Objeto de permissão para tela de boletim de medição

A funcionalidade deve estar disponível para o cliente.

Permissão: Boletim de medição

1. Introdução

A tela de boletim de medição é uma funcionalidade onde permite o usuário acompanhar cobranças feitas à partir dos contratos cadastrados no sistema. Com essa funcionalidade, é possível ter mais transparência, agilidade e eficiência no acompanhamento das cobranças.

2. Acesso a tela

Acesse a tela “Boletim de medição“ através do seguinte caminho:

CADASTRO > TROCA DE TURMAS > CONTRATOS > BOLETIM DE MEDIÇÃO

Open

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3. Criar boletim de medição

Existem duas formas de gerar um boletim de medição, sendo elas: Automática e Manual.

Não será possível gerar boletins manualmente de contratos que estão com a geração automática ligada.

3.1 Geração automática

Para usar está forma de geração é necessário que esteja ligada a opção (Gerar Boletim De Medição Automaticamente) definida na seção de (Medição) do contrato.

O sistema irá gerar os boletins mensalmente levando em consideração as opções “Dia Do Fechamento Da Medição” e “Dia Da Geração Da Medição” para obter o período de medição.

3.1.1 Como são gerados os boletins na geração automática

Seguindo como exemplo um contrato com as seguintes informações:

• Gerar Boletim De Medição Automaticamente (Sim)

• Dia Do Fechamento Da Medição (31)

• Dia Da Geração Da Medição (5)

Nesse cenário, o sistema irá gerar os boletins referente ao contrato no dia 5 de cada mês. E cada geração automática sempre contempla um período de um mês, conforme demonstrado na imagem abaixo.

Exemplo de período de medição:

• Gerar Boletim De Medição Automaticamente (Sim)

• Dia Do Fechamento Da Medição (30)

• Dia Da Geração Da Medição (31)

3.1.2 Como são agrupados os itens em boletins na geração automática

Na seção de medição do contrato, é possível definir regras de agrupamento como “Agrupar Boletim Por Centro De Custos” e “Agrupar Boletim Por Ordem de compra”.

Caso nenhuma regra de agrupamento esteja ligada, será gerado um único boletim onde as cobranças serão cálculadas em cima de todos os itens do contrato (Caso haja rateios os mesmos serão levados em consideração).

Abaixo um exemplo de agrupamento com todas as regras ligadas.

3.2 Geração manual

Para gerar manualmente um boletim, o contrato deve estar com a opção de geração automática desligada.

Ao acessar a tela de boletim de medição, clique no botão para criar.

Existem duas formas de criar um boletim manualmente, sendo elas: “Com itens” e “Em branco”.

3.2.1 Com itens

O usuário deverá definir o contrato e o período que será levado em consideração para ser feito o cálculo das cobranças e descontos. A seleção do centro de custo é opcional.

Caso centro de custo definido:

Caso centro de custo não definido:

3.2.2 Em branco

Nesse modo, será gerado um boletim vazio, onde poderá ser adicionadas cobranças e descontos de forma manual pelo usuário.

4. Cálculo do valor do item de contrato

O valor do item de contrato pode ser calculado de duas formas, de acordo com a opção selecionada no campo “Preço de cálculo”.

4.1 Preço de cálculo - Valor por unidade

O valor será calculado utilizando os campos “Modalidade”, “Quantidade fixa”, “Valor Unitário” e “Quantidade mínima contratada”.

Para calcular o valor total do item será ultilizado a seguinte fórmula:

Quantidade * Valor unitário = Total

Caso a modalidade escolhida for “Fixo”, o campo “Quantidade fixa” será exibida para preenchimento. Logo, temos que se a “Quantidade fixa” informada for menor do que a “Quantidade mínima contratada”, a quantidade final utilizada no cálculo será a mínima contratada.

Exemplo 1:

Modalidade: Fixo

Quantidade fixa: 18

Valor unitário: R$515,54

Quantidade mínima contratada: 20

Resultado: R$515,54 * 20 = R$ 10.310,80

Exemplo 2:

Modalidade: Fixo

Quantidade fixa: 15

Valor unitário: R$100,00

Quantidade mínima contratada: 5

Resultado: R$100,00 * 15 = R$ 1.500,00

No caso da modalidade “Medição”, o sistema irá medir futuramente o consumo do serviço no Drake, e estabelecer a quantidade automaticamente. Sendo assim, a base de cálculo segue a mesma:

Exemplo 1:

Modalidade: Medição

Quantidade medição*: 25

Valor unitário: R$100,00

Quantidade mínima contratada: 5

Resultado: R$100,00 * 25 = R$ 2.500,00

Obs.: A funcionalidade de medição não foi implementada, logo, a quantidade padrão é 1.

4.2 Preço de cálculo: Tabela de preços

O valor do item será calculado utilizando as faixas de preço cadastradas e os campos “Modalidade” e “Quantidade fixa”.

Assim como o cálculo por “Valor Unitário”, a regra para obter a quantidade é estabelecida pela modalidade escolhida.

Para calcular o valor total do item será levado em consideração o valor do campo “Quantidade fixa”, caso a “Modalidade” seja “Fixo”, ou a quantidade 1, caso a “Modalidade” seja “Medição”. À partir dessa quantidade, é definido a faixa de preço a qual se encaixa, utilizando o seguinte a fórmula:

Quantidade * Valor unitário = Total

Então, tendo como base de cálculo a tabela de preços acima, podemos inferir os seguintes exemplos:

Exemplo 1:

Modalidade: Fixa

Quantidade fixa: 8

Primeira faixa de preço (1 – 10, valor R$20,00)

Mínimo apurado da faixa de preço: 5

Resultado: R$20,00 * 8 = R$160,00

Exemplo 2:

Modalidade: Fixa

Quantidade fixa: 12

Segunda faixa de preço (11 – 20, valor R$ 10,00)

Mínimo apurado da faixa de preço: 15

Resultado: R$10,00 * 15 = R$150,00

Obs.: Observe que a quantidade utilizada foi referente ao campo “Mínimo apurado”, ou seja, como a quantidade fixa é 12, foi cobrada a quantidade mínima apurada.

Exemplo 3:

Modalidade: Medição

Quantidade medida*: 30

Segunda faixa de preço (11 – 20, valor R$ 10,00)

Mínimo apurado da faixa de preço: 15

Resultado: R$10,00 * 30 = R$300,00

Obs.: A segunda faixa de preço foi escolhida porque quantidade medida (30) está mais próximo de 20 do que de 50.

Exemplo 4:

Modalidade: Medição

Quantidade medida*: 300

Terceira faixa de preço (50 – 100, valor R$ 5,00)

Mínimo apurado da faixa de preço: 100

Resultado: R$5,00 * 300 = R$1.500,00

Obs.: A terceira faixa de preço foi escolhida porque a quantidade medida (300) foi superior à maior faixa de preço cadastrada.

4.3 Rateio por centro de custo

A cobrança do item de contrato pode ser gerada de forma proporcional a um ou mais centros de custo através de porcentagens.

Após calcular o valor total do item de contrato, o mesmo será distribuido para os centros de custo de acordo com as porcentagens definidas para cada um.

Exemplo:

Item: R$150,80 (quantidade) * 10 (valor unitário) = R$ 1.508,00 (Valor total do item de contrato)

Centro de custo (Operações): R$ 1.508,00 * 0,2 (Procentagem definida por rateio 20%) = R$ 301,60.

Centro de custo (RH): R$ 1.508,00 * 0,2 (Procentagem definida por rateio 20%) = R$ 301,60.

Centro de custo (Logística): R$ 1.508,00 * 0,6 (Procentagem definida por rateio 60%) = R$ 904,80.

4.4 Recorrência do item de contrato

A recorrência do item de contrato corresponde à periodicidade de cobrança daquele item no boletim de medição. Com isso, é possível selecionar os seguintes tipos de recorrência:

Por demanda

O item não é inserido no boletim de medição, ou seja, deverá ser importado manualmente;

Única

O item será inserido apenas uma vez na primeira medição do contrato;

Mensal

O item será inserido no boletim de medição mensalmente, correspondente ao mês da medição e/ou de acordo com período de medição selecionado;

Caso o período de medição do boletim seja correspondente a mais ou a menos de 1 mês, será gerado um ou mais itens de cobrança relativo a cada mês e caso o periodo não contemple um mês será proporcional a quantidade de dias.

Exemplo 1:

Período: 01/01/2023 – 31/01/2023

Item de contrato XPTO

Valor unitário: 10,00

Quantidade: 2

 

Resultado: 1 item gerado no boletim de medição

Nome: XPTO (01/01/2023 – 31/01/2023)

Valor: 20,00

Exemplo 2:

Período: 01/01/2023 – 05/03/2023

Item de contrato XPTO

Valor unitário: 10,00

Quantidade: 2

 

Resultado: 3 itens gerado no boletim de medição

Item 1:

Nome: XPTO (01/01/2023 – 31/01/2023)

Valor: 20,00

 

Item 2:

Nome: XPTO (01/02/2023 – 28/02/2023)

Valor: 20,00

 

Item 3:

Nome: XPTO (01/03/2023 – 05/03/2023)

Valor: 3,20 (Valor cobrado é equivalente a 16% do valor original devido ao período de 5 dias)

Semestral

O item será inserido no boletim de medição a cada 6 meses, considerando a primeira medição do contrato como a primeira inserção;

Caso o período de medição do boletim seja correspondente a mais de um semestre cheio, o item seja inserido de acordo a quantidade de semestres;

Exemplo 1:

Período: 01/01/2023 – 31/06/2023

Item de contrato XPTO

Valor unitário: 1000,00

Quantidade: 1

 

Resultado: 1 item gerado no boletim de medição

Nome: XPTO (01/01/2023 – 31/06/2023)

Valor: 1000,00

Exemplo 2:

Período: 01/01/2023 – 15/01/2023

Item de contrato XPTO

Valor unitário: 1000,00

Quantidade: 1

 

Resultado: 2 itens gerado no boletim de medição

Item 1:

Nome: XPTO (01/01/2023 – 31/06/2023)

Valor: 1000,00

 

Item 2:

Nome: XPTO (01/07/2023 – 31/12/2023)

Valor: 1000,00

Anual

O item será inserido no boletim de medição anualmente, considerando a primeira medição do contrato como a primeira inserção;

Caso o período de medição do boletim seja correspondente a mais de um ano cheio, o item seja inserido de acordo a quantidade de anos;

Exemplo 1:

Período: 01/01/2023 – 31/12/2023

Item de contrato XPTO

Valor unitário: 500,00

Quantidade: 1

 

Resultado: 1 item gerado no boletim de medição

Nome: XPTO (01/01/2023 – 31/12/2023)

Valor: 500,00

Exemplo 2:

Período: 01/01/2023 – 10/03/2025

Item de contrato XPTO

Valor unitário: 500,00

Quantidade: 1

 

Resultado: 2 itens gerado no boletim de medição

Item 1:

Nome: XPTO (01/01/2023 – 31/12/2023)

Valor: 500,00

 

Item 2:

Nome: XPTO (01/01/2024 – 31/12/2024)

Valor: 500,00

4.5 Proporcionalidade do período

Além da recorrência, o valor de cobrança do item de contrato pode alteração caso o período calculado não corresponda ao período mensal, ou seja, caso o período cálculado for correspondente a 10 dias de um mês com 30, o valor cobrado será proporcional a essa quantidade de dias.

Exemplo:

Valor unitário: R$150,80

Período de medição: 01 de Janeiro - 10 de Março

Item: 10 (quantidade) * R$150,80 (valor unitário) = R$ 1.508,00 (Valor total do item de contrato)

Cobranças no boletim:

Janeiro = R$ 1.508,00 * 1 (100% proporcional ao período mensal) = R$ 1.508,00

Fevereiro = R$ 1.508,00 * 1 (100% proporcional ao período mensal) = R$ 1.508,00

Março = R$ 1.508,00 * 0,3226 (32,26% proporcional ao período mensal) = R$ 486,48

4.5 Acordos de descontos

Um acordo de desconto pode ser aplicado ao contrato como um todo, ou a um item de contrato específico.

Um acordo somente é aplicado em um boletim quando ocorre qualquer interseção na vigência do desconto com o período que está sendo cálculado.

A cobrança do desconto pode ser feita por um valor fixo ou por porcentagem.

4.5.1 Descontos vinculados ao contrato

Os acordos aplicados ao contrato são inseridos mensalmente, seguindo apenas o período de vigência;

Exemplo desconto baseado em valor:

R$ 1.500,00 (Total de cobranças no boletim)

R$ 300,00 (valor do acordo de desconto) = R$ 300,00 (desconto aplicado ao boletim)

Exemplo desconto baseado em porcentagem:

R$ 1.500,00 (Total de cobranças no boletim)

20% de desconto aplicado = R$ 1.500,00 * 0,2 = R$ 300,00 (desconto aplicado ao boletim)

4.5.2 Descontos vinculados a um item de contrato

Os acordos vinculados a itens de contrato seguem as condições de inserção do mesmo no boletim, ou seja, o desconto será inserido no boletim caso o item esteja presente na medição atual.

Caso o desconto seja por valor, e o item possuir rateios, a cobrança do desconto também sofrerá um rateio proporcional.

Exemplo desconto baseado em valor:

Total valor item: R$ 1.500,00

Rateio para centro de custo: 20%

Cobrança: R$ 1.500,00 * 0,2 (rateio 20%) = R$ 300,00

Valor desconto: R$ 400,00

Desconto aplicado: R$ 400,00 * 0.2 (rateio 20%) = R$ 80,00

Exemplo desconto baseado em porcentagem:

Total valor item: R$ 1.500,00

Rateio para centro de custo: 20%

Cobrança: R$ 1.500,00 * 0,2 (rateio 20%) = R$ 300,00

Valor desconto: 10%

Desconto aplicado: R$ 1.500,00 * 0.2 (rateio 20%) * 0.1 (valor desconto 10%) = R$ 30,00

5 Tela de formulário de boletim de medição

5.1 Informações da tela de boletim

5.1.1 Topo da tela de formulário

Na parte de superior da tela de contrato será exibido:

• Código do contrato: Código sequencial que referencia o contrato.

• Estado do boletim: Estado atual em que o boletim.

• Botão de aprovação do boletim: Utilizado para aprovar o boletim de medição após o fim das revisões. (Após a aprovação, o estado ao lado do código do boletim muda para "Aprovado" e o boletim fica bloqueado para alterações)

5.1.2 Informações e navegação

Na lateral, encontra-se as informações em destaque e o menu de navegação entre as seções.

As informações são de acesso rápido para consulta. As informações demonstradas são:

• Período: Período de medição do boletim.

• Centro de custo: Centro de custo relacionado ao boletim (Caso esteja definido).

• Ordem de compra: Ordem de compra em que o boletim será abatido (Caso esteja definida).

• Contrato: Contrato do qual o boletim foi gerado.

• Entidade: Entidade informada no contrato (Caso esteja definida).

A navegação é usada para transitar entre as seções do boletim de medição:

5.2 Seção de Dados Básicos

A seção de dados básicos mostra as informações gerais do boletim de medição.

Modo de leitura

Modo de edição

5.2.1 Título

Durante a criação do boletim, o título é montado de acordo com as informações fornecidas. Com a seguinte ordem: Período do boletim - Nome do contrato - Número do contrato.

5.2.2 Tipo

Refere-se ao propósito do boletim de medição para fins informativos.

• Estimado: Tipo de boletim apenas para prever os valores de um determinado período.

• Calculado: Tipo de boletim utilizado para cobrança.

5.2.3 Ordem de compra

Para definir uma ordem de compra para o boletim de medição é necessário que o contrato tenha uma entidade, onde será possível selecionar uma ordem de compra existente ou cadastrar uma nova vinculada a entidade. Caso o contrato não possua uma entidade vinculada, a opção de ordem de compra estará bloqueada.

5.3 Seção Itens do boletim

Essa seção exibe todos os itens que foram gerados ou importados a partir do contrato ao qual foi baseado. Nela é possível visualizar Cobranças, Descontos e o Total do Boletim na parte de inferior da seção.

Os itens de cobrança e desconto se diferenciam através dos símbolos que os representam: Cifrão (Cobrança) e Vale presente (Desconto).

5.3.1 Inclusão de itens

A inclusão de um item do boletim pode ser feita de 3 formas, sendo elas: Importar item de contrato, Criar cobrança e Criar desconto.

5.3.1.1 Importar item de contrato

Essa opção permite importar um item de contrato que ainda não está presente no boletim.

Após clicar no botão de “Importar”, será exibido duas opções para finalizar a importação. A opção escolhida corresponde ao uso das regras de recorrência e rateio por centro de custo.

Dentro do diálogo de importação, é possível também filtrar os itens pelos os que ainda não foram adicionados ao boletim de medição.

5.3.1.2 Criar cobrança

Essa opção permite adicionar um item de cobrança ao boletim, de forma que seja gerado e aplicado ao valor final.

5.3.1.3 Criar desconto

Essa opção permite adicionar um item de desconto ao boletim.

5.3.1.4 Campo Unidade

Um desconto pode ser definito entre dois tipos: Valor ou Porcentagem. Onde o valor definido no campo de Valor unitário, caso escolhido a opção Porcentagem a mesma será aplicada em cima do campo Valor unitário.

5.3.2 Edição de item

Após um item adicionado, é possível fazer sua edição (a ação é efetuada ao clicar duas vez no item). Alterando os seus valores, respeitando os campos obrigatórios e confirmando a alteração.

5.4 Seção Anexos

Nesta seção são incluídos os anexos vinculados ao boletim.

5.5 Seção Comentários

Qualquer usuário que possua permissão de acesso ao recurso “Boletim de medição”,poderá vizualizar todos os comentários referente ao boletim de medição.

O usuário poderá criar/editar/excluir somente comentários que pertencem ao mesmo.

6 Exportação de boletim

1. Ícone de Exportação: Localizado no canto superior direito da tela de listagem.

2. Exportação em Lote: Você pode exportar boletins selecionados ou todos os boletins retornados na última consulta feita na tela de listagem.

3. Processo em Background: A exportação é feita em segundo plano. Quando finalizada, se o usuário estiver na tela, o arquivo ZIP será baixado automaticamente. Em qualquer caso, um item será criado na Central de Download para acessar o arquivo exportado.

6.1 Tela de Listagem de Boletins

1. Ao clicar no ícone de exportação, um diálogo será aberto.

2. Defina um Nome: Escolha um nome para o arquivo gerado.

3. Escolha os Boletins: Defina se deseja exportar apenas os boletins selecionados ou todos os boletins encontrados na última consulta.

6.2 Tela de Formulário de Boletim

1. Ao clicar no ícone de exportação, um diálogo será aberto.

2. Defina um Nome: Escolha um nome para o arquivo gerado.

3. Exportação Completa: Todos os arquivos relacionados ao boletim atual serão exportados.

6.3 Agrupamento dos Arquivos

Os arquivos serão organizados da seguinte forma:

• Contrato → Centro de Custo → Boletim → Itens

• Diretório Raiz: Nome dado ao arquivo gerado

• Subdiretório: (Título do Contrato) + (Código do Contrato)

• Subdiretório: Centro de Custo do Boletim

• Subdiretório: (Título do Boletim) + (Código do Boletim)

• Subdiretório: (Descrição do Item do Boletim) + (Período)

6.4 Exemplo (Agrupamento)

6.4 Central de download

O arquivo estará disponível para download na central de download.