Tarefas - Serviços terceirizados (Solicitações)

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Last updated: mai. 30, 2024 by Vanessa Oliveira do Carmo
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1. Introdução

A solicitação de serviço terceirizado é a principal ponte entre o DRAKE e o iDRAKE Suppliers. É aqui que informamos à terceirizada sobre a demanda de serviço, para que ela possa enviar a força de trabalhado devidamente especificada para atender suas necessidades. É importante ressaltar que para realizar a solicitação de um serviço, os seguintes cadastros deverão ter sido concluídos:

 

2. Permissão de acesso

Para ter acesso a essa funcionalidade, a permissão "Requisição de serviço terceirizado" deverá ser concedida aos perfis responsáveis por operar e controlar a funcionalidade.

Para conceder tal permissão, leia o artigo: Segurança - Configurar acesso (Versão anterior)

Para alterar uma requisição que não esteja no estado “Rascunho“, a permissão “Alterar a qualquer momento informações da solicitação de serviço terceirizado que não afetam o cálculo de requisitos que precisam ser atendidos“ deverá ser concedida aos perfis responsáveis por operar e controlar a funcionalidade.

Para recalcular os requisitos não solicitados ao fornecedor de uma requisição que não esteja no estado “Rascunho“, a permissão “Recalcular a qualquer momento requisitos que não serão solicitados ao fornecedor“ deverá ser concedida aos perfis responsáveis por operar e controlar a funcionalidade.

3. Cadastros iniciais

3.1 PARÂMETROS

Existem alguns parâmetros que poderão ser configurados de acordo com a necessidade da empresa. São eles:

  • País padrão: Define por padrão o país de origem do serviço.

  • Permite concluir solicitação sem fornecedor: Se marcado, será possível criar solicitações sem que seja necessário informar um fornecedor.

  • Permite concluir solicitação sem requisito: Se marcado, será possível criar solicitações sem que seja necessário informar um requisito para a execução do serviço.

Observação: Qualquer dúvida na configuração deste parâmetros, leia a seguinte documentação: Parâmetros - Requisição de serviço terceirizado

 

3.2 MANTER ATIVIDADE

Cadastro das atividades que poderão ser executas durante um serviço terceirizado. Exemplo: Em uma manutenção serão executadas atividades de movimentação de carga e trabalho em altura.

Observação: Durante o cadastro, será preciso marcar a flag "Exibe na solicitação de serviço terceirizado".

Qualquer dúvida na realização deste cadastro, leia a seguinte documentação: Cadastros - Manter atividade

 

3.3 CADASTRO DE MATRIZ

É recomendável realizar o cadastro de uma matriz específica para modo terceirizado.

Qualquer dúvida, leia a seguinte documentação: Cadastros - Matriz de Qualificação

 

3.4 QUALIFICAÇÕES

Para o módulo terceirizado, é necessário que itens como: RG, CPF, Visto (para expatriados) e ASO, sejam cadastrados como uma qualificação do Drake. Esse procedimento é necessário pois os requisitos que são exigidos aos fornecedores são qualificações existentes no Drake.

Qualquer dúvida, leia a seguinte documentação:Cadastros - Qualificações

 

3.5 TIPOS DE NECESSIDADES DE QUALIFICAÇÃO

Através da flag "Deve ser atendida pelo fornecedor", este cadastro tem como função determinar se um tipo de necessidade de qualificação deverá ser uma obrigatoriedade para
um fornecedor. A não marcação desta flag definirá que as necessidades de qualificação não serão uma obrigatoriedade do fornecedor.

Qualquer dúvida na realização desta tarefa, leia a seguinte documentação: Cadastros - Tipos de necessidades

 

3.6 NECESSIDADES

Em conjunto com o cadastro citados acima, o cadastro de necessidade de qualificação é responsável por definir os requisitos que serão exigidos às empresas prestadoras de serviços para que os trabalhadores possam executar um determinado serviço. Exemplo: A atividade de trabalho em altura exige que os trabalhadores possuam as qualificações: NR-35 Trabalho em altura.

Observação: Para que a necessidade cadastrada se torne uma obrigatoriedade para o fornecedor, a flag "Deve ser atendida pelo fornecedor" do cadastro de tipo de necessidade de qualificação deverá ser marcada. Qualquer dúvida na realização desta tarefa, leia a seguinte documentação: Cadastros - Necessidades

4. Acesso

4.1 Acesse a tela de requisições de serviços terceirizados através do seguinte caminho: Tarefas > Operação > Serviços terceirizados > Solicitações.

4.2 Feito o acesso a tela "Solicitações" será exibida listando as solicitações já criadas anteriormente.

4.3 Caso deseje filtrar por solicitações de pesquisa, utilize o mecanismo de busca para auxiliá-lo.

Para um maior conhecimento do funcionamento desses filtros, leia o seguinte artigo: https://sapiensia.atlassian.net/wiki/spaces/SIA/pages/612729429

5. Nova solicitação

5.1 Para criar uma nova solicitação, clique no botão de inclusão localizado no lado direito da tela.

5.2 Após o clique, a janela "Nova solicitação" será exibida contendo alguns campos que precisarão ser preenchidos.

5.3 Informações Básicas:
Neste quadro deverão ser inseridas as informações básicas da solicitação.

*Tipo: Tipo de serviço a ser realizado. (Esse tipo deverá ser previamente cadastrado. Qualquer dúvida, leia a seguinte documentação:https://sapiensia.atlassian.net/wiki/spaces/SIA/pages/611484088

Requisitante: Nome do solicitante (Ex: Capitão João)

*Unidade: Unidade Operacional a qual o serviço será realizado.

Local: Local exato da execução do serviço (Ex: Casa de máquinas)

*Previsão de início e Término: Datas previstas para o início e término.

Descrição: Descrição do serviço

Motivo: Motivo da solicitação.

(*) Campos obrigatórios



Permissão ao fornecedor de solicitar isenção de evidências de qualificação:

Ao ativar esta opção, conforme imagem abaixo, fica definido que o fornecedor poderá solicitar a isenção de uma evidência de qualificação inserida na requisição de serviços terceirizados.

Esta isenção deverá ser solicitada quando o fornecedor identificar que uma evidência foi incluída na requisição de forma equivocada, ou em casos onde o documento não é obrigatório para uma classe de trabalhadores.

Exemplo: Na solicitação de serviço terceirizado, foi exigido a inserção de um CPF. Porém o trabalhador inserido pelo fornecedor é um expatriado.

Neste caso, o fornecedor poderá solicitar a isenção desta evidência de CPF.

Observação: Para que esta opção fique disponível, é necessário a configuração dos parâmetros abaixo:

  1. Permite fornecedor solicitar isenção de evidência de qualificação: Se marcado, será possível ativar a opção para que um fornecedor seja permitido a solicitar uma isenção de evidência de qualificação em uma requisição de serviço terceirizado.

    • Caminho: Configurações > Parâmetros > Módulos > Requisição de serviço terceirizado

    • Neste caso, será preciso ainda conceder a permissão de acesso "Permitir fornecedor solicitar isenção de evidência de qualificação".

  2. Valor padrão da permissão do fornecedor solicitar isenção de evidência: Se marcado, a opção de permissão para que o fornecedor solicite uma isenção de evidência estará ativada automaticamente na criação de uma nova requisição de serviço.

 

5.4 Informações Adicionais:

Neste quadro deverão ser inseridas informações da solicitação.

 

  • Fornecedor: Nome do fornecedor

  • País: País onde acontecerá o serviço (Pode ser definido por padrão através da configuração do parâmetro "País padrão").

  • Contrato: Contrato do serviço

  • Centro de custo: Centro de custo responsável pelo serviço

  • Prioridade: Define a urgência da solicitação (As prioridades são previamente cadastradas.

  • Moeda: Define qual moeda será utilizada para o pagamento desta solicitação de serviço. Serão listadas as moedas previamente cadastradas no Drake.

  • Valor: Define qual valor a ser pago por esta solicitação de serviço.

 

5.5 Ordens de Compra

Neste campo são adicionadas as ordens de compra para a solicitação de serviço. O botão de adicionar fica desabilitado até o campo de Fornecedor ser preenchido. Não há necessidade de cadastro prévio desta informação, porém as ordens de compra utilizadas anteriormente são listadas e podem ser escolhidas no modal.

 

5.6 Ordens de Trabalho

Neste campo são adicionadas as ordens de trabalho para a solicitação de serviço terceirizado. Não há necessidade de cadastro prévio desta informação, porém as ordens de trabalho utilizadas anteriormente são listadas e podem ser escolhidas no modal.

 

5.7 Requisitos de Empresa:

Neste campo são adicionados requisitos da empresa, necessárias para que o fornecedor execute o serviço solicitado. Requisitos de empresa são qualificações com o escopo definido como “Empresa“, e devem estar previamente inseridas no cadastro de qualificação.

Este campo será previamente preenchido com as qualificações adicionadas ao parâmetro Qualificações padrões da Solicitação de Serviço Terceirizado em Configurações > Parâmetros > Módulos > Requisição de serviço terceirizado.

 

5.8 Escopos de trabalho:

Neste campo será preciso informar o escopo de trabalho necessário para a execução do serviço, que vai desde a informação do quantitativo de mão de obra, às atividades a serem executadas.

Para incluir um escopo, clique no botão de inclusão localizado na parte inferior direita da tela.

Observação: Será possível incluir diversos escopos para uma mesma solicitação.

Este cenário é aplicado em situações para que haja a execução de serviço. Esta ferramenta também viabiliza a criação e/ou separação de escopos para as funcionalidades ou atividades
a serem realizadas.

Exemplo: O serviço necessita de 4 auxiliares de plataforma e 4 eletricistas. (Um escopo para a função Auxiliar de plataforma e um escopo para a função Eletricista).

 

Após o clique no botão de inclusão, insira um título para o escopo. (Ex: Auxiliar de plataforma)

Após a definição do nome do escopo, clique no campo
"Clique aqui para adicionar um novo item para o escopo".

Após o clique, uma tela será exibida contendo alguns campos que deverão ser preenchidos de acordo com o serviço a ser executado.

  • Quantidade: Utilizado para definir a quantidade de trabalhadores que serão necessários para a execução do serviço.

  • Função: Caso seja informado, define que os trabalhadores deverão exercer a respectiva função.

  • Observação: Campo livre para incluir observações sobre a solicitação.

O próximo passo a ser realizado é a definição das atividades que serão executadas.
Para isto, basta clicar em atividades desejadas:

A cada atividade selecionada na aba "Requisitos", serão listados os requisitos necessários para a execução do serviço e, quais destes serão solicitados ao fornecedor.

Observação: Esses requisitos são definidos através do cadastro das necessidades de qualificação.

Observação: As necessidades de qualificação que estejam "inseridas" em um tipo de necessidade no qual a flag "Deve ser atendido pelo fornecedor" esteja desmarcada (tópico 7), os requisitos serão identificados e separados como "Não serão solicitados ao fornecedor".

Caso seja necessário inserir um requisito avulso, digite o nome da qualificação no campo de busca.

Ao localizar a qualificação desejada, dê um clique sobre a mesma para confirmar a inclusão.

Para excluir um requisito inserido manualmente, basta dar um clique no botão em forma de lixeira localizado no canto direito do registro do requisito.

Concluída a definição do escopo, a definição da quantidade de trabalhadores, a possível definição da função e a definição das atividades, clique em "Salvar" para finalizar este escopo.

Ao concluir os passos acima, o escopo já estará definido.

Será possível definir o trabalhador de uma determinada função como responsável por uma tarefa e, se o mesmo fará o acompanhamento da equipe que irá executar o serviço.

Essa definição será feita em cada um dos escopos de trabalho.

Para realizar esta definição, clique no quadro "Clique para adicionar função responsável"

Após o clique, selecione o nome da função responsável e defina se este fará o acompanhamento direto da tarefa. Feito as definições, clique no botão com símbolo de "+" para confirmar a inclusão da função.

Observação: Na imagem acima ficou definido que a função "Técnico de segurança do trabalho" será responsável pela tarefa e, que o profissional que exerce tal função fará o acompanhamento da equipe terceirizada durante a execução do serviço.

 

Repita este passo caso seja necessário inserir mais uma função responsável pela tarefa. Preencha as possíveis inclusões, clique em "OK" para finalizar.

Repita este procedimento para cada escopo de trabalho adicionado.

Caso deseje alterar ou excluir o escopo criado, basta clicar em uma das opções: "Editar e/ou Excluir".

Revisado todas as informações da solicitação, clique em "Salvar".

6. Conclusão da solicitação

Finalizado todo o procedimento de criação da solicitação, a mesma permanecerá com status de "Rascunho". Neste estado, a solicitação poderá sofrer alterações sempre que necessário.

7. Clonando uma solicitação de serviço

É possível que a empresa precise criar uma solicitação de serviço idêntica à uma já existente ou quase idêntica, onde seja necessário alterar apenas algumas informações.

Neste caso, existe a possibilidade de clonagem de uma solicitação, onde a solicitação atual fica idêntica à solicitação que está sendo clonada, porém a mesma pode ser editada.

Segue passo a passo para a clonagem da solicitação de serviço:

7.1 - É necessário entrar na tela “Solicitações”, através do caminho “Tarefas → Operação → Serviços Terceirizados → Solicitações”;

 

7.2 - Ao acessar a tela, será possível ver as solicitações criadas e então clicar na linha da solicitação que deseja clonar para acessá-la;

 

7.3 - Após o acesso, será possível ver o ícone “Clonar” no canto superior direito;

7.4 - Após apertar no botão “Clonar”, o sistema direcionará a tela automaticamente para a solicitação nova e apontará que esta é o clone, onde será possível realizar alterações e/ou adição de informações.

 

8. Corrigindo uma solicitação

Durante o procedimento de aprovação a pessoa responsável poderá por algum motivo solicitar uma correção dos dados da solicitação.

Observação: Para que seja possível solicitar uma correção, o usuário precisa possuir a permissão de acesso "WF: Validação da Solicitação de Serviços Terceirizados (fluxo): Solicitar correção"

8.1 Caso seja solicitada essa correção, a solicitação voltará a ser um rascunho e passará para o estado "Solicitação em Correção".

Para corrigi-la, dê um duplo clique na mesma.

8.2 Em seguida, será preciso corrigir o que for necessário e realizar o procedimento de conclusão da solicitação.

Feito isto, a solicitação passará novamente pelo fluxo de aprovação até que a mesma seja aprovada e enviada ao fornecedor.

9. Cancelando uma solicitação de serviços terceirizados

Após a conclusão da solicitação, será possível efetuar o cancelamento desta solicitação.

Observação: Para realizar este procedimento o perfil do usuário deverá possuir a permissão de acesso "Cancelar requisição de serviço terceirizado".

9.1 Para cancelar uma solicitação, na tela "Solicitações", identifique e dê um duplo clique sobre a solicitação que deverá ser cancelada.

9.2 Após o clique sobre a solicitação, uma nova tela será exibida contendo os detalhes da mesma. Em seguida, clique no botão cancelar em formato de "x", localizado no canto superior direito da tela.

9.3 Logo depois um novo quadro será exibido, onde será preciso informar um motivo de cancelamento. Inserido o motivo, clique em "Confirmar" para finalizar a ação.

9.4 Confirmado o cancelamento, a tela será atualizada e exibirá uma mensagem informando o motivo e qual usuário realizou o procedimento, bem como a data que o cancelamento foi realizado.

10. Download de documentos

10.1 Para ter acesso a essa funcionalidade, a permissão "Requisição de serviço terceirizado" e "Download: Exportar Documentos da Solicitação de Serviço Terceirizados" deverá ser concedida aos perfis responsáveis por operar e controlar a funcionalidade. Para conceder tal permissão, leia o artigo: Segurança - Configurar acesso (Versão anterior)

10.2 Apenas as solicitações que possuem arquivos anexados aparecerão com o ícone de prancheta e terão arquivos para download. Dê um duplo clique sobre a solicitação desejada, então abrirá a seguinte janela:

10.3 Como mostrado na imagem anterior, veja que o ícone da prancheta aparece novamente. Clique sobre ele abrindo uma nova página. Como mostrado na imagem abaixo há um ícone para download disponível.

10.4 Clique sobre o ícone de download para visualizar a janela de "DOCUMENTOS ANEXEDOS".

Agora é possível selecionar quais arquivos você seja fazer o download. Caso haja mais de uma pasta de trabalhador, agora você pode selecionar o diretório e fazer o download de todos os arquivos abaixo, ou selecionar um a um.

10.5 Selecione os arquivos desejados e clique em "DOWNLOAD".

10.6 Aparecerá a uma mensagem informando que seu download entrou na fila de processamento e será disponibilizado na central de download. Clique em "Central de Download".

10.7 Dentro de alguns instantes seu arquivo estará disponível para download. Clique no ícone e o download irá começar automaticamente.

11. Alterando uma solicitação de serviços terceirizados concluída

Após a conclusão da solicitação, não será possível alterar seus dados com as permissões de acesso padrão. Para isso, será necessário possuir a permissão “Alterar a qualquer momento informações da solicitação de serviço terceirizado que não afetam o cálculo de requisitos que precisam ser atendidos“, que vai permitir que sejam alterados todos os dados da solicitação que não afetem o cálculo de requisitos que precisam ser atendidos.

 

11.1 Para alterar uma solicitação concluída, na tela "Solicitações", identifique e dê um duplo clique sobre a solicitação que deverá ser alterada.

11.2 Após o clique sobre a solicitação, uma nova tela será exibida contendo os detalhes da mesma. Se o usuário possuir a permissão mencionada no início desta seção, será exibido o botão de salvar no canto superior direito da página, e os campos que não afetem o cálculo de requisitos estarão disponíveis para edição.

A relação detalhada, por quadro, de campos que podem ser editados após a conclusão da requisição é:

  • Informações básicas:

    • Tipo.

    • Local.

    • Previsão de início.

    • Previsão de término.

    • Descrição.

    • Motivo.

  • Informações adicionais:

    • Centro de custo.

    • Prioridade.

    • Moeda.

    • Valor.

  • Ordens de compra.

  • Ordens de trabalho.

  • Escopos de trabalho:

    • Título do escopo.

    • Funções responsáveis.

    • Observação de cada item do escopo.

Não será possível adicionar ou remover escopos de trabalho, apenas editar os já existentes na requisição.

 

11.3 Após fazer as mudanças desejadas, clique no botão de disquete para salvar as alterações.

12. Recalculando requisitos não solicitados ao fornecedor de uma solicitação de serviços terceirizados

Após enviar a solicitação para o fornecedor, não será mais possível recalcular os requisitos que devem ser atendidos pelo mesmo, mas ainda será possível recalcular os requisitos não solicitados ao fornecedor. Para isso, é necessário que o usuário possua a permissão “Recalcular a qualquer momento requisitos que não serão solicitados ao fornecedor“.

 

12.1 Para recalcular os requisitos não solicitados ao fornecedor de uma solicitação enviada, na tela "Solicitações", identifique e dê um duplo clique sobre a solicitação desejada.

12.2 Após o clique sobre a solicitação, uma nova tela será exibida contendo os detalhes da mesma. Se o usuário possuir a permissão mencionada no início desta seção, será exibido o botão de “Recalcular requisitos” em cada item de escopo, de cada escopo da solicitação.

12.3 Clicar no botão “Recalcular requisitos” em um item de escopo vai abrir uma janela flutuante, permitindo selecionar os requisitos que não são solicitados ao fornecedor e que ainda não tenham sido adicionados ao item. Selecione, então, os requisitos que desejar e clique no botão “Salvar“.

12.4 Após adicionar os requisitos desejados, será possível visualiza-los na lista de requisitos não solicitados ao fornecedor do item de escopo.

12.5 Repita o procedimento para todos os itens de escopo que desejar. Em seguida, clique no botão de salvar no canto superior direito da página para salvar as alterações na solicitação.

13. Visualizando o atendimento de uma solicitação de serviços terceirizados

 

Assim que o fornecedor concluir o preenchimento de uma solicitação de serviço terceirizado, será exibido no card da solicitação um ícone representando o atendimento associado.

 

Para exibir o atendimento do serviço terceirizado, clique sobre o ícone. Será aberta uma nova tela contendo as informações do atendimento.

É possível observar os dados informados durante a solicitação como, fornecedor, descrição, previsão de início, previsão de término, entre outros.

 

Mais abaixo é possível visualizar o preenchimento do escopo de trabalho, com os trabalhadores inseridos pelo fornecedor e suas respectivas qualificações.

Há a possibilidade de filtrar por nome, qualificação e exibir ou não os trabalhadores removidos.

 

Junto das qualificações do trabalhador atendidas pelo fornecedor, também serão exibidas as qualificações não solicitadas ao fornecedor, e o estado do treinamento associado, se existir. Caso o trabalhador já tenha um certificado para a referida qualificação, este será exibido.

 

Ao alternar para exibir os trabalhadores removidos serão exibidos também os trabalhadores removidos pelo fornecedor.

Clicando em cima da marcação será aberto um diálogo informando os estados de fluxo do trabalhador removido

14. Visualizando a validade no cliente informada pelo fornecedor durante o atendimento de um serviço terceirizado

 

Assim que o fornecedor concluir o preenchimento do atendimento de uma solicitação indicando a utilização da validade no cliente nas evidências de qualificação informadas, correspondentes tanto ao trabalhador quanto a empresa, esta mesma informação pode ser observada no atendimento associado a uma solicitação de serviço terceirizado.

O card do documento informado conterá um badge indicando que a data de validade atualmente em uso é a validade no cliente e, a validade exibida será a validade no cliente.

Da mesma forma que os cards das evidências de qualificações, na tela de atendimento do serviço terceirizado, exibem o uso da validade no cliente, os fluxos de Solicitação para validação do Membro do atendimento de serviço terceirizado, Solicitação para validação do documento do atendimento de serviço terceirizado e Solicitação para validação do atendimento de serviço terceirizado, também exibirão, na parte de evidências de qualificação, de forma semelhante, a validade como sendo a validade no cliente, caso esteja em uso.

 

Caso surja alguma dúvida, entre em contato com nosso suporte através do E-mail: suporte@sapiensia.com / ou Telefone em: +55 (21) 2391-4726