
Artigo relacionado: Cadastros - Tipos (categorias de cobrança de RT)
3.8Contratos (projetos)
Cadastro simples de nomes de contratos futuros, a fim de se criar um plano de vagas prévio para contratação/realocação.
Caminho: CADASTROS > TROCA DE TURMAS > CONTRATOS > PROJETOS
Artigo relacionado: Cadastros - Contratos (projetos)
3.
98 Contratos (cadastro)
Pré-requisitos:
Cadastros - Funções
Cadastros - Trabalhadores
Cadastro - Centro de Custo
Cadastros - Contratos (projetos)
Cadastro - Entidades*
Contratos são aplicados a matrizes de compliance, financeira, logística e operacional. Neste campo deverão ser incluindo contratos de prestação de serviço, que incluem informações de vigência, unidades de trabalho, quadro de funções e outros, Para se cadastrar um contrato, precisamos antes cadastrar "Projeto" Cadastros - Contratos (projetos) caso o seja proveniente de um; As “Funções”Cadastros - Funções a serem requeridas pelo contrato; Ao menos um "Trabalhador" Cadastros - Trabalhadores deve ter sido cadastrado como gerente, para ser o gerente responsável pelo contrato; Os contratos também necessitam de um “Centro de Custo”Cadastro - Centro de Custo e "Entidade" Cadastro - Entidades* para acompanhamento financeiro.
Caminho: CADASTROS > TROCA DE TURMAS > CONTRATOS > CADASTRO
Artigo relacionado: Cadastros - Contratos (cadastro)
3.
109 Contratos (gerenciar pessoas)
Pré-requisitos:
Cadastros - Contratos (cadastro)
Cadastros - Trabalhadores
O processo de gerenciamento de trabalhadores em contrato é uma tarefa estratégica no sistema, pois proverá informações básicas sobre a alocação dos trabalhadores. Tais informações poderão ser utilizadas por outros setores na tomada de decisões, alem de serem utilizadas em informes gerenciais disponibilizados no DRAKE. Para alimentar essa função, há dois cadastros que precisam ser realizados: "Contratos" Cadastros - Contratos (cadastro) e "Trabalhadores" Cadastros - Trabalhadores .
Caminho: CADASTROS > TROCA DE TURMAS > CONTRATOS > GERENCIAR PESSOAS
Artigo relacionado:Cadastros - Contratos (gerenciar pessoas)
3.
1110 Plano de vagas
Pré-requisitos:
Cadastros - Contratos (cadastro)
De acordo com o número de vagas incluídas em um cadastro de contrato, o plano de vagas possibilita um acompanhamento direto dos trabalhadores que correspondem a essas vagas, assim como, possíveis validações de embarque dos mesmos. Para criação de um plano de vagas é necessário o cadastro de contrato Cadastros - Contratos (cadastro) . Para criação de um plano de vagas os validadores Parâmetros - Validadores de programação configurados no parâmetro são necessários.
Caminho: CADASTROS > TROCA DE TURMAS > CONTRATOS > GERENCIAR PESSOAS
Artigo relacionado:Cadastros - Plano de vagas
3.
1211 Unidades operacionais (UOP)
Pré-requisitos:
Cadastros - Contratos (cadastro)
Cadastro - Centro de Custo
Cadastro de Endereço Cadastros - Endereços
Cadastros - Trabalhadores
Consultas - Relatório de troca de turma - Configurar e Emitir
O cadastro de UOP é muito importante, direta ou indiretamente, em diversas funcionalidades do sistema. Nele é feito, como o seu nome já diz, o cadastro das unidades operacionais (UOP) da empresa, unidades nas quais os trabalhadores serão alocados. A UOP pedirá algumas informações de outras telas, como os contratos cadastrados Cadastros - Contratos (cadastro) ; Centro de custo Cadastro - Centro de Custo; Endereço Cadastro de Endereço Cadastros - Endereços para embarque; Pessoa responsável pelo treinamento, caso tenha uma, e contato logístico, ambos vindos do "Cadastro de Trabalhadores" Cadastros - Trabalhadores . Além disso, ao cadastrar uma UOP também é querido "RT" Consultas - Relatório de troca de turma - Configurar e Emitir , que é uma tarefa de troca de turma, onde você pode confiar quais informações deseja exibir no relatório de programação da unidade.
Caminho: CADASTROS > TROCA DE TURMAS > UNIDADES
Artigo relacionado:Cadastros - Unidades Operacionais (UOP)
3.
1312 Turmas
Pré-requisitos:
Cadastros - Contratos (cadastro)
Cadastros - Unidades Operacionais (UOP)
O Cadastro de turmas é responsável por estruturar o planejamento de trocas de turmas a ser automatizado pelo DRAKE. Para efetivar um cadastro completo, será necessário ter concluído o "Cadastro de Contrato" Cadastros - Contratos (cadastro) de "Unidades Operacionais" (Cadastros - Unidades Operacionais (UOP). Além disso, ao cadastrar uma turma deverá ser defino o tipo de programação, se é por "Data"(dd/mm/aaaa) ou por Voo, que nesse caso será uma informação proveniente de uma tarefa de "Template de Voo" Cadastros - Turmas
Caminho: CADASTROS > TROCA DE TURMAS > TURMAS
Artigo relacionado:Cadastros - Turmas
4. Tarefas
4.1 Informações de Sispat
Local no sistema onde é possível realizar consulta sobre informações de SISPAT dos trabalhadores, assim como, incluir novas informações sobre a situação de SISPAT de um trabalhador.
Artigo relacionado: Tarefas - Informações de Sispat
4.2 Gerenciar turmas
A funcionalidade "Gerenciar Turmas" permite gerenciar as turmas cadastradas no DRAKE, com a possibilidade de inclusão e exclusão de membros, assim como, definir as funções que serão exercidas pelos mesmos.
Artigo relacionado: Tarefas - Gerenciar turmas
4.3 Gerenciar template de voo
O template de voo é uma funcionalidade de definição de voo que permite criar voos definidos durante um período de tempo. Por exemplo, com um template é possível configurar a criação de voos para todas as segundas-feiras, no horário de 08h, durante o mês inteiro.
Artigo relacionado: Tarefas - Gerenciar template de voo
4.4 Gerenciar voos
O gerenciador de voos foi desenvolvido no intuito que os usuários tenham um controle maior dos voos vinculados a uma requisição de transporte em uma programação logística. Com isto, será possível controlar quais programações irão utilizar um voo, assim como a quantidade de assentos disponíveis para utilização de tal voo em uma respectiva requisição de transporte.
Artigo relacionado: Tarefas - Gerenciar voos
4.5 Crew Rotation
Nesta tela, é possível acompanhar, exportar para Excel e interagir na programação logística dos trabalhadores em uma planilha durante um período determinado de acordo com a unidade operacional selecionada. As colunas em exibição podem ser alteradas manualmente para exibir apenas as informações que lhe sejam úteis. A funcionalidade de “interagir” permite que o usuário do DRAKE crie eventos (embarques e treinamentos) para os trabalhadores, que geram impacto nas demais funcionalidades.
Artigo relacionado: Tarefas - Crew Rotation
4.6 Programações
4.6.1 Em uma programação logística é possível embarcar, desembarcar ou substituir trabalhadores além de incluir requisições e observações. O sistema gera programações com base na data atual, mesmo que a data de início da turma seja retroativa. Caso seja necessário criar programações retroativas, as mesmas devem ser inseridas manualmente.
Artigo relacionado: Tarefas - Programações (Criando)
4.6.2 Após inserir e conferir todas as informações de uma programação logística, é necessário salva-la e então finaliza-la. Este artigo visa detalhar todo o procedimento de finalização dessas programações logísticas.
Artigo relacionado: Tarefas - Programações (Finalizando)
4.7 Cancelar Adiamento
Após o adiamento de uma programação, se necessário for, será possível cancelar esse adiamento. Abaixo teremos um passo a passo de como realizar tal procedimento.
Artigo relacionado: Tarefas - Cancelar Adiantamento
4.8 Manter ausências
Nesse processo veremos como realizar o tratamento de faltas, substituições, desembarques antecipados e NoShow abonando ou não a ocorrência de Falta gerada pelo Drake.
Artigo relacionado: Tarefas - Manter ausências
4.9 Justificar dobras
O objetivo desta funcionalidade, como seu nome já diz, é justificar junto ao sistema as dobras realizadas pelo trabalhadores.
Artigo relacionado: Tarefas - Justificar dobras
5. Consultas
5.1 Agenda
Esta tela do sistema consiste em uma agenda que possibilita a visualização das programações logísticas para as unidades operacionais (UOPs) dentro do período informado.
Artigo relacionado: Consultas - Agenda
5.2 Emitir notificação de embarque
Emissão de um relatório com as próximas trocas planejadas para cada colaborador, contendo um campo para a assinatura do mesmo. Será relatado também até qual dia o trabalhador terá que renovar o seu ASO.
Artigo relacionado: Consultas - Emitir notificação de embarque
5.3 Funções do contrato
Nessa tela é possível visualizar a relação de vagas estabelecidas em contratos Cadastros - Contratos (cadastro) . Ao criarmos a ligação (Vagas - Contratos), a tela de “Funções do contrato” será alimentada com essa informação para visualização. Não sendo possível aqui interagir (editar ou excluir informação) com a tela, essa tela é apenas para consulta que irá auxiliar na tomada de decisão interna de sua empresa.
Artigo relacionado: Consultas - Funções do contrato
5.4 Participantes adiamento
A consulta de participantes de adiamento exibirá todos os trabalhadores que tiveram suas programações adiadas por algum motivo.
Artigo relacionado: Consultas - Participantes adiamento
5.5 Participantes de programação
Na consulta dos participantes de programação, será possível verificar todos os trabalhadores que participam de algum tipo de programação.
Artigo relacionado: Consultas - Participantes de programação
5.6 Planejamento
O Planejamento é uma espécie de relatório, no qual será possível visualizar posições passadas e futuras dos trabalhadores e também o período de duração das mesmas.
Artigo relacionado: Consultas - Planejamento
5.7 Planos de vagas
Nessa tela você irá encontrar a relação de vagas por plano criado em Cadastros - Plano de vagas , o plano de vagas possibilita um acompanhamento direto dos trabalhadores que correspondem a essas vagas, assim como, possíveis validações de embarque dos mesmos. Essa tela é apenas para consulta, não sendo possível interagir diretamente. É uma visão mais clara para o seu planejamento e controle.
Artigo relacionado: Consultas - Planos de Vagas
5.8 Relatório de troca de turma
Neste artigo iremos orientar como configurar e emitir relatório de troca de turma no DRAKE.
Artigo relacionado: Consultas - Relatório de troca de turma - Configurar e Emitir
6. FAQs
FAQ - Alocando uma trabalhador em uma UOP
FAQ - Inclusão de requisições de voo em um programação logística
FAQ - Adiamento de programação
FAQ - Agendamento de mudança de escalas para trocas de turmas